Stellenbeschreibung Sales Administrator

Ein qualifizierter Verkaufsadministrator kann eine entscheidende Rolle bei der Steigerung des Umsatzes und der Gewährleistung effizienter Abläufe spielen. Es kann jedoch schwierig sein, die richtige Person für diese Aufgabe zu finden, vor allem, wenn nicht klar ist, was die Aufgabe beinhaltet.

Der Vertriebsadministrator spielt eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung des Vertriebsteams und der Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der Vertriebsaktivitäten. Diese Position erfordert ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Liebe zum Detail und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Der Vertriebsadministrator wird eng mit dem Vertriebsteam zusammenarbeiten, um administrative Unterstützung zu leisten, genaue Aufzeichnungen zu führen und bei der Erreichung der Vertriebsziele zu helfen.

Sachbearbeiter Vertrieb Aufgaben:

1. Bearbeitung von Kundenaufträgen: Erhalten und bearbeiten Sie Kundenaufträge genau und effizient und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen vollständig sind. Koordinieren Sie sich mit verschiedenen Abteilungen, wie z. B. Produktion und Logistik, um eine rechtzeitige Auftragserfüllung zu gewährleisten.
2. Pflegen der Verkaufsdatenbank: Aktualisierung und Pflege der Verkaufsdatenbank durch Eingabe neuer Kundeninformationen, Aktualisierung von Kontaktdaten und Aufzeichnung von Interaktionen und Verkaufsaktivitäten. Sicherstellung der Datenintegrität und -genauigkeit.
3. Mithilfe bei der Erstellung von Verkaufsberichten: Vorbereitung und Erstellung von Verkaufsberichten, einschließlich Verkaufsleistung, Lagerbestände und Kundenanalysen. Bereitstellung regelmäßiger Aktualisierungen der Vertriebskennzahlen für das Vertriebsteam und die Geschäftsleitung.
4. Bearbeitung von Anfragen und Korrespondenz: Beantworten Sie Kundenanfragen umgehend und professionell per E-Mail, Telefon oder im persönlichen Gespräch. Erteilen Sie Auskünfte über Produkte, Preise, Verfügbarkeit und Liefertermine. Helfen Sie bei der Lösung von Kundenbeschwerden oder Problemen, indem Sie sich mit den zuständigen Abteilungen abstimmen.
5. Vertriebsunterstützung: Administrative Unterstützung des Vertriebsteams, einschließlich der Planung von Besprechungen, der Vorbereitung von Verkaufspräsentationen und -vorschlägen sowie der Pflege von Verkaufsunterlagen. Unterstützung bei der Absatzprognose und Budgetierung.
6. Verwaltung von Aufträgen und Beständen: Überwachen Sie die Lagerbestände, koordinieren Sie die rechtzeitige Auffüllung mit den Lieferanten und verfolgen Sie die Sendungen. Sicherstellung genauer Lagerbestände und Unterstützung bei der Beseitigung von Unstimmigkeiten.
7. Koordinieren Sie Verkaufsveranstaltungen: Mithilfe bei der Organisation von Verkaufsveranstaltungen, Messen und Konferenzen. Koordinieren Sie die Logistik, verwalten Sie Anmeldungen und bieten Sie bei Bedarf Unterstützung vor Ort.
8. Pflegen Sie Kundenbeziehungen: Aufbau und Pflege enger Beziehungen zu den Kunden durch außergewöhnlichen Kundenservice. Setzen Sie sich mit den Kunden in Verbindung, um ihre Zufriedenheit sicherzustellen und Möglichkeiten für Upselling oder Cross-Selling zu erkennen.

Erforderliche Qualifikationen:

1. Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement.
2. Große Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit.
3. Effiziente Kommunikation und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
4. Beherrschung der MS Office Suite, insbesondere von Excel und PowerPoint.
5. Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit und zur Zusammenarbeit in einem Team.
6. Ausgeprägte Fähigkeiten zur Problemlösung und Entscheidungsfindung.
7. Fähigkeit, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und unter Druck zu arbeiten.
8. Kenntnisse von CRM-Software und Vertriebstools sind von Vorteil.

Erforderliche Qualifikationen:

1. Hochschulabschluss oder gleichwertiger Abschluss; ein Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet ist von Vorteil.
2. Nachgewiesene Erfahrung in einer Vertriebsunterstützungs- oder Verwaltungsfunktion.
3. Vertrautheit mit Verkaufsprozessen und -verfahren.
4. Kenntnisse über Auftragsbearbeitungssysteme und CRM-Software.
5. Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
6. Ausgeprägte numerische und analytische Fähigkeiten.
7. Fähigkeit, sich an wechselnde Prioritäten anzupassen und in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
8. Professionelles und freundliches Auftreten.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Vertriebsadministrator eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung des Vertriebsteams spielt, indem er für eine effiziente Auftragsabwicklung sorgt, genaue Aufzeichnungen führt und administrative Unterstützung leistet. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Liebe zum Detail und die Fähigkeit zum Multitasking sind für den Erfolg in dieser Funktion unerlässlich. Der Vertriebsadministrator sollte über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen und die MS Office Suite beherrschen. Ein Hintergrund in der Vertriebsunterstützung und Vertrautheit mit CRM-Software ist von Vorteil.