Meeting Manager Stellenbeschreibung

Aufgabenbeschreibung

Wir suchen einen dynamischen, engagierten und dienstleistungsorientierten Meeting Manager zur Verstärkung unseres Teams. Der ideale Kandidat verfügt über ein breites Spektrum an Erfahrung im Gastgewerbe und ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten. Der Schwerpunkt der Rolle wird darin bestehen, ein fantastisches Erlebnis für Personen zu gewährleisten, die die Tagungseinrichtungen in der Einrichtung nutzen, sowie Buchungen zu verwalten und sicherzustellen, dass die entsprechenden Räume/Flächen verfügbar sind.

Zuständigkeiten

• Kontrolle der Sitzungsräume auf Sauberkeit und guten Standard.
• Vergewissern Sie sich, dass die Inspektionen vor der Abreise der Teilnehmer abgeschlossen sind, um Schäden festzustellen und die entsprechenden Gebühren zu erheben.
• Überprüfen Sie öffentliche Bereiche wie Podeste, Treppen und Gehwege, um sicherzustellen, dass sie sauber und hindernisfrei sind, und um zu gewährleisten, dass die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften eingehalten werden.
• Überprüfen Sie die Möbel, um sicherzustellen, dass sie in gutem Zustand sind.
• Verwalten Sie den Zeitplan für Besprechungsräume, um sicherzustellen, dass diese bei Bedarf verfügbar sind.
• Buchen Sie Besprechungsräume für Besprechungen, die im Kalender stehen, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
• Organisieren und bestellen Sie Essenslieferungen für Sitzungen, die ein Catering erfordern.
• Organisation und Bestellung von Getränken für Sitzungen, bei denen Getränke benötigt werden.
• Sorgen Sie dafür, dass in den Sitzungsräumen geeignete Geräte wie Whiteboards oder Overhead-Projektoren vorhanden sind.
• Begrüßen Sie die Teilnehmer von Besprechungen und weisen Sie ihnen den Weg zum richtigen Raum für ihre Besprechung.
• Sorgen Sie dafür, dass bei Bedarf Schreibmaterial wie Notizbücher, Papier und Stifte zur Verfügung stehen.
• Beantworten Sie eventuelle Fragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Anforderungen

• Bachelor-Abschluss oder höher im Gastgewerbe oder einem verwandten Bereich
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer Konferenz-, Verwaltungs- oder Terminverwaltungsposition
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgezeichnete Problemlösungskompetenz
• Großartige Fähigkeiten im Kundenservice
• Sicherer Umgang mit allen Computerprogrammen, einschließlich Excel, Word und Outlook
• Erfahrung mit der Erstellung von Berichten und detaillierten Präsentationen