Verwaltungsbeamter Stellenbeschreibung

Aufgabenbeschreibung

Unsere Organisation sucht einen fähigen und detailorientierten Verwaltungsbeamten zur Verstärkung unseres Teams. Der bevorzugte Kandidat sollte über ein hohes Maß an Organisationstalent verfügen und nachweislich in der Lage sein, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten und mehrere Aufgaben effizient zu bewältigen. Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt auf der administrativen Unterstützung unserer Führungskräfte und der Gewährleistung eines reibungslosen Bürobetriebs.

Zuständigkeiten

• Verwaltung des täglichen Bürobetriebs, einschließlich der Planung von Besprechungen und Terminen, der Organisation von Akten und der Bearbeitung des Schriftverkehrs.
• Als Ansprechpartner zwischen Führungskräften und internen/externen Interessengruppen fungieren.
• Vorbereitung von Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten für die Führungskräfte nach Bedarf.
• Koordinierung der Reisearrangements für Führungskräfte und Abwicklung der damit verbundenen Logistik.
• Aufrechterhaltung eines sicheren Arbeitsumfelds durch Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.
• Organisation und Pflege des Ablagesystems im Büro, einschließlich elektronischer und ausgedruckter Dokumente.
• Bearbeitung und Verfolgung von Rechnungen, Bestellungen und anderen Finanzdokumenten nach Bedarf.
• Verwaltung des Bestands an Büromaterial und -geräten und Bestellung von neuem Material nach Bedarf.

Anforderungen

• einen vierjährigen Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft oder einem einschlägigen Studienbereich
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion
• nachgewiesene Fähigkeit, unter Druck effektiv zu arbeiten
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, enge Beziehungen aufzubauen
• gutes Zuhörvermögen und hohe Detailgenauigkeit
• Gute Kenntnisse der Microsoft Office-Plattformen
• Multitasking-Fähigkeit und Fähigkeit zur Priorisierung der eigenen Arbeitsbelastung