Stellenbeschreibung Bürokaufmann/-frau

Job-Kurzbeschreibung

Wir suchen eine/n erfahrene/n und gut organisierte/n Büroverwalter/in zur Verstärkung unseres Teams. Die erfolgreiche Bewerberin/der erfolgreiche Bewerber wird für die Beaufsichtigung des Tagesgeschäfts unseres Büros verantwortlich sein und sicherstellen, dass alle Verwaltungsaufgaben effizient und effektiv erledigt werden. Der ideale Kandidat sollte über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen, detailorientiert sein und die Fähigkeit besitzen, Aufgaben zu verteilen und Prioritäten zu setzen.

Zuständigkeiten

1. Beaufsichtigung und Verwaltung aller Verwaltungsaufgaben des Büros, einschließlich Beantwortung von Telefonanrufen, Beantwortung von E-Mails und Begrüßung von Besuchern.
2. Pflege des Büromaterials und der Büroausstattung, wobei darauf zu achten ist, dass diese stets in einwandfreiem Zustand und vollständig aufgefüllt sind.
3. Verwaltung der Beziehungen zu Verkäufern und Dienstleistern, einschließlich der Aushandlung von Verträgen und der Sicherstellung, dass die Dienstleistungen pünktlich und innerhalb des Budgets erbracht werden.
4. Entwicklung und Pflege von Ablagesystemen, sowohl auf Papier als auch elektronisch, um sicherzustellen, dass alle Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt werden und leicht zugänglich sind.
5. Koordinierung und Planung von Sitzungen, Terminen und Reisevorbereitungen für Mitarbeiter.
6. Verwalten und Verteilen der ein- und ausgehenden Post, einschließlich Pakete und Lieferungen.
7. Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von Unternehmensveranstaltungen, einschließlich Sitzungen, Konferenzen und gesellschaftlichen Zusammenkünften.
8. Bereitstellung allgemeiner administrativer Unterstützung für alle Abteilungen, einschließlich Dateneingabe, Berichtserstellung und anderer zugewiesener Aufgaben.

Anforderungen

1. Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder einem verwandten Fachgebiet
2. Nachgewiesene Erfahrung als Bürokaufmann/-frau oder in einer ähnlichen Funktion
3. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und Prioritäten richtig zu setzen
4. Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
5. Beherrschung der Microsoft Office Suite und anderer Bürosoftware
6. Kenntnis der Verfahren und Systeme der Büroverwaltung
7. Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten
8. Ausgeprägte Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit
9. Professionelles Auftreten und Erscheinungsbild
10. Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit von sensiblen Informationen
11. Vertrautheit mit grundlegenden Rechnungslegungsprinzipien und -verfahren ist von Vorteil
12. Fähigkeit, sich an wechselnde Prioritäten anzupassen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen

Der/die Büroverwalter/in ist eine wichtige Funktion in unserer Organisation, und der/die erfolgreiche Bewerber/in wird eine Schlüsselrolle dabei spielen, dass unser Büro effizient und effektiv arbeitet. Wenn Sie eine erfahrene Verwaltungskraft mit einer starken Arbeitsethik und einem Engagement für hervorragende Leistungen sind, möchten wir Sie ermutigen, sich für diese interessante Stelle zu bewerben.