Stellenbeschreibung Rezeptionist

Aufgabenbeschreibung

Wir suchen eine/n Empfangsmitarbeiter/in mit einer freundlichen Persönlichkeit, die/der die erste Anlaufstelle unseres Unternehmens ist, indem sie/er Gäste empfängt, Anrufe entgegennimmt und andere Verwaltungs- und Büroarbeiten erledigt.

Zuständigkeiten

• Große Besucher, wenn sie im Büro ankommen.
• Fähigkeit, den Kunden das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, indem man einen persönlichen Ansatz für den Service nutzt und eine positive Einstellung beibehält.
• Entgegennahme und Verteilung von Dokumenten von und an Kuriere und Sicherstellung, dass sie korrekt zugestellt werden.
• Sie müssen in der Lage sein, mit emotionalen und konfrontativen Menschen ruhig und professionell umzugehen.
• Verlieren Sie niemals die Fassung. 
• Sie nehmen den ganzen Tag über Telefonanrufe entgegen und prüfen sie, indem Sie höflich und wortgewandt sind.
• Planen Sie Termine und Besprechungen.
• Planung von Konferenzräumen. 
• Führen Sie die Gäste in den Warteraum und dann zu der entsprechenden Person.
• Sorgen Sie dafür, dass der Empfangsbereich präsentabel und aufgeräumt ist.
• Überwachung und Pflege des Lagerbestands im Büro, einschließlich der Verantwortung für die Bestellung der nächsten Artikel.
• Überwachen Sie die Vermögenswerte der Besucher im Sinne des Sicherheitsbewusstseins.
• Sekretariatsunterstützung für leitende Angestellte. 
• Tippen, Scannen und Kopieren von Dokumenten.
• Bestellung von Cafeteria-Bedarf im Büro, einschließlich Kaffee, Tee und anderem.
• Unterstützung des Facility Managers bei der Kommunikation und Koordinierung mit Anbietern in Bezug auf das Büro.
• Sonstige zugewiesene Aufgaben.

Anforderungen

• Schulabschluss oder gleichwertiger Abschluss
• Erfahrung als Front Office Representative, Rezeptionist oder in einer ähnlichen Funktion
• Geübter Umgang mit Microsoft Office
• Ausgezeichnete Schreibkenntnisse (50-60 Zeilen pro Minute)
• Eigenmotiviert sein und Initiative zeigen
• Sie sollten teamfähig sein und dafür sorgen, dass sich die Gäste wie zu Hause fühlen.
• Professionelles Auftreten und Verhalten
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten 
• Multitasking-Fähigkeit und kundenorientiertes Verhalten
• Bereitschaft, gelegentlich Überstunden zu machen
• Hervorragende Fähigkeiten in den Bereichen Organisation, Koordination und Zeitmanagement