7 Schritte zur Gründung einer Personalvermittlungsagentur in Kanada

Im Jahr 2022 stellte das kanadische Statistikamt fest, dass 61,3 % der Unternehmen in Kanada die Einstellung und Bindung von Mitarbeitern als schwieriger empfanden als im Vorjahr.[1] Einer der Gründe dafür ist, dass es nicht genügend Menschen gibt, die sich für die geforderte Art von Arbeit interessieren. [2] Wenn Sie eine Personalagentur in Kanada gründen wollen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt. Werfen wir einen Blick auf einige solide Strategien, die Ihnen helfen, einen guten Start hinzulegen!

Strategien für die Gründung einer Personalvermittlungsagentur in Kanada

1. Bestimmen Sie die Nische Ihrer Agentur

Ein wichtiger Schritt für den erfolgreichen Start eines Personalvermittlungsunternehmens ist die Entscheidung, in welchem Bereich des Arbeitsmarktes sich Ihr Unternehmen abheben und die größte Wirkung erzielen kann.

Grundsätzlich kann es sich lohnen, Stellen in den am stärksten nachgefragten Branchen zu besetzen, z. B. in den Bereichen Webentwicklung, Ingenieurwesen, Gesundheitswesen und Finanzberatung. Die Entscheidung, ob man sich auf nationale oder internationale Arbeitskräfte konzentriert, ist eine weitere Entscheidung, die zu Beginn des Unternehmens getroffen werden sollte.

Um zu verstehen, welche Art von Unternehmen gegründet werden soll, muss man sich auch über die Verdienstmöglichkeiten von Arbeitsvermittlern informieren.

Nach Angaben des ACSESS entfallen 13,6 % der Arbeitskräfte auf die Personaldienstleistungsbranche des Landes, die Personalvermittlung, Zeit- und Vertragsarbeit, Personalbeschaffung für Führungskräfte sowie allgemeines HR-Outsourcing und Beratung umfasst. [3] Der Umsatz der Branche wuchs bis 2021 um 15 % auf 18,5 Mrd. USD, wobei die Zeitarbeit 55,3 % des Umsatzes ausmachte. [4]

Ein weiteres Merkmal des Unternehmens, das es zu berücksichtigen gilt, ist die Frage, ob es sich um einen spezialisierten oder einen generalistischen Personalvermittler handelt. Generalistische Agenturen sind breit aufgestellt und haben Zugang zu einem größeren Pool von Bewerbern. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Vermittlung von Bewerbern für Einstiegspositionen oder Stellen, für die keine große Erfahrung erforderlich ist. Dies bietet mehr Flexibilität auf dem Markt, aber nicht die hohen Honorare, die Executive Search Agenturen erzielen können.

Spezialisierte Agenturen verfügen unter Umständen über tiefere Branchenkenntnisse oder vermitteln Kandidaten für höhere Positionen, für die sie von ihren Kunden mehr Geld erhalten. Diese Agenturen haben möglicherweise mehr Einblick in den Einstellungsbedarf von Arbeitgebern und tiefere Beziehungen zu Bewerbern in bestimmten Bereichen, aber eine Verschiebung der Marktnachfrage oder eine Verlangsamung der Einstellung in dem von Ihnen gewählten Bereich kann sich negativ auf das Geschäftswachstum auswirken.

2. Kennen Sie Ihre Konkurrenz

Bevor Sie den Schritt wagen und eine Personalagentur gründen, sollten Sie sich unbedingt über die Konkurrenz informieren, um herauszufinden, welche Unternehmen erfolgreich sind und wo es möglicherweise Lücken in ihrem Angebot gibt.

Kanadische Arbeitgeber brauchen spezialisierte Personalvermittler, die qualifizierte Talente finden und die große Zahl von Arbeitnehmern ersetzen können, die in den Ruhestand gehen. Da die Arbeitslosigkeit bereits so niedrig ist, kann die internationale Personalbeschaffung auch ein Bereich sein, in dem Ihre Agentur einen unmittelbaren Einfluss haben kann. Personalvermittler müssen in diesem Umfeld solide Ergebnisse für Arbeitgeber vorweisen und ihnen helfen, schnell die richtigen Talente zu finden, um ihre Einstellungsziele zu erreichen.

Für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Markenidentität und das Leistungsversprechen Ihrer Agentur schnell herausarbeiten. Sie wird die richtigen Mitarbeiter und Kunden anziehen, um sich von der Masse abzuheben.

3. Besorgen Sie die erforderlichen Lizenzen und Genehmigungen

Der nächste wichtige Schritt ist die Beschaffung der erforderlichen Lizenzen und Genehmigungen bei den zuständigen Behörden. Je nach Art der Vermittlungsagentur, die Sie gründen möchten, benötigen Sie eine oder beide der folgenden Genehmigungen:

• Lizenz für eine nationale Personalvermittlungsagentur: Mit dieser Lizenz können Sie kanadische Staatsbürger und Einwohner für einheimische oder ausländische Arbeitgeber anwerben. Sie können diese Lizenz bei der Employment Standards Branch Office in der Provinz beantragen, in der Sie Ihre Agentur betreiben möchten. Das Antragsverfahren und die Gebühren können je nach Provinz variieren, informieren Sie sich also am besten über die spezifischen Anforderungen für Ihren Standort.
• Lizenz für eine internationale Personalvermittlungsagentur: Mit dieser Lizenz dürfen Sie ausländische Arbeitnehmer für kanadische Arbeitgeber oder für Arbeitgeber in anderen Ländern anwerben. Sie können diese Lizenz auch bei der Employment Standards Branch Office in der Provinz beantragen, in der Sie Ihre Agentur betreiben wollen. Allerdings müssen Sie ein unwiderrufliches Akkreditiv in Höhe von 25.000 Dollar vorlegen, das auf den Direktor der Employment Standards ausgestellt ist. [5]
• Damit soll sichergestellt werden, dass Sie den Employment Standards Act, den Employment Protection for Foreign Nationals Act, den Occupational Health and Safety Act und den Workplace Safety and Insurance Act einhalten. Außerdem müssen Sie die spezifischen Regeln und Vorschriften für die Einstellung ausländischer Arbeitskräfte befolgen, z. B. eine Arbeitsmarktverträglichkeitsprüfung (Labour Market Impact Assessment - LMIA) oder eine Arbeitserlaubnis für die von Ihnen eingestellten Arbeitnehmer einholen.

4. Berechnung der Kosten für die Gründung und den Betrieb einer Agentur

In vielerlei Hinsicht ist der kritischste Schritt beim Aufbau einer Personalvermittlungsagentur die Schätzung der Kosten. Wenn Sie alle Vorlaufkosten sowie die laufenden Kosten des Unternehmens einkalkulieren, wird es für Ihre Agentur leichter sein, den Betrieb über die ersten Monate hinaus aufrechtzuerhalten.

Dies sollte gegen die Verdienstmöglichkeiten der Agentur auf der Grundlage des Geschäftsmodells abgewogen werden. Bei einem Vermittlungsmodell auf Erfolgsbasis erhält die Agentur beispielsweise eine einmalige Gebühr in Höhe von 15-20 % des Jahresgehalts der Stelle.

Dieser Betrag wird jedoch nur gezahlt, wenn Ihre Agentur einen erfolgreichen Kandidaten vermittelt. Festangestellte Personalvermittler können ein höheres Honorar verlangen (bis zu 50 % des Jahresgehalts der Stelle), aber dies gilt nur für hochspezialisierte oder hochrangige Positionen. Wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, im Voraus zu planen und zu berechnen, wie Ihre Agentur Geld verdienen wird, können Sie in Liquiditätsprobleme geraten.

• Die Gründung der Agentur: Zunächst ein Überblick über die Kosten, die mit der Gründung einer Personalvermittlungsagentur verbunden sind. Neben dem Erwerb einer Lizenz müssen die Inhaber einer Personalvermittlungsagentur ihr Unternehmen auch bei der kanadischen Regierung registrieren lassen. Für die Registrierung der Agentur müssen Sie den Standort des Unternehmens angeben, an dem Sie tätig werden wollen, den vorgeschlagenen Firmennamen und die Art des Unternehmens, das Sie gründen wollen (d. h. Einzelunternehmen, Personengesellschaft, Aktiengesellschaft oder Genossenschaft). Bei der Anmeldung müssen Sie auch eine Geschäftsnummer für Identifikations- und Steuerzwecke beantragen. Das Verfahren für die Gewerbeanmeldung ist von Provinz zu Provinz unterschiedlich.
• Einzelheiten über das Verfahren in jedem Teil des Landes finden Sie hier.
• Der Abschluss einer Versicherung zum Schutz des Unternehmens gegen Haftpflichtschäden ist ebenfalls ein Muss. Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherungen, Sach- und Haftpflichtversicherungen, Berufshaftpflichtversicherungen und Betriebsunterbrechungsversicherungen sind einige der Arten von Versicherungen, die Sie zum Schutz Ihres Unternehmens in Betracht ziehen sollten. Sprechen Sie mit einem Berater darüber, welcher Versicherungsschutz für Ihre Agentur am besten geeignet ist.
• Die nächste Überlegung in der Gründungsphase ist der Büroraum. Es liegt in Ihrem Ermessen, ob Sie mit einem physischen oder einem virtuellen Büro beginnen. Die Entscheidung für ein virtuelles Büro senkt Ihre gesamten Geschäftskosten, da Sie keine Büromiete zahlen, keine Möbel kaufen und auch keine anderen Dinge tun müssen, die in einem herkömmlichen Büro anfallen.
• Es gibt Dienste, die Ihnen bei der Einrichtung eines virtuellen Büros mit einer eigenen Telefonnummer und Adresse helfen, die Post in Ihrem Namen abholen und bei Bedarf einen Konferenzraum einrichten können. Ebenso gibt es Telefon- und Internetanbieter wie Ooma, Grasshopper und Nextiva, die Unternehmensdienste für die Einrichtung virtueller Büros anbieten.
• Dies kann sehr nützlich sein, wenn Ihre Mitarbeiter an entfernten Standorten arbeiten oder Sie beabsichtigen, den Großteil der Unternehmensfunktionen auszulagern.
• Es ist auch ratsam, die technologische Einrichtung Ihres Unternehmens zu planen, bevor die Agentur ihren Betrieb aufnimmt. Da Unternehmen ihre Geschäftssysteme umstellen, um die fortschrittlichsten Lösungen zu erhalten, kann Ihre Agentur als digital-natives, cloudbasiertes Unternehmen von Anfang an einen Vorteil haben.
• Software sollte mit dem Ziel angeschafft werden, das Tagesgeschäft zu vereinfachen und die Kundenerfahrung zu verbessern. Ein CRM-Tool (Customer Relationship Management), eine Microsoft- oder Google-Office-Suite und ein ATS (Applicant Tracking System) sind für jede Personalvermittlungsagentur unverzichtbar.
• Die Vermarktung der Agentur ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, um sich auf einem wettbewerbsintensiven Markt abzuheben. Die Kosten für die Einrichtung und Verwaltung einer Online-Präsenz für Ihr Unternehmen können variieren. Die einzigen Kosten, die beim Selbermachen anfallen, sind der Kauf der Domain für die Website, während die Einrichtung von Konten in sozialen Medien kostenlos ist. Beauftragen Sie einen Webdesigner, der Ihrem Budget entspricht, und nutzen Sie Freelancer-Plattformen wie Fiverr, um einen Profi zu finden.
• Laufende Ausgaben: Wenn das Unternehmen erst einmal läuft, müssen Sie auch die laufenden Kosten berücksichtigen, die für Ihr Unternehmen anfallen werden. Dabei kann es sich um Software-Abonnements und Zahlungen für Policen handeln, aber auch um Gehaltsabrechnungen und Steuern. Zu den zusätzlichen Ausgaben, die mit dem Betrieb einer Personalagentur verbunden sind, gehören die Schaltung von Stellenanzeigen, der Erwerb einer LinkedIn-Premiummitgliedschaft, der Beitritt zu Berufsverbänden, IT- und Buchhaltungssupport sowie Marketing.

Auch wenn Sie einen Kostenplan für die Tools haben, können die Kosten manchmal höher ausfallen als erwartet, insbesondere wenn Sie sowohl für ATS- als auch für CRM-Tools bezahlen müssen. Das Ziel ist es, Kosten zu sparen und Ihre Zeit von sich wiederholenden Aufgaben zu befreien, aber das Jonglieren zwischen den Tools mit einer doppelten Zahlung könnte nicht so reibungslos sein, wie Sie erwartet haben. An dieser Stelle kommt Manatal als Lösung ins Spiel. Durch die Kombination von ATS und CRM in einer einzigen Plattform und einem Preis von nur $15 pro Benutzer/Monat können Sie den Rekrutierungsprozess und das Kundenmanagement einfach verwalten, ohne sich um die Kosten sorgen zu müssen.

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5. Ziele für die Agentur festlegen

Um den Erfolg Ihres Personalvermittlungsunternehmens zu sichern, ist es unerlässlich, sich eine klare Vorstellung davon zu machen, wie Ihr Unternehmen heute und in Zukunft arbeiten soll. Eine klare strategische Vision ermutigt Sie dazu, bei Ihrer Planung kühn zu sein, und zeigt Ihnen die möglichen Wege auf, die Ihr Unternehmen einschlagen kann. Sie stellt auch sicher, dass Ihr Geschäftsmodell skalierbar und flexibel ist und die Werte klar definiert sind, an denen sich die Mitarbeiter orientieren, um ihre Ziele zu erreichen.

Hier ist eine Vorlage für Unternehmensziele die Ihnen helfen soll, Ihr Ziel zu visualisieren.

6. Entwicklung eines Marketingplans

Neben den Dienstleistungen, die Sie anbieten, kann auch die Art und Weise, wie Ihr Personalvermittler vermarktet wird, einen erheblichen Einfluss auf das Unternehmen haben. Der Markt für Personaldienstleistungen in Kanada ist hart umkämpft, so dass Sie sich Gedanken darüber machen müssen, wie sich Ihre Agentur von anderen abheben kann. Die Ausarbeitung eines Marketingplans bei der Gründung eines Personalvermittlungsunternehmens ist die Grundlage dafür, wie sich Ihr Personalvermittlungsunternehmen Kunden und Arbeitssuchenden gegenüber präsentiert. Er sollte authentisch sein und Ihre Zielgruppe direkt ansprechen. Dies wird Ihnen helfen, eine treue Fangemeinde und einen guten Ruf auf dem Markt aufzubauen.

Legen Sie fest, wie Ihre Agentur Online- und traditionelle Kanäle nutzen wird, um den Bekanntheitsgrad zu steigern und die Marke aufzubauen. Ebenso wichtig ist es, negative Erfahrungen und die Erosion des Markenwerts zu minimieren, damit die Einnahmen Ihrer Agentur nicht beeinträchtigt werden.

Hier erfahren Sie, wie Sie eine Vorlage für einen Marketingplan die Ihnen hilft, eine klare Strategie festzulegen.

• Entwicklung eines Marketingplans - Vorlage für einen Marketingplan für Personalvermittler (Dritte)

7. Kunden finden

Jetzt sind Sie bereit. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Kunden zu finden. Sie können mit diesen Ansätzen beginnen:

• Nutzen Sie Online-Jobbörsen: Eine effektive Möglichkeit, Kunden für Ihre Personalagentur zu finden, sind Stellenbörsen wie Indeed, Monster oder LinkedIn. Auf diesen Plattformen können Sie Stellenanzeigen aufgeben, nach Bewerbern suchen und mit potenziellen Kunden in Kontakt treten, die eine Stelle suchen.
• Kontakte knüpfen: Besuchen Sie Branchenveranstaltungen, Konferenzen und Jobmessen, um Kontakte zu potenziellen Kunden zu knüpfen und Beziehungen innerhalb der Branche aufzubauen. Denken Sie daran, dass der Aufbau eines starken Netzwerks zu Weiterempfehlungen und neuen Geschäftsmöglichkeiten führen kann.
• Bieten Sie spezialisierte Dienstleistungen an: Um sich auf einem wettbewerbsintensiven Markt zu profilieren, sollten Sie spezialisierte Personaldienstleistungen anbieten, die auf bestimmte Branchen oder Stellen zugeschnitten sind. Wenn Sie z. B. Erfahrung in der IT-Personalvermittlung haben, sollten Sie sich auf IT-Personaldienstleistungen konzentrieren, um Kunden in diesem Sektor zu gewinnen.
• Kaltakquise und Kalt-E-Mails: Erreichen Sie potenzielle Kunden durch Kaltakquise und Kalt-E-Mail-Kampagnen. Stellen Sie Ihren Personalvermittler vor, heben Sie Ihre Dienstleistungen hervor und erklären Sie, wie Sie ihnen helfen können, Spitzenkräfte für ihr Unternehmen zu finden. Gehen Sie persönlich auf Ihre Kunden zu, um einen bleibenden Eindruck bei ihnen zu hinterlassen.
• Marketing über soziale Medien: Nutzen Sie die Macht von Social-Media-Plattformen wie LinkedIn, Twitter und Facebook, um für Ihre Agentur zu werben und Kunden zu gewinnen. Teilen Sie Einblicke in die Branche, Stellenangebote und Erfolgsgeschichten, um mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten und Ihr Fachwissen im Bereich Personalbeschaffung zu präsentieren.

Arten von Personalvermittlungsagenturen in Kanada

1. Generalistische Personalvermittlungsagenturen

Generalistische Personalvermittler sind die häufigste Art von Personalvermittlern in Kanada. Sie decken ein breites Spektrum an Branchen und Stellen ab und helfen den Unternehmen, geeignete Kandidaten für verschiedene Aufgaben zu finden. Diese Agenturen verfügen über eine große Datenbank von Bewerbern und haben Erfahrung darin, den richtigen Bewerber mit der richtigen Stelle zusammenzubringen.

2. Spezialisierte Personalvermittlungsagenturen

Spezialisierte Personalvermittler konzentrieren sich auf bestimmte Branchen oder Stellen. So gibt es zum Beispiel Personalvermittler, die sich auf die Bereiche Gesundheitswesen, Technologie, Finanzen oder Ingenieurwesen spezialisiert haben. Diese Agenturen kennen ihren Nischenmarkt genau und können den Unternehmen hochqualifizierte Bewerber vermitteln, die ihre spezifischen Anforderungen erfüllen.

3. Executive Search Firmen

Auch bekannt als Headhunter. Sie sind auf die Anwerbung von Führungskräften auf höchster Ebene für Positionen im oberen Management spezialisiert. Diese Firmen arbeiten eng mit Unternehmen zusammen, um hochrangige Talente mit speziellen Fähigkeiten und Erfahrungen zu finden und anzuwerben. Executive-Search-Firmen verfolgen bei der Rekrutierung oft einen persönlicheren und gezielteren Ansatz.

4. Temporäre Personalvermittlungsagenturen

AKA: Zeitarbeitsfirmen. Wie der Name schon sagt, stellen sie Unternehmen Zeitarbeitskräfte zur Verfügung, um kurzfristige Aufgaben zu erfüllen oder Abwesenheiten von Mitarbeitern zu überbrücken. Diese Agenturen sind besonders nützlich für Unternehmen, die ihren Personalbestand je nach Projektbedarf oder saisonalen Schwankungen schnell erhöhen oder verringern müssen.

5. Anbieter von Recruitment Process Outsourcing (RPO)

RPO-Anbieter bieten Unternehmen umfassende Rekrutierungsdienstleistungen an und verwalten den gesamten Rekrutierungsprozess im Namen ihrer Kunden. Dazu gehören die Suche nach Bewerbern, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen und die Überwachung des Einstellungsprozesses. RPO-Anbieter sind für Unternehmen mit hohem Einstellungsbedarf oder komplexen Einstellungsanforderungen von Vorteil.

6. Nischen-Personalvermittlungsagenturen

Nischen-Personalvermittler konzentrieren sich auf die Vermittlung bestimmter Aufgaben oder Qualifikationen in einer bestimmten Branche. So gibt es beispielsweise Agenturen, die sich auf die Vermittlung von IT-Fachkräften, kreativen Freiberuflern oder zweisprachigen Kandidaten spezialisiert haben. Nischenvermittler verfügen über fundierte Kenntnisse in ihrem Fachgebiet und können Unternehmen hochspezialisierte Talente vermitteln.

Schlussfolgerung

Die Gründung einer Personalvermittlungsagentur in Kanada kann ein lohnendes und rentables Unterfangen sein, wenn Sie die richtigen Schritte und Strategien befolgen. In diesem Artikel haben wir die sieben wichtigsten Schritte für die Gründung Ihrer eigenen Personalagentur beschrieben. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine erfolgreiche und nachhaltige Personalvermittlung aufbauen, die den Bedürfnissen und Erwartungen Ihres Zielmarktes entspricht. Ganz gleich, ob Sie für lokale oder internationale Arbeitgeber, für allgemeine oder Nischenbranchen, für unbefristete oder befristete Stellen rekrutieren möchten, Sie können Ihren Platz und Ihre Nische in der kanadischen Personalvermittlungsbranche finden.

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Zitate:

1. 150.statcan

2. 150.statcan

3. ACSESS

4. 150.statcan

5. kanada.ca