Stellenbeschreibung Sekretärin

Aufgabenbeschreibung

Wir suchen eine(n) Sekretär(in) mit hervorragenden Schreib- und Organisationsfähigkeiten. Zu den Hauptaufgaben der Stelle gehören die Führung eines professionellen Schriftverkehrs, die Erstellung von Präsentationen für Gäste und die effiziente Vorbereitung von Dokumenten.

Zuständigkeiten

• Zusammenarbeit mit den relevanten Parteien in Bezug auf geplante Sitzungen und neue Termine.
• Zusammenstellung von Listen mit Namen und Adressen, die für die Organisation nützlich sind, einschließlich derjenigen der zuständigen Beamten.
• Verfassen von Briefen und E-Mails.
• Überarbeitung, Zusammenstellung und Korrekturlesen von Entwürfen für Berichte und Dokumente.
• Sie führen täglich Aufzeichnungen und legen Dokumente ab.
• Entwurf, Einführung und Pflege von elektronischen und Papierablage-Systemen.
• Führen Sie bei Bedarf genaue Analysen und Recherchen durch.
• Professioneller Empfang von Gästen und Kunden, die das Büro besuchen.
• Präsentationen im Namen des Managements vor Gästen halten.
• Überprüfung der ausgehenden Korrespondenz auf Grammatik, Korrektheit und Vollständigkeit und Sicherstellung, dass geeignete Unterlagen beigefügt sind.
• Einhaltung der rechtlichen Anforderungen der Führungsdokumente, des Wohltätigkeitsrechts, des Gesellschaftsrechts usw. (sofern relevant).
• Berichterstattung über die Aktivitäten der Organisation und künftige Programme an die Mitglieder, die Presse und die Öffentlichkeit, falls erforderlich.
• Verfassen und organisieren Sie Informationen und erstellen Sie Nachschlagewerke für einen einfachen Zugriff.
• Gewährleistung einer effektiven und effizienten administrativen Unterstützung und Information.
• Wartung und Bedienung von Bürogeräten.
• Aktualisieren und Verwalten von Kalendern.
  Treffen Sie Reisevorbereitungen.

Anforderungen

• 3+ Jahre in einer Sekretariatsfunktion zur Unterstützung eines 
• Methodisches Denken und gründliches Verständnis der Grundsätze der Sekretariatsarbeit
• Detailorientierung und Organisationstalent
• Beherrschung von Microsoft Office
• Fähigkeit, mindestens 40 Wörter pro Minute zu tippen
• Liebe zum Detail
• Geschickter Kommunikator in Wort und Schrift
• Beherrschung von Korrekturlesen, Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung und Mathematik