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Stellenbeschreibung Sekretärin

Verwenden Sie diese Vorlage für eine Stellenbeschreibung für Sekretärinnen und Sekretäre, um offene Stellen in Ihrem Unternehmen auszuschreiben. Ändern Sie die Anforderungen und Aufgaben je nach den besonderen Anforderungen der Stelle, die Sie besetzen möchten.

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Aufgabenbeschreibung

Wir suchen eine(n) Sekretär(in) mit hervorragenden Schreib- und Organisationsfähigkeiten. Zu den Hauptaufgaben der Stelle gehören die Führung eines professionellen Schriftverkehrs, die Erstellung von Präsentationen für Gäste und die effiziente Vorbereitung von Dokumenten.

Zuständigkeiten

Zusammenarbeit mit den relevanten Parteien in Bezug auf geplante Sitzungen und neue Termine.
Zusammenstellung von Listen mit Namen und Adressen, die für die Organisation nützlich sind, einschließlich derjenigen der zuständigen Beamten.
Verfassen von Briefen und E-Mails.
Überarbeitung, Zusammenstellung und Korrekturlesen von Entwürfen für Berichte und Dokumente.
Sie führen täglich Aufzeichnungen und legen Dokumente ab.
Entwurf, Einführung und Pflege von elektronischen und Papierablage-Systemen.
Führen Sie bei Bedarf genaue Analysen und Recherchen durch.
Professioneller Empfang von Gästen und Kunden, die das Büro besuchen.
Präsentationen im Namen des Managements vor Gästen halten.
Überprüfung der ausgehenden Korrespondenz auf Grammatik, Korrektheit und Vollständigkeit und Sicherstellung, dass geeignete Unterlagen beigefügt sind.
Einhaltung der rechtlichen Anforderungen der Führungsdokumente, des Wohltätigkeitsrechts, des Gesellschaftsrechts usw. (sofern relevant).
Berichterstattung über die Aktivitäten der Organisation und künftige Programme an die Mitglieder, die Presse und die Öffentlichkeit, falls erforderlich.
Verfassen und organisieren Sie Informationen und erstellen Sie Nachschlagewerke für einen einfachen Zugriff.
Gewährleistung einer effektiven und effizienten administrativen Unterstützung und Information.
Wartung und Bedienung von Bürogeräten.
Aktualisieren und Verwalten von Kalendern.
Treffen Sie Reisevorbereitungen.

Anforderungen

3+ Jahre in einer Sekretariatsfunktion zur Unterstützung eines
Methodisches Denken und gründliches Verständnis der Grundsätze der Sekretariatsarbeit
Detailorientierung und Organisationstalent
Beherrschung von Microsoft Office
Fähigkeit, mindestens 40 Wörter pro Minute zu tippen
Liebe zum Detail
Geschickter Kommunikator in Wort und Schrift
Beherrschung von Korrekturlesen, Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung und Mathematik

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Internationaler Direktor - JB Hired

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Ngoc-Thinh Tran

HR Manager, Talent Sourcing & Acquisition - Suntory PepsiCo Beverage

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