Stellenbeschreibung Meeting Planner

Aufgabenbeschreibung

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich unserem Team anzuschließen! Unser Unternehmen ist auf der Suche nach einem organisierten und kompetenten Meeting-Planer. Der Schwerpunkt dieser Stelle liegt auf der professionellen Entscheidungsfindung bei der Vorbereitung unserer Meetings. Als Meeting-Planer müssen Sie bei Bedarf Reisen, Catering und Terminvereinbarungen treffen.

Zuständigkeiten

• Reservieren Sie die Veranstaltungsorte und die beteiligten Akteure.
• Treffen Sie Verpflegungsvorkehrungen, die den Ernährungsbedürfnissen der Kunden entsprechen.
• Sie arbeiten mit den Eventmanagern zusammen, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten.
• Vorbereitung von Terminen für Besprechungen; Zuweisung geeigneter Räume für Besprechungen.
• Erstellen und Verteilen von Sitzungsunterlagen vor Beginn der Sitzungen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Geräte und Ausrüstungen auf dem neuesten Stand sind und gut funktionieren.
• Sie arbeiten mit der Wartungsabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass die Zimmer rechtzeitig sauber und vorbereitet sind.
• Erstellen Sie Budgets, um die Ausgaben für jede Sitzung zu kontrollieren.
• Leitung und Beaufsichtigung des Sitzungsteams im Einklang mit der Unternehmenspolitik und den Leitlinien.
• Sicherstellen, dass genaue Protokolle angefertigt und nach der Sitzung zeitnah versandt werden.

Anforderung

• Mindestens ein Jahr Erfahrung in der Veranstaltungsplanung
• Mindestens ein Jahr Erfahrung im Gastgewerbe
• Bewahrt bei der Arbeit mit Kunden und Mitarbeitern eine professionelle Haltung
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in der Zusammenarbeit mit Kunden und anderen Mitarbeitern
• Hervorragende Kenntnisse im Umgang mit Projektoren, Lautsprechern, A/V-Geräten und Computern
• Beherrschung der Protokollführung
• Ausgezeichnete Organisations- und Führungsfähigkeiten wären von Vorteil
• Fähigkeit, flexibel zu sein und unter Druck zu arbeiten