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Der Begriff "per diem" kommt aus dem Lateinischen und bedeutet übersetzt "pro Tag" oder "für jeden Tag". Die Tagespauschale ist der tägliche Betrag, den Arbeitnehmer von ihren Arbeitgebern zur Deckung von Geschäftsreisekosten erhalten.
Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer einen bestimmten Geldbetrag zur Verfügung, um die Kosten für den täglichen Lebensunterhalt, wie Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten, zu decken. Eine Tagespauschale darf nur zur Bezahlung von Mahlzeiten und Nebenkosten verwendet werden.
Arbeitnehmer, die häufig auf Geschäftsreisen sind, erwarten oft, dass sie während ihrer Abwesenheit vom Büro eine Vergütung erhalten. Diese Zahlung dient dazu, die Kosten für Reisen zu beruflichen Zwecken zu decken.
Die Arbeitnehmer schätzen die Tagegelder, weil sie dadurch die Möglichkeit haben, beruflich zu reisen, ohne selbst dafür aufkommen zu müssen. Andererseits sind die Arbeitgeber nicht gezwungen, ihren Mitarbeitern Tagegelder zu gewähren.
Zu den Ausgaben, die häufig durch eine Pauschalvereinbarung abgedeckt werden, gehören:
Die Verwendung von Tagespauschalen ist eine Alternative zur Erstattung der tatsächlichen Ausgaben. Der Arbeitgeber zahlt den Arbeitnehmern eine Tagespauschale und nicht den genauen Betrag, der für eine Reise ausgegeben wurde (tatsächliche Ausgaben).
Der Arbeitgeber kann Tagegeld im Voraus anbieten, bevor der Arbeitnehmer eine Dienstreise antritt, oder er kann auch nach der Reise Tagegeld gewähren.
Die Arbeitgeber müssen auch dann Spesenabrechnungen erstellen, wenn sie ihren Arbeitnehmern nur einen im Voraus festgelegten Tagessatz und keine tatsächliche Vergütung zahlen. Im Gegensatz zu Unternehmen, die ihre Mitarbeiter nach dem Konzept der tatsächlichen Ausgaben entschädigen, sind in den Spesenabrechnungen weniger Informationen erforderlich.
Innerhalb von 60 Tagen nach Inanspruchnahme der Tagegelder sind die Mitarbeiter verpflichtet, einen Ausgabenbericht vorzulegen und ihn der Geschäftsleitung zu übergeben.
Die Tagegeldsätze können auf zwei verschiedene Arten berechnet werden.
Bei der ersten Methode werden die Sätze nach den von der Regierung Ihres Landes festgelegten Pauschalbeträgen berechnet. Zum Beispiel die GSA-Vorschriften im kontinentalen Gebiet der Vereinigten Staaten (CONUS) oder die HMRC-Vorschriften im Vereinigten Königreich (UK).
Sie können diese einfache "Einheitsmethode" mit wenig bis gar keinem Verwaltungsaufwand anwenden. Sie müssen lediglich die Tarife studieren und sie in die Praxis umsetzen. Die Einführung von Einheitssätzen kann zwar einfach sein, bleibt aber häufig hinter den Forderungen der Arbeitnehmer zurück, ist starr und wenig flexibel.
2. Vom Unternehmen festgelegte Tarife
Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass die Unternehmensverwaltung entscheidet, welche Tagessätze für das reisende Personal gelten sollen. Zur Berechnung dieser Sätze werden in der Regel historische Daten über die Reisekosten herangezogen. Diese Methode bietet zwar eine gewisse Flexibilität, ist aber wesentlich teurer und arbeitsintensiver. Außerdem werden Daten benötigt, die nicht immer ohne weiteres verfügbar sind.
Die GSA veröffentlicht jedes Jahr die Tagessätze. Die Regierung bezahlt Bundesbedienstete, die auf Dienstreisen innerhalb des Landes unterwegs sind, nach diesen Sätzen, die auch in der Privatwirtschaft weit verbreitet sind.
Dies ist darauf zurückzuführen, dass die von den Unternehmen für die Erstattung der Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten verwendeten Tagessätze den von der Bundesregierung festgelegten Sätzen entsprechen oder darunter liegen müssen, damit sie für das Unternehmen steuerlich absetzbar sind und für die Arbeitnehmer keine Steuerlast entsteht.
Das Unternehmen kann aus einer Reihe verschiedener Methoden für die Zahlung von Tagegeldern an Mitarbeiter wählen, darunter:
Wenn ein Angestellter Informationen auf einer Spesenabrechnung auslässt oder nicht angibt, wird die Pauschale besteuert. Wenn Sie dem Mitarbeiter einen Pauschalbetrag zur Verfügung stellen, wird dieser ebenfalls besteuert. Wenn Sie einem Mitarbeiter mehr als den zulässigen Pauschalbetrag zur Verfügung stellen, wird der Mehrbetrag besteuert.
Arbeitgeber unterliegen häufig keinen zusätzlichen steuerlichen Verpflichtungen, wenn sie ihren Mitarbeitern die Tagessätze der Bundesregierung oder einen niedrigeren Satz zahlen. Allerdings müssen die Spesenabrechnungen innerhalb von 60 Tagen eingereicht werden.
Unternehmen, die mehr als die staatlichen Tagessätze berechnen, müssen das zusätzliche Geld als steuerpflichtiges Einkommen ausweisen.
Der Bericht muss die folgenden Informationen enthalten:
Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber die Ausgabenmeldung rechtzeitig (60 Tage) vorlegen. Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, ist die Zahlung für den Arbeitnehmer steuerpflichtig.
Richtlinien für Tagegeldzahlungen sind sowohl für das Unternehmen als auch für den Arbeitnehmer von Vorteil. Sie können Unternehmen dabei helfen, im Voraus ein Budget für die Geschäftskosten der Mitarbeiter zu erstellen, was eine sorgfältige Finanzplanung ermöglicht.
Bei Geschäftsreisen bieten Tagegelder den Mitarbeitern eine gewisse Freiheit und Sicherheit. Sie erleichtern die Planung von Geschäftsreisen, verringern die Unvorhersehbarkeit von Ausgaben und minimieren den Verwaltungsaufwand sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen.
Die Zahlung von Pauschalbeträgen an reisende Mitarbeiter, Führungskräfte und Finanzteams ist eine hervorragende Methode, um den Verwaltungsaufwand für die Deckung von Reisekosten zu verringern.
Bei näherer Betrachtung zeigt sich, wie vorteilhaft die Pauschalen für Unternehmen in Bezug auf Steuern und Papierkram sind und wie sie flexible Reisemöglichkeiten für die Mitarbeiter ermöglichen. Da die Kosten je nach Aufenthaltsort des Mitarbeiters unterschiedlich sind, ändern sich die Tagessätze je nachdem, ob der Mitarbeiter im Inland oder im Ausland unterwegs ist.
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