Human Resource Records Assistant Job Beschreibung Vorlage

Der Assistent für Personalunterlagen spielt eine entscheidende Rolle bei der Pflege genauer und aktueller Mitarbeiterunterlagen in einem Unternehmen. Diese Unterlagen sind für die Dokumentation von Mitarbeiterinformationen, die Verfolgung von Leistungsbewertungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich. Angesichts der sich ständig weiterentwickelnden HR-Praktiken ist es für Personalverantwortliche wichtig, sich über die spezifischen Anforderungen dieser Funktion zu informieren.

Human Resource Records Assistant Stellenbeschreibung

Als Assistent/in für Personalunterlagen spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Pflege genauer und aktueller Mitarbeiterunterlagen und -informationen innerhalb der Personalabteilung. Sie sorgen für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, unterstützen die Personalarbeit und tragen zu einem reibungslosen Arbeitsablauf bei. Ihre Liebe zum Detail, Ihr Organisationstalent und Ihre Kenntnisse der HR-Prozesse werden zur allgemeinen Effizienz der Personalabteilung beitragen.

Aufgaben des Assistenten für die Personalverwaltung

1. Erstellung und Pflege von Mitarbeiterunterlagen: Erstellen und pflegen Sie elektronische und physische Mitarbeiterunterlagen und stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt, vollständig und aktuell sind. Dazu gehören Angaben zur Person, Arbeitsverträge, Sozialleistungen, Leistungsbeurteilungen und etwaige Disziplinarakten.
2. Überwachung der Aufbewahrung von Unterlagen: Sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorschriften und die Unternehmensrichtlinien zur Aufbewahrung von Unterlagen eingehalten werden. Führen Sie ein geordnetes Ablagesystem und befolgen Sie die festgelegten Verfahren für das Anfordern, Abrufen und Entsorgen von Unterlagen, wenn dies erforderlich ist.
3. Bearbeitung von Mitarbeiterunterlagen: Unterstützung bei der Bearbeitung von Unterlagen für neu eingestellte Mitarbeiter, wie z. B. Arbeitsverträge, Steuerformulare und Anmeldung zu den Sozialleistungen. Aktualisierung von Mitarbeiterdaten bei Änderungen von persönlichen Daten, Beschäftigungsstatus, Gehalt oder Leistungen.
4. Dateneingabe und Berichterstattung: Genaue Eingabe von Personaldaten in das HR-Informationssystem (HRIS) oder andere vorgesehene Datenbanken. Ausführen von Berichten und Erstellen von HR-Kennzahlen nach Bedarf zur Analyse oder Überprüfung durch das Management.
5. Beantwortung von Anfragen und Anträgen: Rechtzeitige und korrekte Beantwortung von Mitarbeiteranfragen zu Personalpolitik, -verfahren und -unterlagen. Unterstützung der Mitarbeiter bei der Einsichtnahme und dem Verständnis ihrer eigenen Unterlagen unter Wahrung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes.
6. Unterstützung bei HR-Projekten: Zusammenarbeit mit dem HR-Team bei verschiedenen Projekten, einschließlich der Implementierung von HR-Systemen, Initiativen zur Prozessverbesserung und Audits von Mitarbeiterdaten. Unterstützung bei der Erfassung und Organisation von Daten, Durchführung von Recherchen und Dokumentation des Projektfortschritts.
7. Einhaltung der Vorschriften sicherstellen: Halten Sie sich über die einschlägigen Arbeitsgesetze und -vorschriften auf dem Laufenden, um die Einhaltung der Anforderungen an die Aktenführung zu gewährleisten. Unterstützung bei HR-Audits und Gewährleistung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen für rechtliche und regulatorische Zwecke.
8. Wahrung der Vertraulichkeit: Schutz von Mitarbeiterinformationen und Gewährleistung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen und internen Datenschutzrichtlinien. Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen HR-Informationen.

Human Resource Records Assistant Erforderliche Fähigkeiten

1. Liebe zum Detail: Außergewöhnliche Genauigkeit und Präzision bei der Dateneingabe und -aufzeichnung, wobei der Schwerpunkt auf der Einhaltung von Qualitätsstandards und der Einhaltung von Vorschriften liegt.
2. Organisatorische Fähigkeiten: Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten und dabei einen systematischen Ansatz für die Verwaltung von Unterlagen zu verfolgen.
3. Kommunikationsfähigkeit: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, um effektiv mit Mitarbeitern, HR-Teammitgliedern und anderen Interessengruppen zu kommunizieren.
4. Technologische Kenntnisse: Vertrautheit mit HR-Informationssystemen (HRIS) oder anderen Datenbanken, die zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten verwendet werden. Beherrschung der Microsoft Office Suite (Word, Excel und Outlook).
5. Analytische Fähigkeiten: Fähigkeit, Daten zu analysieren, Trends zu erkennen und Berichte zu erstellen, um die Entscheidungsfindung im Personalwesen und Initiativen zur Prozessverbesserung zu unterstützen.

Erforderliche Qualifikationen

1. Schulabschluss oder gleichwertiger Abschluss; Associate- oder Bachelor-Abschluss in Personalwesen oder einem verwandten Bereich bevorzugt.
2. Frühere Erfahrungen in der Personalverwaltung oder im Aktenmanagement sind von Vorteil.
3. Kenntnis der Personalpolitik, der Beschäftigungsvorschriften und der Anforderungen an die Aktenführung.
4. Vertrautheit mit HRIS-Software und -Systemen, vorzugsweise mit Erfahrung in der Dateneingabe und Berichterstellung.
5. Ausgeprägtes Verständnis der Grundsätze des Datenschutzes und der Vertraulichkeit.
6. Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement.
7. Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit und zur Zusammenarbeit in einem Teamumfeld.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Rolle eines Assistenten für Personalakten entscheidend für die Pflege und Organisation wichtiger Mitarbeiterinformationen innerhalb eines Unternehmens ist. Durch die genaue Verwaltung von Personaldaten und die Sicherstellung der Einhaltung einschlägiger Vorschriften spielt diese Position eine wichtige Rolle bei der Unterstützung der Personalarbeit. Die bereitgestellte Vorlage für eine Stellenbeschreibung bietet einen umfassenden Überblick über die Aufgaben und Qualifikationen, die für diese Position erforderlich sind, und hilft Unternehmen, den richtigen Kandidaten für diese wichtige Aufgabe zu finden.