Stellenbeschreibung Facilities Manager

Aufgabenbeschreibung

Wir suchen einen Facility Manager, der die Qualität unserer Büros und Einrichtungen koordiniert, verwaltet und aufrechterhält und die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter gewährleistet.

Zuständigkeiten

• Verwaltung des Beschaffungsprozesses für Lieferanten, einschließlich der Bewertung der Produktqualität.
• Verwaltung aller die Einrichtungen betreffenden Unterlagen.
• Führen Sie Preisverhandlungen mit Verkäufern über die Beschaffung von Materialien, die für das Büro und seine Einrichtungen erforderlich sind.
• Vorbereitung und Überwachung des Budgets der Einrichtung.
• Überwachung der Ausgaben und Zahlungen.
• Erstellung und Vorlage regelmäßiger Berichte und Überprüfungen von einrichtungsbezogenen Budgets, Finanzen, Verträgen, Ausgaben und Käufen.
• Entwicklung und Umsetzung von Initiativen zur Kostensenkung.
• Überprüfung von Verträgen und Richtlinien sowohl des Unternehmens als auch der Kunden bezüglich der Nutzung und Verwaltung von Einrichtungen.
• Achten Sie auf die korrekte Nutzung der Einrichtungen.
• Verbesserung von Prozessen, Systemen und Verfahren zur Steigerung der allgemeinen Zufriedenheit der Mitarbeiter.
• Beaufsichtigung von Teammitgliedern wie Sicherheitskräften, Reinigungskräften, Technikern usw.
• Festlegung und Überwachung von Managementplänen für das Büro und seine Einrichtungen.
• Berichterstattung an den Chief Operations Officer über den Zustand der Einrichtungen.
• Verwaltung des Ablage- und Postversandsystems.
• Planung und Durchführung von regelmäßigen Wartungsarbeiten und Gebäudereparaturen.
• Entwicklung und Umsetzung eines Systems für die regelmäßige Reinigung, Reparatur und Wartung der Einrichtungen.
• Bearbeitung von Rechts- und Vertragsangelegenheiten (mit Bewohnern und Drittanbietern).
• Bereitstellung der richtigen Ausstattung und Annehmlichkeiten für die Bewohner.
• Sicherstellung der Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.
• Gewährleistung der Sicherheit der Räumlichkeiten.
• Entwicklung von Überwachungssystemen oder -programmen in den Einrichtungen, um Probleme bereits im Anfangsstadium zu erkennen.
• Einleiten von Maßnahmen zur Lösung von Problemen in Einrichtungen.

Anforderungen

• Bachelor-Abschluss in einem Wirtschaftsbereich
• Mindestens 10 Jahre Erfahrung in der Leitung von Personalabteilungen oder in anderen Bereichen des Facility Management
• gute Lese-, Schreib- und Sprachkenntnisse
• Effizientes Zeitmanagement
• Ausgezeichnetes Problemlösungs- und Verhandlungsgeschick
• Kenntnisse in den Bereichen Bauwesen, Sanitär- und HLK-Systeme sind von Vorteil