Referatssekretärin Stellenbeschreibung Vorlage für Stellenausschreibungen

Stationssekretärinnen und -sekretäre sind die unbesungenen Helden des Gesundheitswesens. Sie arbeiten hinter den Kulissen und leisten unseren medizinischen Teams wichtige administrative Unterstützung. Sie tragen entscheidend dazu bei, dass die Abteilung reibungslos und effizient arbeitet. Wir wissen, wie wichtig es ist, die perfekte Person zu finden - jemanden mit den richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen, der zum Erfolg unseres Teams beiträgt. Warum also warten? Nutzen Sie unsere Vorlage, um die idealen Kandidaten zu finden und noch heute ein stärkeres, effizienteres Team aufzubauen!

Referatssekretärin Stellenbeschreibung

Sind Sie bereit, das Rückgrat einer Gesundheitseinrichtung zu sein? Kommen Sie als Stationssekretär/in zu uns und spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs und einer erstklassigen Patientenversorgung. Mit Ihrem organisatorischen Geschick und Ihrer Liebe zum Detail sind Sie die treibende Kraft hinter genauen Aufzeichnungen, effizienter Terminplanung und wichtigen Büroarbeiten. Als geschätztes Mitglied unseres Teams im Gesundheitswesen stehen Sie an vorderster Front, wenn es darum geht, hervorragende Leistungen zu erbringen und ein positives Umfeld für Patienten und Mitarbeiter zu schaffen. Treten Sie in diese lohnende Position ein, in der Ihr Engagement einen spürbaren Unterschied im Leben vieler Menschen bewirken wird. Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil eines Teams, das sich für hervorragende Leistungen im Gesundheitswesen einsetzt!

Zuständigkeiten des Referatssekretärs

1. Begrüßen und betreuen Sie Patienten, Besucher und Mitarbeiter auf höfliche und professionelle Weise.
2. Führen von Patientenakten durch genaue Eingabe von Informationen in elektronische Patientenakten-Systeme.
3. Planen und koordinieren Sie Termine für Patienten, medizinische Verfahren und Konsultationen.
4. Beantworten Sie Telefonanrufe, nehmen Sie Nachrichten entgegen und leiten Sie Anfragen an die zuständigen Abteilungen weiter.
5. Vorbereiten und Verteilen von Korrespondenz, Berichten und anderen Dokumenten nach Bedarf.
6. Unterstützung des Pflegepersonals bei administrativen Aufgaben, z. B. bei der Bestellung von medizinischem Material und der Ablage von Patientenakten.
7. Koordinierung von Sitzungen, Konferenzen und Schulungen für die Mitarbeiter der Abteilung.
8. Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und der Vertraulichkeit von Patientendaten.
9. Überwachen Sie den Bestand an Büromaterialien und geben Sie bei Bedarf Bestellungen auf.
10. Zusammenarbeit mit anderen Fachkräften des Gesundheitswesens, um eine effektive Kommunikation und Koordination der Patientenversorgung zu gewährleisten.

Referatssekretärin Erforderliche Qualifikationen

1. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift.
2. Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
3. Beherrschung von Computersystemen und elektronischen Krankenakten.
4. Fähigkeit, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und in einem schnelllebigen Umfeld effizient zu arbeiten.
5. Kundendienstorientierte Einstellung mit freundlichem und einfühlsamem Auftreten.
6. Kenntnis der medizinischen Terminologie und grundlegendes Verständnis der Abläufe im Gesundheitswesen.
7. Problemlösungsfähigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
8. Teamfähigkeit und die Bereitschaft, mit Kollegen zusammenzuarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
9. Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, um unerwartete Situationen und Änderungen im Arbeitsablauf zu bewältigen.
10. Fähigkeit zum Zeitmanagement, um Fristen einzuhalten und Prioritäten effektiv zu verwalten.

Erforderliche Qualifikationen

1. Schulabschluss oder gleichwertiger Abschluss erforderlich; zusätzliche Ausbildung oder Zertifizierung in medizinischer Büroverwaltung ist von Vorteil.
2. Nachgewiesene Erfahrung in einer Büro- oder Verwaltungsposition, vorzugsweise im Gesundheitswesen.
3. Vertrautheit mit medizinischen Kodierungs-, Abrechnungs- und Versicherungsverfahren ist von Vorteil.
4. Beherrschung der Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) und anderer Computersoftware.
5. Kenntnis der HIPAA-Vorschriften und der Vertraulichkeitsanforderungen in Bezug auf Patientendaten.
6. Die Fähigkeit, je nach Bedarf an Wochenenden, Abenden und Feiertagen zu arbeiten, um die Gesundheitseinrichtung zu versorgen.
7. Gute Referenzen, die Zuverlässigkeit, Professionalität und Integrität in früheren Arbeitsverhältnissen bescheinigen.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Abteilungssekretärin eine wichtige Position für das effiziente Funktionieren einer Gesundheitseinrichtung einnimmt. Ihre Aufgaben reichen von der Überwachung der Patientenakten bis hin zur Erleichterung der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und erfordern einen scharfen Blick für Details und starke organisatorische Fähigkeiten. Anhand dieser Vorlage für eine Stellenbeschreibung können Bewerber die Anforderungen und Qualifikationen erfassen, die für eine erfolgreiche Tätigkeit in dieser wichtigen Verwaltungsposition erforderlich sind.