Auftragsabwicklung Supervisor Stellenbeschreibung Vorlage für Personalvermittler

Die Rolle eines Leiters der Auftragsabwicklung ist von entscheidender Bedeutung für einen reibungslosen und effizienten Ablauf innerhalb der Lieferkette eines Unternehmens. Von der Beaufsichtigung der Auftragsabwicklung bis hin zur Leitung eines Teams von Mitarbeitern in der Auftragsabwicklung erfordert diese Position eine einzigartige Reihe von Fähigkeiten und Qualifikationen.

Auftragsabwicklung Supervisor Stellenbeschreibung

Als Supervisor für die Auftragsabwicklung sind Sie für die Überwachung der gesamten Auftragsabwicklung in einem Unternehmen verantwortlich. Sie müssen effizient dafür sorgen, dass die Auftragsabwicklung von der Auftragserfassung bis zur Auftragsabwicklung korrekt erfolgt. Sie arbeiten eng mit funktionsübergreifenden Teams zusammen, z. B. mit dem Vertrieb, dem Kundendienst und dem Lager, um eine reibungslose Auftragsabwicklung und die rechtzeitige Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an Kunden zu gewährleisten.

Verantwortlichkeiten des Leiters der Auftragsabwicklung

1. Sie leiten und beaufsichtigen ein Team von Mitarbeitern in der Auftragsbearbeitung und sorgen durch Anleitung, Schulung und Leistungsfeedback für optimale Produktivität.
2. Beaufsichtigen Sie alle Aspekte der Auftragsabwicklung, einschließlich Auftragseingang, Auftragsvalidierung, Rechnungsstellung und Versand, um die Genauigkeit und rechtzeitige Ausführung sicherzustellen.
3. Zusammenarbeit mit dem Vertrieb, dem Kundendienst und dem Lagerteam, um auftragsbezogene Probleme wie Auftragsänderungen, Stornierungen oder Eilanträge zu lösen.
4. Entwicklung und Umsetzung von Standardarbeitsanweisungen für die Auftragsabwicklung zur Rationalisierung der Prozesse und Verbesserung der Effizienz.
5. Überwachen und Analysieren der Auftragsabwicklungskennzahlen, wie z. B. Auftragsdurchlaufzeit, Auftragsgenauigkeit und Auftragserfüllungsrate, um verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
6. Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Verfahren und gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf die Auftragsabwicklung und den Schutz von Kundendaten.
7. Lösen Sie eskalierte Kundenanfragen oder -beschwerden im Zusammenhang mit der Auftragsabwicklung, indem Sie eng mit Kundendienstmitarbeitern zusammenarbeiten, um schnelle und zufriedenstellende Lösungen zu finden.
8. Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und anderen relevanten Akteuren, um Systemverbesserungen oder Automatisierungslösungen zur Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit der Auftragsabwicklung zu ermitteln und umzusetzen.
9. Durchführung regelmäßiger Prüfungen der Auftragsabwicklung, um Unstimmigkeiten oder Fehler zu ermitteln und zu beheben und so die Datenintegrität und Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.
10. Halten Sie sich über Branchentrends und bewährte Verfahren in der Auftragsabwicklung und im Kundenservice auf dem Laufenden, um die Auftragsabwicklung kontinuierlich zu verbessern.

Supervisor für Auftragsabwicklung Erforderliche Qualifikationen

1. Starke Führungs- und Teammanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, ein Team von Mitarbeitern in der Auftragsabwicklung zu motivieren und zu entwickeln.
2. Ausgezeichnete Aufmerksamkeit für Details und organisatorische Fähigkeiten, um die Genauigkeit der Auftragsabwicklung zu gewährleisten.
3. Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben zu bewältigen und dabei knappe Fristen einzuhalten.
4. Ausgeprägte kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten, um effektiv mit funktionsübergreifenden Teams zusammenzuarbeiten und auftragsbezogene Probleme zu lösen.
5. Fähigkeit zur Problemlösung und Entscheidungsfindung, um komplexe Herausforderungen bei der Auftragsabwicklung zu bewältigen und wirksame Lösungen umzusetzen.
6. Beherrschung von Software und Systemen für die Auftragsbearbeitung sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Technologien einzuarbeiten und diese zu übernehmen.
7. Analytische Fähigkeiten zur Überwachung und Analyse der Auftragsabwicklungskennzahlen und zur Ermittlung verbesserungswürdiger Bereiche.
8. Kenntnis der Datenschutzbestimmungen für Kunden und der Compliance-Anforderungen.
9. Kundenorientiertes Denken mit dem Bestreben, internen und externen Kunden einen außergewöhnlichen Service zu bieten.
10. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Geschäftsanforderungen und Prioritäten.

Erforderliche Qualifikationen

1. High-School-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss. Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich ist von Vorteil.
2. Nachgewiesene Erfahrung in der Auftragsbearbeitung oder in einer ähnlichen Funktion, mit mindestens 3 Jahren Aufsichtserfahrung.
3. Beherrschung von Computeranwendungen wie Microsoft Office Suite, Auftragsverwaltungssysteme und CRM-Tools (Customer Relationship Management).
4. Kenntnisse über bewährte Verfahren der Auftragsabwicklung und Branchenstandards.
5. Vertrautheit mit den Grundsätzen und Praktiken der Bestandsverwaltung.
6. Verständnis von Logistik- und Lieferkettenkonzepten.
7. Kenntnisse über E-Commerce-Plattformen und Online-Auftragsabwicklung.
8. Die Fähigkeit, je nach Bedarf gelegentlich abends, an Wochenenden oder an Feiertagen zu arbeiten.
9. Ausgeprägte Fähigkeiten zur Problemlösung und Konfliktbewältigung.
10. Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und sich an wechselnde Prioritäten anzupassen.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Rolle eines Supervisors für die Auftragsabwicklung von entscheidender Bedeutung ist, um eine effiziente und genaue Auftragsabwicklung in einem Unternehmen zu gewährleisten. Diese Vorlage für eine Stellenbeschreibung bietet einen umfassenden Überblick über die Aufgaben und Qualifikationen, die für diese Position erforderlich sind. Durch die Einstellung eines qualifizierten und erfahrenen Supervisors für die Auftragsabwicklung können Unternehmen ihre Auftragsabwicklung rationalisieren, die Kundenzufriedenheit verbessern und letztlich den Erfolg ihrer Vertriebs- und Logistikabteilungen steigern.