HR Administrative Assistant Stellenbeschreibung

Aufgabenbeschreibung

Wir suchen einen organisierten, konzentrierten und teamorientierten HR-Verwaltungsassistenten zur Verstärkung unseres wachsenden Teams. Der ideale Kandidat sollte sich für alle Aspekte des Personalwesens begeistern können. Der/die HR-Verwaltungsassistent/in wird das HR-Team laufend unterstützen und Bewerbern und bestehenden Mitarbeitern administrative Unterstützung sowie einen hervorragenden externen Kundenservice bieten!

Zuständigkeiten

• Administrative Unterstützung des Online-Systems, indem Sie die Mitarbeiterdaten auf dem neuesten Stand und korrekt halten.
• Erstellung und Umsetzung eines effizienten Ablagesystems, das sowohl in Papierform als auch im internen System leicht zu handhaben ist und stets auf dem neuesten Stand gehalten wird.
• Kontaktaufnahme mit Mitarbeitern und externen Bewerbern, um bei Bedarf Unterstützung zu leisten und Fragen zu verschiedenen Themen wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, bezahlte Freistellung usw. zu beantworten
• Sicherstellen, dass die ATS- und CRM-Systeme mit den korrekten Kontaktdaten der Mitarbeiter aktualisiert werden, einschließlich ihrer Bankverbindung und Kontaktinformationen für Notfälle.
• Versenden Sie Verträge und Angebotsschreiben, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
• Verwalten Sie eingehende und ausgehende Beiträge.
• Stellen Sie sicher, dass das Ausfüllen und Ablegen der Unterlagen nach hohen Standards erfolgt.
• Planen Sie Vorstellungsgespräche und verwalten Sie Kalender und Terminkalender über das Online-System.
• Verwaltung des Sozialleistungsprogramms für Mitarbeiter, einschließlich Renten, bezahlter Freizeit und anderer vom Unternehmen angebotener Leistungen.
• Effizientes Führen von Lohn- und Gehaltslisten.
• Screening von Bewerbern und ggf. Erstgespräche.

Anforderungen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium in Personalwesen, Wirtschaft oder einem anderen verwandten Bereich oder gleichwertige Berufserfahrung und Ausbildung
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit, das eigene Arbeitspensum und die eigene Zeit effektiv zu verwalten, um den Output zu maximieren
• Effektive Befolgung von Anweisungen
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Erfahrungen mit einem CRM- oder ATS-System wären von Vorteil.
• Erfahrung mit der Gehaltsabrechnung und ihren Programmen wäre von Vorteil
• Gute Kenntnisse aller Microsoft-Pakete, einschließlich Word, Outlook und Excel
• Allgemeine Kenntnisse des Personalwesens und der bewährten Verfahren wären von Vorteil.
• Gute Problemlösungsfähigkeiten
• Ausgezeichnete Aufmerksamkeit für Details
• Fähigkeit, effektiv im Team zu arbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen