Liste de contrôle : Audit I-9

Les audits réguliers de documents importants, tels que les formulaires I-9, sont essentiels pour que les organisations restent en conformité avec les réglementations légales. Le formulaire est utilisé pour vérifier l'identité et l'autorisation d'emploi des personnes embauchées aux États-Unis. Le fait de ne pas remplir et conserver correctement ces formulaires peut entraîner des pénalités importantes pour les entreprises. Cet article propose une liste de contrôle complète : Modèle d'audit I-9 pour aider votre entreprise à garantir l'exactitude et la conformité, et à résoudre rapidement les problèmes.

Modèle de liste de contrôle pour l'audit I-9

1. La préparation

• Attribuer la responsabilité: Désigner une personne ou une équipe responsable de l'audit.
• Rassembler les ressources: Obtenez les formulaires I-9 actuels et les instructions sur le site web de l'USCIS.
• Créer un plan d'audit: Définir le processus, le calendrier et le champ d'application de l'audit (par exemple, tous les employés ou un échantillon).

2. Collection de documents

• Employés actuels: Collecter les formulaires I-9 pour tous les employés actuels.
• Anciens employés: Veiller à ce que les formulaires I-9 soient conservés pour les anciens employés pendant au moins trois ans après la date d'embauche ou un an après la cessation d'emploi, la date la plus tardive étant retenue.

3. Examen du formulaire I-9

• Section 1 (Information et attestation de l'employé):
  • Assurez-vous que l'employé a rempli et signé la section 1 au plus tard le premier jour d'emploi.
  • Vérifiez que tous les champs obligatoires (par exemple, le nom, l'adresse, la date de naissance, le numéro de sécurité sociale le cas échéant, le statut professionnel) sont correctement remplis.
  • Vérifier qu'il n'y a pas d'informations manquantes ou incorrectes.
• Section 2 (Examen et vérification par l'employeur ou le représentant autorisé):
  • Confirmer que l'employeur a rempli et signé la section 2 dans les trois jours ouvrables suivant le premier jour de travail du salarié.
  • S'assurer que l'employeur a examiné les documents originaux et noté le titre du document, l'autorité qui l'a délivré, le numéro du document et la date d'expiration (le cas échéant) dans les colonnes appropriées.
  • Vérifier qu'il n'y a pas d'informations manquantes ou incorrectes, telles que les dates et les signatures.
• Section 3 (Reverification et réembauchage):
  • Vérifier que la section 3 est remplie pour la requalification ou le réembauchage, le cas échéant.
  • Veiller à ce que les champs relatifs à la date de réembauche et aux informations sur le nouveau document soient correctement remplis.

4. Vérification des documents

• Documents de la liste A: S'assurer que les documents établissent à la fois l'identité et l'autorisation d'emploi.
• Documents de la liste B et de la liste C: S'assurer que les documents établissent l'identité (liste B) et l'autorisation d'emploi (liste C).
• Documents acceptables: Vérifier que seuls les documents acceptables figurant sur les listes de documents acceptables ont été utilisés.

5. Tenue de registres

• Période de conservation: Confirmer le respect de la période de conservation (trois ans après la date d'embauche ou un an après la cessation d'emploi, la date la plus tardive étant retenue).
• Stockage: Veiller à ce que les formulaires I-9 soient conservés en toute sécurité et séparément des dossiers du personnel.
• Formulaires électroniques: Si vous utilisez des formulaires électroniques, veillez à respecter la réglementation I-9 électronique de l'USCIS.

6. Problèmes communs et corrections

• Formulaires manquants: Identifier et obtenir les formulaires I-9 manquants.
• Formulaires incomplets: Corrigez les formulaires incomplets ; demandez aux employés et aux employeurs de compléter les informations manquantes et de parapher et dater les corrections.
• Copies de documents: Si des copies de documents ont été faites, assurez-vous qu'elles sont jointes au bon formulaire I-9.

7. Conformité et formation

• Révision des politiques: Réviser et mettre à jour les politiques et procédures de conformité I-9.
• Formation: Former le personnel des ressources humaines aux exigences de l'I-9 en matière de remplissage, de vérification et de conservation.
• Audits périodiques: Planifiez des audits réguliers pour garantir une conformité continue.

8. Documentation d'audit

• Rapport d'audit: Préparer un rapport résumant les constatations, les corrections apportées et les éventuelles recommandations pour l'amélioration des processus.
• Plan d'action: Élaborer un plan d'action pour résoudre les problèmes de conformité identifiés.

Actions postérieures à l'audit

• Traiter les problèmes: Résoudre rapidement tout problème de conformité identifié.
• Suivi: Mettre en œuvre et contrôler les actions correctives afin de garantir la conformité future.
• Tenue de registres: Conservez des enregistrements de l'audit et de toutes les mesures correctives prises.

Avantages de l'utilisation d'une liste de contrôle pour l'audit I-9

• Garantit la conformité : En vérifiant régulièrement les dossiers du formulaire I-9, les organisations peuvent s'assurer qu'elles respectent les lois et réglementations en matière d'immigration.
• Réduction des risques : l'identification et la correction des erreurs dans le formulaire I-9 peuvent contribuer à réduire le risque d'amendes, de pénalités, voire de poursuites judiciaires potentielles.
• Amélioration de la tenue des dossiers : Une liste de contrôle d'audit aide les organisations à tenir des registres précis et organisés des formulaires I-9 pour chaque employé.
• Tranquillité d'esprit : Le fait de savoir que les dossiers du formulaire I-9 sont à jour et exacts rassure les organisations en cas de contrôle de l'immigration.

Réalisation d'un audit I-9

• Examiner tous les dossiers du formulaire I-9 pour s'assurer qu'ils sont exacts, complets et conformes aux exigences légales.
• Vérifier que les employés ont fourni des documents acceptables pour l'identité et l'éligibilité à l'emploi.
• Traiter rapidement et de manière appropriée toute erreur ou divergence constatée au cours du processus d'audit.
• Documenter les résultats de l'audit et toutes les mesures correctives prises pour référence ultérieure.

Conclusion

En conclusion, la mise en œuvre d'une liste de contrôle pour l'audit I-9 est essentielle pour que les organisations se conforment aux lois sur l'immigration. Des audits réguliers et des dossiers précis permettent d'éviter les amendes, les pénalités et les atteintes à la réputation. La liste de contrôle : L'audit I-9 permet de vérifier l'identité et l'éligibilité du personnel, ce qui témoigne de l'engagement de l'entreprise à respecter les normes juridiques et éthiques.