Zeiterfassung

Was ist Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung bezieht sich häufig auf die Art und Weise, wie Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen. Diese Bewertung der für Projekte oder Tätigkeiten geleisteten Arbeitsstunden wird dann verwendet, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter angemessen entlohnt werden.

Zeiteinträge werden nicht nur für die Gehaltsabrechnung verwendet, sondern sind auch eine sichere Methode für Manager, um zu überwachen, wohin die Zeit der Mitarbeiter fließt und wie lange sie für eine bestimmte Tätigkeit brauchen.

Zeiteinträge werden nicht nur für die Gehaltsabrechnung verwendet, sondern sind auch eine sichere Methode für Manager, um zu überwachen, wo die Zeit der Mitarbeiter hingeht und wie lange sie für eine bestimmte Tätigkeit brauchen. Wenn klar ist, welche Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch nehmen, kann man darüber nachdenken, wie diese Zeit sinnvoll genutzt wird. Die zeitaufwändigsten Aufgaben sind nicht immer diejenigen, die den größten Aufwand erfordern oder den größten Nutzen bringen. Oft ist das Gegenteil der Fall.

Was bedeutet Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung ist das tägliche Verfahren, bei dem der Arbeitgeber die Anfangs- und Endzeiten der Arbeitnehmer sowie alle nicht im Arbeitsvertrag festgelegten Pausen erfasst.

Diese Zeitangaben werden als Zeitstempel bezeichnet und können auf einem physischen Dokument, einer so genannten Zeitkarte, oder elektronisch mit Hilfe einer Tabellenkalkulation oder Zeiterfassungssoftware erfasst werden. Die Zeiterfassung wird manchmal auch als "Ein- und Ausstempeln" oder "Stempeln" bezeichnet, wobei sich letzteres auf das "Stempeln" des Knopfes an einer physischen Stechuhr bezieht, der die Zeit auf einer Papierzeitkarte stempelt.

Warum ist die Zeiterfassung wichtig?

• Die Zeiterfassung ermöglicht einen Echtzeit-Einblick in die Projekte und gibt Aufschluss über wichtige betriebliche Indikatoren, die sonst unsichtbar wären. Benchmarking, Budgetierung, Kostenvoranschläge und Einhaltung von Vorschriften - all dies erfordert Zeiterfassung. Sie verbessert die Effektivität von Teams, die Produktivität von Organisationen und die Rentabilität von Unternehmen.
• Es deckt die tatsächlichen Kosten der Unternehmensabläufe auf und bietet Führungskräften, Managern und Mitarbeitern wichtige Zeiterfassungsdaten. Die Führungskräfte können diese Daten dann prüfen, was häufig zu wertvollen betrieblichen Erkenntnissen führt.
• Unternehmen können versteckte Kostenstellen und leistungsschwache Initiativen aufspüren, die andernfalls unbemerkt bleiben würden, indem sie die Zeit der Mitarbeiter messen. Durch diese Informationen können sie häufig kostspielige Überstundenzahlungen und Projektverzögerungen verhindern, die beide die tatsächlichen Kosten der Projekte in die Höhe treiben.
• Organisationen mit nicht freigestellten Mitarbeitern müssen ein Zeiterfassungssystem verwenden. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Überstunden dokumentiert und die Gehaltsabrechnung genau zugewiesen wird. Werden die Überstunden der Mitarbeiter nicht effektiv erfasst, kann dies zu Strafen, Rechtsstreitigkeiten und ernsthaften Störungen am Arbeitsplatz führen.
• Führungskräfte erhalten einen Echtzeit-Einblick in die Auslastung und Verfügbarkeit von Mitarbeitern, wenn Zeiterfassungsstandards durchgesetzt werden. Mit diesen Informationen können Unternehmen vorhersagen, wann und ob ein Projekt das Budget überschreiten wird, und die Menge an nicht fakturierbarer oder kostenloser Arbeit begrenzen. Diese Daten helfen auch bei der Ermittlung des Personalbedarfs, der langfristigen Projektplanung und anderen Aufgaben.

Wie man die Zeiterfassung bei den Mitarbeitern einführt

Bevor Sie die Zeiterfassung einführen, sollten Sie sich überlegen, wie alle Beteiligten darauf reagieren würden. Der Versuch, die Aktivitäten einer Person bei der Arbeit zu überwachen, stößt häufig auf Ablehnung. Trotz der zahlreichen Vorteile wird jede Art von Zeitmanagement-Berichterstattung wahrscheinlich auf Widerstand im Team stoßen, weil man das Gefühl hat, ständig überwacht zu werden.

Diese Reaktion resultiert aus einer falschen Vorstellung über die beabsichtigte Verwendung der Daten. Einige Personen könnten sich Sorgen machen, dass ihre Zeiterfassungsbögen gegen sie verwendet werden oder dass ihre Einführung ein absichtlicher Versuch des Mikromanagements ist.

Es liegt in der Verantwortung eines Managers, die Diskussion über die Zeiterfassung anzuregen und die Anwendungsfälle richtig zu umreißen. Gewinnen Sie die Unterstützung des Teams, indem Sie die tatsächlichen Gründe für den Einsatz der Zeiterfassung darlegen.

Erfolgreiche Geschäftsleute geben sich große Mühe, den Wert der Zeiterfassung für Einzelpersonen und Unternehmen zu demonstrieren. Teammitglieder können die Zeiterfassung nutzen, um ihre individuellen und kollektiven Ziele anzustreben, indem sie Zeit in ihre persönliche und berufliche Entwicklung investieren.

Schlussfolgerung

Ohne eine Anwendung zur Zeiterfassung ist es schwierig, die Mitarbeiter, ihre Zeit und die Projekte des Unternehmens zu überwachen. Obwohl es zweifellos machbar ist, ändern sich die Dinge.

In der heutigen Zeit sind Präzision und Konsistenz unabdingbar. Genaue Daten können Erkenntnisse liefern, die das Unternehmen rentabel und Ihre Mitarbeiter produktiv halten. Zeiterfassung ist ein wichtiges Thema, weshalb Zeiterfassungssoftware so beliebt geworden ist.