Filialsekretärin Jobbeschreibung Vorlage für Personalvermittler

Die Rolle eines Filialsekretärs ist für den effizienten Betrieb der Filiale eines Unternehmens oder einer Organisation von entscheidender Bedeutung. Sie sind für eine breite Palette von Verwaltungsaufgaben zuständig, darunter die Verwaltung des Schriftverkehrs, die Koordinierung von Sitzungen und die Führung genauer Aufzeichnungen. Es ist wichtig, einen Bewerber zu finden, der nicht nur über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, sondern auch mit den Werten und Zielen des Unternehmens übereinstimmt.

Filialsekretärin Jobbeschreibung

Der/die Branchensekretär/in spielt eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung des reibungslosen Betriebs und der effektiven Verwaltung einer Zweigstelle oder Abteilung innerhalb einer Organisation. In dieser Position leistet er administrative Unterstützung, koordiniert Sitzungen und Veranstaltungen, führt Aufzeichnungen und erleichtert die Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten. Der/die Filialsekretär/in ist für die Wahrung der Vertraulichkeit, die Organisation und Priorisierung von Aufgaben und die Einhaltung der einschlägigen Richtlinien und Verfahren verantwortlich.

Aufgaben des Branchensekretärs

1. Administrative Unterstützung: Unterstützung im Tagesgeschäft der Zweigstelle durch Erledigung des Schriftverkehrs, Planung von Terminen und Verwaltung von Kalendern. Vorbereitung von Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten nach Bedarf.
2. Koordinierung von Sitzungen: Planen und Koordinieren von Sitzungen und Konferenzen, einschließlich der Erstellung von Tagesordnungen, Protokollführung und Weitergabe relevanter Informationen an die Teilnehmer. Sicherstellen, dass alle erforderlichen Materialien und Ressourcen zur Verfügung stehen und dass die Sitzungsräume vorbereitet sind.
3. Aktenverwaltung: Führen Sie korrekte und aktuelle Aufzeichnungen, einschließlich Ablage, Archivierung und Abruf von Dokumenten nach Bedarf. Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Sicherheit vertraulicher Informationen.
4. Kommunikation und Korrespondenz: Dienen Sie als Hauptansprechpartner für interne und externe Interessengruppen, einschließlich Kunden, Mitarbeiter und leitende Angestellte. Beantwortung von Anfragen, Bereitstellung von Informationen und professionelle und zeitnahe Bearbeitung von Anträgen.
5. Einhaltung von Richtlinien und Verfahren: Befolgen Sie die festgelegten Richtlinien und Verfahren und stellen Sie sicher, dass die Zweigstelle im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien arbeitet. Halten Sie sich über alle Änderungen auf dem Laufenden und kommunizieren Sie diese effektiv an die relevanten Parteien.
6. Finanzverwaltung: Unterstützung bei der Erstellung und Überwachung des Haushaltsplans, einschließlich der Verfolgung von Ausgaben, der Abstimmung von Konten und der Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen. Bei Bedarf Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung.
7. Veranstaltungs-Koordination: Planen und koordinieren Sie Zweigstellenveranstaltungen, Workshops und Schulungen. Organisieren Sie Logistik, Einladungen und Materialien, um einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten.

Branchensekretär Erforderliche Qualifikationen

1. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten: Fähigkeit, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, Zeit effektiv zu verwalten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Liebe zum Detail ist unerlässlich.
2. Ausgezeichnete Kommunikation: Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten. Kann effektiv mit Personen auf allen Ebenen innerhalb der Organisation interagieren.
3. Beherrschung der Technologie: Kompetent im Umgang mit Bürosoftware wie Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) und in der Lage, sich schnell in neue Systeme und Tools einzuarbeiten.
4. Problemlösungsfähigkeiten: Zeigt Fähigkeiten zum kritischen Denken und ist in der Lage, Probleme effizient zu erkennen und zu lösen. Fähigkeit, Herausforderungen zu antizipieren und effektive Lösungen zu entwickeln.
5. Vertraulichkeit: Wahrt ein hohes Maß an Vertraulichkeit und übt Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
6. Teamarbeit: Arbeitet mit Kollegen zusammen und zeigt die Bereitschaft, andere zu unterstützen. Kann positive Beziehungen aufbauen und zu einem harmonischen Arbeitsumfeld beitragen.

Erforderliche Qualifikationen

1. Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich ist von Vorteil. Einschlägige Berufserfahrung kann anstelle einer formalen Ausbildung berücksichtigt werden.
2. Erforderlich sind frühere Erfahrungen in einer Verwaltungstätigkeit, vorzugsweise in einer Zweigstelle oder Abteilung. Die Vertrautheit mit den üblichen Büroverfahren und -praktiken ist unerlässlich.
3. Fundierte Kenntnisse der Unternehmensrichtlinien und -verfahren sowie Kenntnisse in der Aktenführung und im Dokumentenmanagement.
4. Beherrschung von Bürosoftware, E-Mail und anderen einschlägigen Anwendungen. Erfahrung mit Datenbankmanagement und Finanzsystemen ist wünschenswert.
5. Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch. Weitere Sprachen können je nach den Bedürfnissen der Organisation von Vorteil sein.
6. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein gutes Zeitmanagement mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten.
7. Sorgfältig und gründlich, mit einem scharfen Blick für Details. Sie sind in der Lage, genaue Aufzeichnungen zu führen und fehlerfreie Dokumente zu erstellen.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Branch Secretary eine entscheidende Rolle für das reibungslose Funktionieren der Zweigstelle einer Organisation spielt. Sie sind für die Erledigung von Verwaltungsaufgaben, die Pflege von Unterlagen, die Planung von Sitzungen und die Unterstützung der Mitarbeiter der Zweigstelle zuständig. Liebe zum Detail, ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sind für den Erfolg in dieser Funktion unerlässlich. Mithilfe der vorliegenden Vorlage für eine Stellenbeschreibung können Unternehmen qualifizierte Mitarbeiter finden und einstellen, die zur allgemeinen Effizienz und zum Erfolg ihrer Zweigstelle beitragen werden.