Aufgabenbeschreibung
Wir suchen eine(n) Empfangsmitarbeiter(in) in Vollzeit, der/die sich täglich um unseren Empfang kümmert und eine Reihe von Verwaltungs- und Büroarbeiten durchführt.
Als Rezeptionist/in sind Sie die erste Anlaufstelle für unsere Kanzlei. Zu den Aufgaben unserer Rezeptionisten gehört es, dem gesamten Unternehmen administrative Unterstützung zu bieten. Sie werden Klienten und Kunden herzlich willkommen heißen. Außerdem sind Sie für Aufgaben am Empfang wie die Weiterleitung von Anrufen und die Weiterleitung von Mitteilungen zuständig.
Da der Beruf des/der Empfangsmitarbeiters/in auch den Dienst am Kunden umfasst, ist ein freundliches Auftreten eine Voraussetzung für den Erfolg. Außerdem sollten Sie in der Lage sein, Büroabläufe zu rationalisieren und in Notfällen schnell und effizient zu reagieren.
Zuständigkeiten
- Bei der Ankunft am Arbeitsplatz begrüßen Sie die Besucher und heißen sie willkommen.
- Verweisen Sie die Gäste an die richtige Person und das richtige Büro.
- Eingehende Anrufe entgegennehmen, prüfen und weiterleiten.
- Vergewissern Sie sich, dass der Empfangsraum ordentlich und einladend ist und dass er über alle notwendigen Schreibwaren und Materialien verfügt (z. B. Stifte, Formulare und Broschüren).
- Geben Sie sowohl persönlich als auch am Telefon oder per E-Mail klare und präzise Informationen.
- Zusammenstellen, Verteilen und Zustellen der täglichen Post und Lieferungen
- Durch die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften und die Regelung des Zutritts über den Empfangsschalter können Sie die Sicherheit des Unternehmens gewährleisten (Überwachung des Logbuchs, Ausgabe von Besucherausweisen).
- Einkauf von Waren für die Rezeption und Führung eines Lagerbestands.
- Kalenderaktualisierungen und Sitzungszeiten.
- Treffen Sie Reise- und Unterkunftsvereinbarungen und erstellen Sie Gutscheine.
- Führen Sie aktuelle Aufzeichnungen über die Ausgaben und Kosten in Ihrem Büro.
- Erledigung zusätzlicher Verwaltungsaufgaben für eine Empfangsdame, z. B. Ablage, Fotokopieren, Abschreiben und Faxen.
Anforderungen
- Nachgewiesene Berufserfahrung als Rezeptionist, Empfangsdame oder in einer ähnlichen Position
- Verfügbar für eine Vollzeitbeschäftigung im Rahmen eines Vertrags
- Beherrschung der Microsoft Office Suite
- Praktische Kenntnisse im Umgang mit Büromaterial (z. B. Faxgeräte und Drucker)
- Professionelles Auftreten und Präsentation
- Solide Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- Fähigkeit, bei Problemen proaktiv und einfallsreich zu handeln, ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten
- Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Eine kundenorientierte Denkweise
- Erforderlich ist ein High-School-Diplom, eine Zertifizierung für Büromanagement ist von Vorteil.
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