Stellenbeschreibung für den Verwaltungskoordinator

Job-Kurzbeschreibung

Der/die Verwaltungskoordinator/in ist für die administrative Unterstützung verschiedener Abteilungen zuständig und trägt zum reibungslosen Funktionieren der Organisation bei. Der ideale Kandidat sollte organisiert und detailorientiert sein und über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen.

Aufgaben und Zuständigkeiten

• Verwaltung und Pflege des Ablagesystems des Unternehmens
• Telefonanrufe entgegennehmen und weiterleiten
• Organisieren und Planen von Besprechungen und Terminen
• Allgemeine administrative Unterstützung für verschiedene Abteilungen
• Verwaltung von Büromaterial und Inventar
• Vorbereiten und Verteilen von Korrespondenz und Memos
• Koordinierung und Kommunikation mit externen Anbietern und Auftragnehmern
• Mitwirkung an der Erstellung verschiedener Berichte
• Sicherstellung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -verfahren

Anforderungen

• High-School-Diplom oder gleichwertiger Abschluss erforderlich; Associate's oder Bachelor's Degree in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich bevorzugt
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer unterstützenden Verwaltungsfunktion
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Beherrschung der Microsoft Office Suite
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen und Prioritäten bei der Arbeit zu setzen
• Kenntnis der Büroverwaltungssysteme und -verfahren

Arbeitsbedingungen

Der/die Verwaltungskoordinator/in arbeitet in einer Büroumgebung und kann gelegentlich auch außerhalb der normalen Geschäftszeiten eingesetzt werden.

Physikalische Anforderungen

Der Verwaltungskoordinator muss unter Umständen längere Zeit sitzen oder stehen und kann bis zu 25 Pfund heben müssen.

Diese Vorlage für eine Stellenbeschreibung für einen Verwaltungskoordinator kann auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten werden. Indem Sie Bewerber mit den erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen gewinnen, können Sie den anhaltenden Erfolg Ihres Unternehmens sicherstellen.

Wie kann man sich als Verwaltungskoordinator auszeichnen?

Ein Verwaltungskoordinator muss über fachliche und persönliche Fähigkeiten verfügen, z. B. in den Bereichen Kundendienst, Dateneingabe, Haushaltsführung, Bedienung von Bürogeräten, Microsoft Office-Kenntnisse, zwischenmenschliche Fähigkeiten, Organisationsfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Problemlösungsfähigkeit und Führungsqualitäten. Sie müssen außerdem in der Lage sein, mit dem Verwaltungsteam und anderen Abteilungen zu kommunizieren und diese zu leiten, mehrere Aufgaben und Projekte zu bewältigen, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten sowie sich an veränderte Situationen und Bedürfnisse anzupassen.