Meeting-, Kongress- und Veranstaltungsplaner Job Beschreibung Vorlage

Die Rolle eines Kongress- und Veranstaltungsplaners ist wichtig für den Erfolg einer jeden Veranstaltung. Sie sind für die Koordinierung und Organisation verschiedener Aspekte verantwortlich, z. B. für die Auswahl des Veranstaltungsorts, die Logistik, die Terminplanung und die Budgetierung. Bei so vielen Aufgaben ist es wichtig, eine klar definierte Stellenbeschreibung zu haben, um die richtigen Bewerber zu finden.

Meeting-, Kongress- und Veranstaltungsplaner Jobbeschreibung

Wir suchen derzeit einen Meeting-, Kongress- und Veranstaltungsplaner (m/w), der unser talentiertes Team verstärken soll. Sie werden für die Organisation und Koordinierung aller Aspekte von Tagungen, Kongressen, Konferenzen und anderen Veranstaltungen zuständig sein. Diese Aufgabe erfordert viel Liebe zum Detail, ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Ihre Rolle ist wichtig, um den Erfolg dieser Veranstaltungen zu gewährleisten, indem Sie die Logistik überwachen, sich mit den Anbietern abstimmen und den Kunden und Teilnehmern einen hervorragenden Kundenservice bieten.

Verantwortlichkeiten von Meeting-, Kongress- und Veranstaltungsplanern

1. Planung und Durchführung erfolgreicher Veranstaltungen. Dazu gehören die Festlegung der Veranstaltungsziele, die Ausarbeitung von Budgets, die Erstellung von Zeitplänen und die Koordinierung der Veranstaltungslogistik, z. B. Auswahl des Veranstaltungsortes, Catering, audiovisuelle Ausstattung und Transport.
2. Beschaffung und Beauftragung von Anbietern, die für die Veranstaltungen benötigt werden. Dazu gehören die Aushandlung von Verträgen, die Verwaltung der Beziehungen zu den Anbietern und die Sicherstellung, dass alle Anbieter die Dienstleistungen und Produkte gemäß den festgelegten Vereinbarungen liefern.
3. Sie teilen die Mittel für die verschiedenen Ausgaben sorgfältig zu, verfolgen die Ausgaben und stellen sicher, dass die Veranstaltung innerhalb des Budgets bleibt. Sie analysieren auch den Erfolg der Veranstaltung in Bezug auf das zugewiesene Budget.
4. Zusammenarbeit mit Marketingteams bei der Erstellung von Werbematerialien, Entwicklung von Marketingstrategien und Nutzung verschiedener Werbekanäle, um Teilnehmer und Sponsoren anzuziehen.
5. Beaufsichtigung der gesamten Logistik vor Ort und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs. Dazu gehören die Leitung des Veranstaltungspersonals, die Koordinierung mit den Anbietern, die Behebung von Problemen und die Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs für die Teilnehmer.
6. Sie bieten einen hervorragenden Kundenservice für Kunden, Sponsoren und Teilnehmer. Sie reagieren umgehend auf Anfragen und Anliegen, gehen auf alle Probleme ein, die während des Planungsprozesses oder der Veranstaltung auftreten, und pflegen enge Beziehungen zu den Beteiligten.

Meeting-, Kongress- und Veranstaltungsplaner - Erforderliche Qualifikationen

1. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten.
2. Ausgezeichnete Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, Fristen einzuhalten.
3. Außergewöhnliche kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
4. Starke Verhandlungs- und Vertragsmanagementfähigkeiten.
5. Kreative Fähigkeiten zur Problemlösung und Entscheidungsfindung.
6. Beherrschung von Software und Tools für das Veranstaltungsmanagement.
7. Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und sich an wechselnde Umstände anzupassen.
8. Ausgeprägte Fähigkeiten in der Haushaltsführung und im Finanzmanagement.
9. Kenntnis der aktuellen Branchentrends und bewährten Verfahren.
10. Außergewöhnliche Fähigkeiten im Umgang mit Kunden und die Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Interessengruppen zusammenzuarbeiten.

Erforderliche Qualifikationen

1. Bachelor-Abschluss in Veranstaltungsmanagement, Gastgewerbe, Marketing oder einem verwandten Bereich.
2. Nachgewiesene Erfahrung in der Planung und Durchführung von erfolgreichen Veranstaltungen.
3. Ausgeprägte Kenntnisse der Grundsätze und bewährten Verfahren des Veranstaltungsmanagements.
4. Beherrschung von Computersoftware wie der Microsoft Office Suite und von Tools für das Veranstaltungsmanagement.
5. Gute Referenzen und ein Portfolio erfolgreicher Veranstaltungen.
6. Zertifizierung in Veranstaltungsplanung oder einem verwandten Bereich (bevorzugt, aber nicht erforderlich).
7. Kenntnis der örtlichen Vorschriften und Genehmigungen im Zusammenhang mit der Veranstaltungsplanung (je nach Ort unterschiedlich).
8. Reisebereitschaft und flexible Arbeitszeiten, auch abends und an Wochenenden, falls erforderlich.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Tagungs- und Veranstaltungsplaner eine wichtige Rolle bei der Organisation erfolgreicher Veranstaltungen spielt und die reibungslose Durchführung aller logistischen Details sicherstellt. Dieser Beruf erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Liebe zum Detail und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Von der Koordinierung mit Anbietern und der Sicherung von Veranstaltungsorten bis hin zur Entwicklung von Zeitplänen und der Verwaltung von Budgets muss ein effektiver Meeting-, Kongress- und Veranstaltungsplaner über ausgezeichnete Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten verfügen.