Stellenbeschreibung Purchasing Assistant

Die Einstellung des richtigen Einkaufsassistenten ist für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Es muss jemand gefunden werden, der über die richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, um den Anforderungen der Stelle gerecht zu werden. Die Erstellung einer Stellenbeschreibung von Grund auf kann jedoch eine entmutigende Aufgabe sein.

Als Einkaufsassistent/in spielen Sie eine wichtige Rolle bei der Unterstützung der Einkaufsabteilung unseres Unternehmens. Sie werden für die Unterstützung aller Aspekte des Beschaffungsprozesses verantwortlich sein, einschließlich der Beschaffung von Lieferanten, Preisverhandlungen und der Sicherstellung der rechtzeitigen Lieferung von Waren und Dienstleistungen. Ihre Liebe zum Detail, Ihr Organisationstalent und Ihre Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Interessengruppen zu kommunizieren, werden zur Effizienz und zum Erfolg unserer Einkaufsaktivitäten beitragen.

Aufgaben des Einkaufsassistenten

• Unterstützung bei der Ermittlung und Beschaffung potenzieller Lieferanten, einschließlich der Durchführung von Marktforschung und Lieferantenbewertungen.
• Analyse und Vergleich von Lieferantenangeboten, Preisverhandlungen und Gewährleistung des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses.
• Vorbereiten von Bestellungen und Sicherstellen der Richtigkeit aller Unterlagen.
• Koordinierung mit den Lieferanten, um die Lieferpläne zu verfolgen und zu aktualisieren und die rechtzeitige und korrekte Lieferung von Waren und Dienstleistungen zu gewährleisten.
• Zusammenarbeit mit internen Akteuren, wie z. B. der Lager- und Finanzabteilung, um den Wareneingang und die Bezahlung zu koordinieren.
• Pflege und Aktualisierung der Einkaufsdatenbank und -unterlagen, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt und aktuell sind.
• Ermittlung von Möglichkeiten für Kosteneinsparungen und Prozessverbesserungen und Abgabe von Empfehlungen an die Geschäftsleitung.
• Unterstützung bei der Lösung von Problemen oder Unstimmigkeiten im Zusammenhang mit Lieferanten, z. B. bei der Qualitätskontrolle oder bei Rechnungsdiskrepanzen.
• Unterstützung bei der Umsetzung und Pflege der Beschaffungspolitik und -verfahren.
• Unterstützung bei der Bestandsverwaltung und Durchführung regelmäßiger Bestandsprüfungen.

Erforderliche Fähigkeiten

• Ausgeprägte Liebe zum Detail und Genauigkeit bei der Dateneingabe und Dokumentation.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten.
• Effiziente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, um mit Lieferanten und internen Interessengruppen zu kommunizieren.
• Nachgewiesene Fähigkeit, zu verhandeln und enge Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen.
• Beherrschung von Einkaufssoftware und -systemen.
• Analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten, um Möglichkeiten für Kosteneinsparungen und Prozessverbesserungen zu ermitteln.
• Kenntnisse über bewährte Beschaffungspraktiken und ein solides Verständnis des Beschaffungsprozesses.
• Fähigkeit, unter Druck und in einem schnelllebigen Umfeld gut zu arbeiten.
• Teamplayer-Mentalität und die Fähigkeit, effektiv mit funktionsübergreifenden Teams zusammenzuarbeiten.
• Beherrschung der Microsoft Office Suite, insbesondere von Excel, für Datenanalyse und Berichterstattung.

Erforderliche Qualifikationen

• Hochschulabschluss oder gleichwertiger Abschluss; Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet ist von Vorteil.
• Frühere Erfahrungen in den Bereichen Einkauf oder Beschaffung sind sehr wünschenswert.
• Kenntnis der einschlägigen Branchenvorschriften und Compliance-Standards.
• Vertrautheit mit Bestandsverwaltungssystemen.
• Eine Zertifizierung im Bereich Beschaffung oder Lieferkettenmanagement ist von Vorteil.
• Ausgeprägte mathematische Fähigkeiten für Preisanalysen und Kostenberechnungen.
• Fähigkeit, sich anzupassen und neue Verfahren und Systeme schnell zu erlernen.
• Nachgewiesene Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und sensible Informationen zu behandeln.
• Ausgeprägte Fähigkeiten zur Problemlösung und Entscheidungsfindung.
• Ausgezeichnetes Verhandlungsgeschick und Fähigkeit zum Aufbau von Beziehungen.

Schlussfolgerung

Ein Einkaufsassistent spielt eine wichtige Rolle im Beschaffungsprozess und sorgt für einen reibungslosen und effizienten Ablauf in der Einkaufsabteilung. Diese Vorlage für eine Stellenbeschreibung bietet einen umfassenden Überblick über die Aufgaben, Fähigkeiten und Qualifikationen, die ein erfolgreicher Bewerber mitbringen muss. Anhand dieser Vorlage können Personalverantwortliche qualifizierte Personen gewinnen, die über die erforderlichen Kenntnisse und Erfahrungen verfügen, um zum Erfolg der Einkaufsaktivitäten ihres Unternehmens beizutragen.