Dokumentationsspezialist Stellenbeschreibung

Job-Kurzbeschreibung 

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen Dokumentationsspezialisten, der uns bei der Verwaltung der Dokumente unserer Organisation unterstützt. Der erfolgreiche Bewerber wird dafür sorgen, dass die gesamte Dokumentation korrekt, aktuell und für die zuständigen Stellen leicht zugänglich ist.

Der Dokumentationsspezialist spielt eine wichtige Rolle in unserem Unternehmen, indem er eng mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeitet, um die Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten. Dazu gehört die Erstellung, Überarbeitung und Speicherung von Dokumenten und die Gewährleistung, dass alle Dokumente organisiert und leicht zugänglich sind.

Der ideale Bewerber verfügt über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, eine ausgeprägte Liebe zum Detail und die Fähigkeit, effektiv mit funktionsübergreifenden Teams zusammenzuarbeiten. Er/sie sollte auch Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen haben und mit dem Einsatz von Technologie zur Rationalisierung von Prozessen vertraut sein.

Wenn Sie sich für das Dokumentationsmanagement begeistern können und nach einer spannenden Möglichkeit suchen, in einem schnelllebigen Unternehmen etwas zu bewegen, sollten Sie sich für diese Stelle bewerben.

Zuständigkeiten:

• Entwicklung und Umsetzung von Strategien und Verfahren für die Dokumentenverwaltung.
• Überprüfung und Bearbeitung von Unterlagen auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
• Sicherstellen, dass alle Dokumente in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und -vorschriften ordnungsgemäß klassifiziert, abgeheftet und aufbewahrt werden.
• Überwachung von Dokumentennutzung, -zugriff und -aufbewahrung, um die Einhaltung rechtlicher und behördlicher Anforderungen zu gewährleisten.
• Zusammenarbeit mit internen Teams zur Erstellung von Standarddokumentationsvorlagen, -formaten und -stilen.
• Sie pflegen und aktualisieren eine Dokumentendatenbank oder -bibliothek und stellen sicher, dass alle Dokumente ordnungsgemäß archiviert und für ein schnelles Auffinden indexiert sind.
• Schulung der Mitarbeiter in der ordnungsgemäßen Handhabung und Verwaltung von Dokumenten.

Anforderungen:

• Bachelor-Abschluss in einem verwandten Bereich (z. B. Wirtschaft, Kommunikation, Informationsmanagement).
• 1-3 Jahre Erfahrung in der Dokumentenverwaltung oder einem verwandten Bereich
• Ausgeprägte Organisations- und Projektmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Projekte und Prioritäten gleichzeitig zu verwalten
• Liebe zum Detail und ausgezeichnete Fähigkeiten im Bereich Redaktion und Korrekturlesen
• Ausgeprägte kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie die Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit Interessengruppen in der gesamten Organisation
• Vertrautheit mit Dokumentenmanagement-Software und bewährten Verfahren
• Kenntnisse der einschlägigen Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit der Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten sind von Vorteil