Verwaltungsanalytiker Stufe I Stellenbeschreibung Vorlage

Die Rolle eines Verwaltungskoordinators der Ebene 1 ist für das reibungslose Funktionieren jeder Organisation unerlässlich. Diese Fachkräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung der Abteilungsabläufe und stellen sicher, dass Aufgaben und Projekte effizient ausgeführt werden. Diese Vorlage soll Sie mit den wichtigsten Aufgaben und Qualifikationen vertraut machen, die mit dieser Position verbunden sind.

Administrative Analyst Level 1 Stellenbeschreibung

Der Verwaltungsanalytiker der Stufe I leistet administrative Unterstützung und hilft bei der Koordinierung und Durchführung von Aufgaben und Projekten innerhalb der Organisation. Diese Position erfordert eine detailorientierte Person mit guten Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten. Sie müssen in der Lage sein, bei mehreren Aufgaben Prioritäten zu setzen und effizient zu arbeiten, um Fristen einzuhalten. Der Verwaltungsanalytiker der Stufe 1 arbeitet eng mit funktionsübergreifenden Teams zusammen und berichtet an den Abteilungsleiter.

Verwaltungsanalytiker Stufe 1 Aufgaben:

1. Mitwirkung an der Planung und Durchführung verschiedener Verwaltungsprojekte und -initiativen.
2. Bereitstellung allgemeiner administrativer Unterstützung, einschließlich der Verwaltung von Kalendern, der Planung von Terminen, der Organisation von Sitzungen und der Koordinierung von Reisevorbereitungen.
3. Vorbereiten und Verteilen von Tagesordnungen, Protokollen und anderen relevanten Dokumenten.
4. Durchführung von Recherchen und Zusammenstellung von Daten zur Unterstützung von Projekten und Berichten der Abteilung.
5. Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und anderen Unterlagen.
6. Führen Sie genaue und aktuelle Aufzeichnungen und Unterlagen.
7. Unterstützung bei der Haushaltsführung, der Überwachung der Ausgaben und der Bearbeitung von Rechnungen.
8. Koordinierung und Verfolgung des Bestands an Ausrüstung und Material der Abteilung.
9. Unterstützung bei der Vorbereitung und Überwachung von Verträgen und Lieferantenvereinbarungen.
10. Unterstützung bei der Organisation und Koordinierung von Veranstaltungen und Konferenzen der Abteilung.
11. Beantwortung von Anfragen und Bereitstellung von Informationen für interne und externe Beteiligte.
12. Wahrnehmung sonstiger administrativer Aufgaben und Pflichten nach Maßgabe des Auftrags.

Verwaltungsanalytiker Stufe 1 Erforderliche Qualifikation:

1. Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten.
2. Ausgeprägte Liebe zum Detail und Genauigkeit bei der Arbeit.
3. Beherrschung der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
4. Fähigkeit, Recherchen durchzuführen und Informationen aus verschiedenen Quellen zu sammeln.
5. Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
6. Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit und zur Zusammenarbeit in einem Teamumfeld.
7. Flexibilität, um sich an wechselnde Prioritäten anzupassen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
8. Problemlösungskompetenz und kritisches Denken.
9. Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und sensible Informationen diskret zu behandeln.
10. Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, positive Beziehungen zu Kollegen und Interessengruppen aufzubauen.

Erforderliche Qualifikationen:

1. Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre, öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Fachgebiet.
2. Frühere Erfahrungen in einer unterstützenden Funktion in der Verwaltung sind von Vorteil.
3. Kenntnis der Verwaltungsverfahren und -praktiken.
4. Vertrautheit mit Konzepten und Instrumenten des Projektmanagements.
5. Kenntnisse im Umgang mit Bürogeräten wie Druckern, Scannern und Kopierern.
6. Kenntnisse der grundlegenden Buchführungsprinzipien und der Budgetierung.
7. Gute Computerkenntnisse und die Fähigkeit, sich in neue Softwareanwendungen einzuarbeiten.
8. Professionelles Auftreten und Kundenorientierung.
9. Fähigkeit, selbständig und in einem teamorientierten Umfeld zu arbeiten.
10. Ausgeprägte Fähigkeiten zur Problemlösung und Entscheidungsfindung.

Schlussfolgerung

Abschließend bietet die Vorlage für die Stellenbeschreibung des Verwaltungsanalytikers der Stufe 1 einen umfassenden Überblick über die Aufgaben und Qualifikationen, die für diese Funktion erforderlich sind. Sie unterstreicht die Bedeutung ausgeprägter Analyse- und Problemlösungsfähigkeiten, die Liebe zum Detail und die Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Interessengruppen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Diese Vorlage dient als wertvolle Ressource für Organisationen, die qualifizierte Kandidaten für diese Position einstellen möchten, um sicherzustellen, dass sie die richtige Person für ihre administrativen Anforderungen finden.