Remboursement des frais kilométriques au niveau fédéral

Qu'est-ce que le remboursement des frais kilométriques au niveau fédéral ?

On parle de remboursement des frais kilométriques lorsque l'employeur offre un remboursement des dépenses liées à la conduite pour le compte de l'entreprise. Cela signifie que pour couvrir tous les frais de véhicule du salarié encourus dans le cadre de son travail, l'employeur paie un taux de cents par kilomètre, basé sur le taux de remboursement fédéral - également connu sous le nom de déduction standard - imposé par l'IRS (Internal Revenue Service).

Avantages du remboursement des frais kilométriques au niveau fédéral

Les remboursements sont simples à calculer et nécessitent peu de comptabilité. Ils sont également rentables et offrent un avantage fiscal, car le remboursement des frais kilométriques est une dépense professionnelle déductible pour les entreprises.

Offrir des remboursements de frais kilométriques aux employés est également un excellent avantage et peut contribuer à accroître le niveau de satisfaction des employés d'une entreprise, ce qui, à son tour, augmente le niveau de fidélisation.

Comment utiliser le remboursement des frais kilométriques au niveau fédéral ?

Bien qu'un employé puisse choisir de déduire les frais réels encourus ou de prendre la déduction kilométrique standard, les employés qui prennent la déduction standard ont un travail beaucoup plus simple à faire. Les contrôles du compteur kilométrique sont nécessaires comme preuve pour le remboursement. Toutefois, les employés ne doivent normalement pas conserver les reçus s'ils utilisent le montant standard pour le kilométrage.

L'employé doit posséder ou louer le véhicule pour pouvoir bénéficier du taux kilométrique standard. Il est important de noter que les trajets entre le domicile et le lieu de travail habituel d'un employé ne sont pas déductibles, mais il est possible d'être remboursé pour les trajets effectués pour se rendre à des réunions de clients ou à des événements professionnels.

Les autres coûts fixes comprennent l'assurance, l'immatriculation, les loyers et la dépréciation. Les coûts variables comprennent le carburant, l'huile, l'usure des pneus, les frais d'entretien et de service. Les coûts qui ne sont pas considérés comme remboursés sont les frais de stationnement, les frais de péage, l'utilisation d'un véhicule à des fins personnelles ou l'utilisation d'un véhicule de société.

Conclusion

Les entreprises ne sont pas obligées de rembourser à leurs employés les frais encourus dans le cadre de leur travail, ni le kilométrage parcouru avec leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Mais cette pratique est considérée comme normale, et elle est avantageuse pour les entreprises, car elle leur permet de réduire leurs impôts et constitue une dépense professionnelle rentable.

Certaines entreprises peuvent utiliser un taux différent de celui fixé par l'IRS. Il est donc important que les équipes des ressources humaines et des finances connaissent les politiques de remboursement de leur entreprise et les appliquent en conséquence.

Les remboursements sont versés mensuellement aux employés, généralement par le biais du système de paie de l'entreprise.