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Dokumentationsspezialist Stellenbeschreibung

Die Vorlage für eine Stellenbeschreibung für Dokumentationsfachleute kann verwendet werden, um offene Stellen in Ihrem Unternehmen auszuschreiben. Passen Sie die Anforderungen und Zuständigkeiten entsprechend den spezifischen Anforderungen der Stelle an.
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Job-Kurzbeschreibung 

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen Dokumentationsspezialisten, der uns bei der Verwaltung der Dokumente unserer Organisation unterstützt. Der erfolgreiche Bewerber wird dafür sorgen, dass die gesamte Dokumentation korrekt, aktuell und für die zuständigen Stellen leicht zugänglich ist.

Der Dokumentationsspezialist spielt eine wichtige Rolle in unserem Unternehmen, indem er eng mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeitet, um die Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten. Dazu gehört die Erstellung, Überarbeitung und Speicherung von Dokumenten und die Gewährleistung, dass alle Dokumente organisiert und leicht zugänglich sind.

Der ideale Bewerber verfügt über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, eine ausgeprägte Liebe zum Detail und die Fähigkeit, effektiv mit funktionsübergreifenden Teams zusammenzuarbeiten. Er/sie sollte auch Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen haben und mit dem Einsatz von Technologie zur Rationalisierung von Prozessen vertraut sein.

Wenn Sie sich für das Dokumentationsmanagement begeistern können und nach einer spannenden Möglichkeit suchen, in einem schnelllebigen Unternehmen etwas zu bewegen, sollten Sie sich für diese Stelle bewerben.

Zuständigkeiten:

  • Entwicklung und Umsetzung von Strategien und Verfahren für die Dokumentenverwaltung.
  • Überprüfung und Bearbeitung von Unterlagen auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
  • Sicherstellen, dass alle Dokumente in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und -vorschriften ordnungsgemäß klassifiziert, abgeheftet und aufbewahrt werden.
  • Überwachung von Dokumentennutzung, -zugriff und -aufbewahrung, um die Einhaltung rechtlicher und behördlicher Anforderungen zu gewährleisten.
  • Zusammenarbeit mit internen Teams zur Erstellung von Standarddokumentationsvorlagen, -formaten und -stilen.
  • Sie pflegen und aktualisieren eine Dokumentendatenbank oder -bibliothek und stellen sicher, dass alle Dokumente ordnungsgemäß archiviert und für ein schnelles Auffinden indexiert sind.
  • Schulung der Mitarbeiter in der ordnungsgemäßen Handhabung und Verwaltung von Dokumenten.

Anforderungen:

  • Bachelor-Abschluss in einem verwandten Bereich (z. B. Wirtschaft, Kommunikation, Informationsmanagement).
  • 1-3 Jahre Erfahrung in der Dokumentenverwaltung oder einem verwandten Bereich
  • Ausgeprägte Organisations- und Projektmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Projekte und Prioritäten gleichzeitig zu verwalten
  • Liebe zum Detail und ausgezeichnete Fähigkeiten im Bereich Redaktion und Korrekturlesen
  • Ausgeprägte kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie die Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit Interessengruppen in der gesamten Organisation
  • Vertrautheit mit Dokumentenmanagement-Software und bewährten Verfahren
  • Kenntnisse der einschlägigen Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit der Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten sind von Vorteil

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Erste Schritte mit Manatal

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Bill Twinning
Direktor für Talentressourcen und -entwicklung - Charoen Pokphand Gruppe
Manatal ist das beste ATS, mit dem wir gearbeitet haben. Die Kombination aus Einfachheit, Effizienz und den neuesten Technologien macht es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jedes große HR-Team. Seit der Einführung von Manatal haben wir einen enormen Anstieg bei allen unseren wichtigen Einstellungskennzahlen festgestellt. Zusammenfassend kann man sagen, dass es ein Muss ist.
Dina Demajo
Senior Talent Acquisition - Manpower Gruppe
Manpower nutzt Manatal und wir könnten als Team nicht zufriedener sein mit den Leistungen, die diese Plattform bietet. Die Anwendung ist extrem benutzerfreundlich und sehr gut ausgestattet mit allen nützlichen Funktionen, die man für eine erfolgreiche Rekrutierung benötigt. Das Support-Team ist ebenfalls hervorragend und reagiert sehr schnell.
Ahmed Firdaus
Direktor - MRI Network, Personalberatungsunternehmen
Ich nutze Manatal seit ein paar Monaten und die Plattform ist ausgezeichnet, benutzerfreundlich und hat mir sehr bei meinem Rekrutierungsprozess, dem Betrieb und der Datenbankverwaltung geholfen. Ich bin sehr zufrieden mit dem großartigen Support. Wann immer ich etwas frage, melden sie sich innerhalb von Minuten bei mir.
Edmund Yeo
Leiter der Personalabteilung - Oakwood
Manatal ist ein ausgereiftes, benutzerfreundliches, mobiles und cloudbasiertes Bewerbermanagementsystem, das Unternehmen bei der Digitalisierung und der nahtlosen Integration von LinkedIn und anderen Jobbörsen unterstützt. Das Team von Manatal ist sehr unterstützend, hilfsbereit, antwortet prompt und wir waren erfreut zu sehen, dass der angebotene Support unsere Erwartungen übertroffen hat.
Maxime Ferreira
Internationaler Direktor - JB Hired
Manatal war das Herzstück der Expansion unserer Agentur. Die Nutzung hat unsere Rekrutierungsprozesse erheblich verbessert und vereinfacht. Unglaublich einfach und intuitiv zu bedienen, perfekt anpassbar und mit erstklassigem Live-Support. Unsere Personalvermittler lieben es. Ein Muss für alle Personalvermittler. Unbedingt zu empfehlen!
Ngoc-Thinh Tran
HR Manager, Talent Sourcing & Acquisition - Suntory PepsiCo Beverage
Ich benutze Manatal für die Suche nach Talenten und es ist die beste Plattform überhaupt. Ich bin so beeindruckt, das Manatal-Team hat einen hervorragenden Job gemacht. Das ist so fantastisch, dass ich die Lösung allen Personalvermittlern, die ich kenne, empfehle.
Bill Twinning
Direktor für Talentressourcen und -entwicklung - Charoen Pokphand Gruppe
Manatal ist das beste ATS, mit dem wir gearbeitet haben. Die Kombination aus Einfachheit, Effizienz und den neuesten Technologien macht es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jedes große HR-Team. Seit der Einführung von Manatal haben wir einen enormen Anstieg bei allen unseren wichtigen Einstellungskennzahlen festgestellt. Kurz gesagt: Es ist ein Muss.
Ahmed Firdaus
Direktor - MRINetwork, Personalberatungsunternehmen
Ich nutze Manatal seit ein paar Monaten und die Plattform ist ausgezeichnet, benutzerfreundlich und hat mir sehr bei meinem Rekrutierungsprozess, dem Betrieb und der Datenbankverwaltung geholfen. Ich bin sehr zufrieden mit dem großartigen Support. Wann immer ich etwas frage, melden sie sich innerhalb von Minuten bei mir.
Dina Demajo
Senior Talent Acquisition - Manpower Gruppe
Manpower nutzt Manatal und wir könnten als Team nicht zufriedener sein mit den Leistungen, die diese Plattform bietet. Die Anwendung ist extrem benutzerfreundlich und sehr gut ausgestattet mit allen nützlichen Funktionen, die man für eine erfolgreiche Rekrutierung benötigt. Das Support-Team ist ebenfalls hervorragend und reagiert sehr schnell.
Kevin Martin
Leiter der Personalabteilung - Oakwood
Manatal ist ein ausgereiftes, benutzerfreundliches, mobiles und cloudbasiertes Bewerbermanagementsystem, das Unternehmen bei der Digitalisierung und der nahtlosen Integration von LinkedIn und anderen Jobbörsen unterstützt. Das Team von Manatal ist sehr unterstützend, hilfsbereit, antwortet prompt und wir waren erfreut zu sehen, dass der angebotene Support unsere Erwartungen übertroffen hat.
Maxime Ferreira
Internationaler Direktor - JB Hired
Manatal war das Herzstück der Expansion unserer Agentur. Die Nutzung hat unsere Rekrutierungsprozesse erheblich verbessert und vereinfacht. Unglaublich einfach und intuitiv zu bedienen, perfekt anpassbar und mit erstklassigem Live-Support. Unsere Personalvermittler lieben es. Ein Muss für alle Personalvermittler. Unbedingt zu empfehlen!
Ngoc-Thinh Tran
HR Manager, Talent Sourcing & Acquisition - Suntory PepsiCo Beverage
Ich benutze Manatal für die Suche nach Talenten und es ist die beste Plattform überhaupt. Ich bin so beeindruckt, das Manatal-Team hat einen hervorragenden Job gemacht. Das ist so fantastisch, dass ich die Lösung allen Personalvermittlern, die ich kenne, empfehle.

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