Stellenbeschreibung Exekutivsekretär/in

Verwenden Sie diese Vorlage für die Stellenbeschreibung einer Chefsekretärin, um offene Stellen in Ihrem Unternehmen auszuschreiben. Ändern Sie die Anforderungen und Aufgaben je nach den besonderen Anforderungen der Stelle, die Sie besetzen möchten.

Kurzbeschreibung der Stelle eines Chefsekretärs

Unser Unternehmen sucht eine(n) erfahrene(n) und detailorientierte(n) Chefsekretär(in), der/die das Führungsteam administrativ unterstützt. Sie werden für den reibungslosen Betrieb des Büros, die Verwaltung von Kommunikationskanälen, die Planung von Terminen und die effiziente Erledigung mehrerer Aufgaben verantwortlich sein. Der ideale Kandidat verfügt über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, ist ein Problemlöser und hat außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten.

Aufgaben der Exekutivsekretärin

• Organisation und Koordinierung des Tagesablaufs des Exekutivteams, einschließlich Termine, Sitzungen und Reisevorbereitungen.
• Verwaltung der Kommunikationskanäle und angemessene Beantwortung der Korrespondenz im Namen der leitenden Angestellten.
• Vorbereitung und Verteilung von internen und externen Dokumenten, einschließlich Berichten, Memos und Briefen.
• Führen Sie die elektronischen und Papierakten des Exekutivteams und sorgen Sie dafür, dass sie regelmäßig aktualisiert werden.
• Behandeln Sie vertrauliche Informationen mit Diskretion und Professionalität.
• Effiziente Kommunikation mit anderen Abteilungen und externen Beteiligten.
• Planung und Koordinierung von Veranstaltungen und Konferenzen nach Bedarf.
• Bereitstellung allgemeiner administrativer Unterstützung, einschließlich der Entgegennahme von Telefonanrufen, der Bearbeitung von Anfragen und der Verwaltung des Bürokalenders.
• Wahrnehmung anderer Aufgaben, die von der Exekutive zugewiesen werden.

Anforderungen

• Nachgewiesene Erfahrung als Chefsekretär oder in einer ähnlichen Funktion
• Beherrschung der Microsoft Office Suite und anderer Büroverwaltungssoftware
• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement, um mehrere Aufgaben effizient zu bewältigen
• Ausgeprägte kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten, um mit Teammitgliedern und Interessengruppen zusammenzuarbeiten
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, unter Druck ein professionelles Auftreten zu bewahren und vertrauliche Informationen zu behandeln
• Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich ist von Vorteil.
• Ein Abschluss einer Sekretariatsschule oder eines Instituts wäre ein zusätzlicher Vorteil.

Wir suchen eine detailorientierte und motivierte Person, die in einem schnelllebigen und dynamischen Umfeld gut arbeiten kann. Die erfolgreiche Bewerberin/der erfolgreiche Bewerber ist eine Persönlichkeit, die ihre/seine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Unterstützung des Exekutivteams einsetzen kann, Eigeninitiative zeigt und den reibungslosen Betrieb des Büros gewährleistet.