Stellenbeschreibung Verwaltungsassistent

Aufgabenbeschreibung

Wir suchen eine(n) Verwaltungsassistent(in) zur Unterstützung der Verwaltungsabteilung, um einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten. Dazu gehören die Kommunikation zwischen den Abteilungen, Büroarbeiten und Assistenzaufgaben.

Zuständigkeiten

• Erledigung von Büroarbeiten wie Erstellung von Berichten, Ablage, Nachbestellung von Material, Präsentationen und Vorbereitung von Sitzungen.
• Teilnahme an Sitzungen zur Erstellung von Protokollen.
• Pflegen Sie eine professionelle und höfliche Kommunikation per E-Mail, Post und am Telefon.
• Entgegennahme von Anrufen und Weiterleitung der Anrufer an die zuständige Person.
• Antizipieren Sie alle Bedürfnisse, um eine positive und nahtlose Erfahrung zu gewährleisten.
• Unterstützung in Echtzeit, indem Termine vereinbart und Konflikte vermieden werden.
• Erledigung allgemeiner Bürotätigkeiten wie z. B. Bestellung von Verbrauchsmaterial, Pflege von Datenbanksystemen zur Verwaltung von Unterlagen und Durchführung grundlegender Buchführungsarbeiten.
• Begrüßen Sie Besucher oder Anrufer und entscheiden Sie, ob sie Zugang zu bestimmten Personen erhalten sollen. 
• Erledigung von Reisevorbereitungen wie Flug- und Mietwagenbuchungen sowie Restaurant- und Hotelreservierungen.
• Sie verwenden Computer, um Dokumente zu erstellen, Material nachzubestellen, Notizen von Sitzungen zu machen und Präsentationen zu erstellen.
• Durchführung von Recherchen, Zusammenstellung von Daten und Vorbereitung von Unterlagen zur Prüfung und Präsentation vor Führungskräften, Ausschüssen und Verwaltungsräten.
• Vorbereitung von Rechnungen, Berichten, Vermerken, Briefen, Jahresabschlüssen und anderen Dokumenten unter Verwendung von Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Datenbank- oder Präsentationssoftware.
• Lesen und analysieren Sie eingehende Memos, Eingaben und Berichte, um ihre Bedeutung zu ermitteln und ihre Verteilung zu planen.
• Andere Aufgaben können zugewiesen werden.

Anforderungen

• Schulabschluss oder gleichwertiger Abschluss
• Zusätzliche Qualifikationen sind ein Plus
• mindestens 1 Jahr Verwaltungserfahrung
• Beherrschung von Microsoft Office
• Gute organisatorische Fähigkeiten
• Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten, Bereitschaft zur Eigeninitiative und Kontaktfreudigkeit
• Fähigkeit, anderen Menschen volle Aufmerksamkeit zu schenken und aktiv Wege zu finden, ihnen zu helfen
• Fähigkeit, Handlungen an die Aktivitäten anderer anzupassen und die eigene Zeit und die Zeit anderer zu managen