Stellenbeschreibung Administration Manager

Job-Kurzbeschreibung

Der Verwaltungsleiter ist für die Verwaltung der täglichen Verwaltungsaufgaben des Unternehmens zuständig. Er beaufsichtigt das Verwaltungspersonal, verwaltet Budgets und setzt Richtlinien und Verfahren um. Der Verwaltungsleiter sorgt dafür, dass das Büro reibungslos funktioniert und dass alle Verwaltungsaufgaben genau und effizient erledigt werden.

Zuständigkeiten

• Leitung und Beaufsichtigung des Verwaltungspersonals, einschließlich Einstellung, Schulung und Leistungsmanagement.
• Entwicklung und Umsetzung von Verwaltungsrichtlinien und -verfahren zur Gewährleistung des reibungslosen Funktionierens des Büros.
• Verwaltung des Budgets für die Verwaltungsfunktionen des Unternehmens, einschließlich Bürobedarf und -ausstattung.
• Sicherstellen, dass alle Verwaltungsaufgaben wie Dateneingabe, Ablage und Korrespondenz genau und effizient erledigt werden.
• Koordinierung und Verwaltung von Büroveranstaltungen und Sitzungen.
• Pflege und Aktualisierung von Unternehmensdatenbanken und -unterlagen.
• Zusammenarbeit mit externen Akteuren wie Anbietern und Kunden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
• Gewährleistung der Einhaltung aller einschlägigen Gesetze und Vorschriften.
• Umsetzung und Aufrechterhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsverfahren im Büro.

Anforderungen

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder einem verwandten Fachgebiet.
• Nachgewiesene Erfahrung als Verwaltungsleiter oder in einer ähnlichen Funktion.
• Ausgezeichnete Organisations- und Führungsfähigkeiten.
• Ausgeprägte kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Kenntnis der Verfahren und Systeme der Büroverwaltung.
• Beherrschung der Microsoft Office Suite.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.

Mit wem arbeitet ein Verwaltungsleiter zusammen?

Ein Verwaltungsleiter arbeitet mit Verwaltungsmitarbeitern, anderen Führungskräften, Gebäudediensten und externen Interessengruppen zusammen, um das Verwaltungssystem und die Arbeitsabläufe einer Organisation zu koordinieren und zu überwachen.

Was macht einen guten Verwaltungsleiter aus?

Um ein guter Verwaltungsleiter zu sein, muss man über verschiedene Fähigkeiten und Fertigkeiten verfügen. Einige davon sind: Organisation und Rationalisierung von Verwaltungsabläufen und -systemen, Einstellung und Schulung von Mitarbeitern, Bewertung der Mitarbeiterleistung und Förderung einer effektiven Kommunikation innerhalb der Organisation. Darüber hinaus sollte ein guter Verwaltungsleiter über ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten, kritisches und kreatives Denken, eine kollaborative und führungsorientierte Einstellung sowie Kenntnisse in MS Office verfügen. Ein guter Verwaltungsleiter sollte auch in der Lage sein, Zeitpläne und Fristen einzuhalten, das Inventar und das Budget zu überwachen, die Einrichtungen und die Wartung zu verwalten und sich über organisatorische Veränderungen und Geschäftstrends auf dem Laufenden zu halten.