Fragen zur Arbeitszeugnisprüfung

Einführung

Die Bewerber vermitteln in ihren Lebensläufen und Vorstellungsgesprächen ein positives Bild. Die Referenzen eines Bewerbers können objektivere Informationen über seine Arbeit liefern. Erwägen Sie, Referenzen von früheren Mitarbeitern, Kollegen und Geschäftspartnern einzuholen, bevor Sie ein Stellenangebot unterbreiten (z. B. Kunden).

Führen Sie Referenzprüfungen durch:

• Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen Informationen erhalten. Bestätigen Sie die Fakten im Lebenslauf, z. B. Beschäftigungsdaten, Stellen, Berufsbezeichnungen und Zuständigkeiten.
• Ermitteln Sie die früheren Berufserfahrungen eines Bewerbers. Informieren Sie sich direkt bei früheren Arbeitgebern, mit denen der Bewerber zusammengearbeitet hat, wie er seine Fähigkeiten bei der Arbeit einsetzt.
• Ermitteln Sie, wie Kandidaten mit anderen interagieren. Nutzen Sie Referenzprüfungen, um herauszufinden, wie die Kandidaten mit ihren Vorgesetzten, Kollegen, direkten Mitarbeitern und Kunden umgehen.
• Erkennen Sie rote Fahnen. Die Überprüfung von Referenzen kann Aufschluss über das Verhalten in der Vergangenheit geben. Nutzen Sie diese Daten, um eine fundierte Einstellungsentscheidung zu treffen.

Fragen zur Überprüfung von Arbeitszeugnissen

• Wann hat [Kandidat] für Ihre Organisation gearbeitet, und wie lautete seine Stellenbezeichnung?
• In welcher Eigenschaft kannten Sie [Kandidat] oder haben Sie mit ihm zusammengearbeitet?
• Warum hat sich [Name des Kandidaten] von Ihrer Organisation getrennt?
• Wofür war [Name des Bewerbers] hauptsächlich verantwortlich?
• Können Sie ein oder zwei Gruppenprojekte beschreiben, an denen [Name des Bewerbers] beteiligt war? Was war ihre Aufgabe und wie haben sie mit ihren Kollegen zusammengearbeitet?
• Wie hat [Name des Bewerbers] auf Kritik reagiert?

Nennen Sie zwei oder drei Stärken und Schwächen des Bewerbers.

• Welche Fähigkeiten könnte [Name des Bewerbers] Ihrer Meinung nach weiter ausbauen?
• Wie hat [Name des Bewerbers] auf angespannte Situationen reagiert? 
• Welchen Ansatz verfolgte [Name des Bewerbers] in Bezug auf das Management? Beschreiben Sie einen Moment, in dem [Name des Bewerbers] einen Konflikt mit einem Teammitglied bewältigt hat.
• Gab es Verhaltensweisen, die sich auf die Arbeitsleistung von [Name des Bewerbers] ausgewirkt haben? (z. B. Zuspätkommen, Überschreiten von Fristen oder Konflikte mit Kollegen) Glauben Sie, dass [Name des Bewerbers] in der Lage ist, eine höhere Position zu übernehmen? Was sind die Gründe dafür, oder warum nicht?

Wie man eine Referenzprüfung durchführt

• Bevor Sie einem potenziellen neuen Mitarbeiter ein Stellenangebot unterbreiten, sollten Sie in der letzten Phase des Einstellungsverfahrens Referenzen prüfen. Um Ihren Einstellungsprozess objektiver zu gestalten, sollten Sie jedem Bewerber die gleichen Fragen zu seinen Referenzen stellen.
• Informieren Sie die Bewerber darüber, dass die Referenzen im Voraus geprüft werden. Sie können dies in Ihrer Stellenausschreibung vermerken und nach der Auswahlphase Referenzen von den Bewerbern anfordern.
• Bewerten Sie die Informationen, die Sie bei der Überprüfung von Referenzen erhalten, im Hinblick auf Ihre Position. Es sollte Sie nicht überraschen, wenn ein Bewerber eine Fähigkeit vermissen lässt, die nicht zu Ihren wesentlichen Anforderungen gehört. Solide Kommunikationsfähigkeiten und Zuverlässigkeit sind jedoch für die meisten Stellen unerlässliche Qualifikationen.
• Passen Sie Ihre Fragen an die Beziehung zwischen dem Gesprächspartner und dem Bewerber an. Ein ehemaliger Arbeitgeber kann sich beispielsweise zur Arbeitsleistung des Bewerbers äußern, während ein ehemaliger Kollege die Fähigkeit des Bewerbers zur Zusammenarbeit hervorheben kann.
• Ein Referenzanruf ist kurz und ermöglicht es Ihnen, Folgefragen zu stellen und den Tonfall Ihres Gesprächspartners besser zu verstehen. Sie können Ihre Fragen aber auch per E-Mail stellen, wenn der frühere Arbeitgeber oder Kollege Ihres Bewerbers diese Methode bevorzugt.
• Wenn Ihnen bei der Überprüfung der Referenzen kleinere Unstimmigkeiten auffallen, besprechen Sie diese mit dem Bewerber. So kann beispielsweise ein falsches Beschäftigungsdatum im Lebenslauf eines Bewerbers ein einfacher Fehler sein.

Zu beachtende rote Flaggen

• Negative Äußerungen. In der Regel legen die Bewerber eine Liste von Referenzen vor, von denen sie wissen, dass sie positiv über sie sprechen werden. Bevor Sie eine Einstellungsentscheidung treffen, sollten Sie alle ungünstigen Aussagen von Referenzen über die Arbeitsleistung eines Bewerbers sorgfältig prüfen.
• Unzureichende Spezifität. Sie können davon ausgehen, dass die Referenzen sehr gute Empfehlungen aussprechen. Schließlich handelt es sich um Personen, denen der Bewerber vertraut und die bei einem Vorstellungsgespräch für ihn bürgen. Bestehen Sie angesichts des Überschwangs der Empfehlungen auf Konkretheit. Wenn frühere Vorgesetzte oder Kollegen keine Arbeitserfahrungen nennen können, die ihre Behauptungen untermauern, oder keine Bereiche nennen können, in denen sie sich weiterentwickeln können, kann es sein, dass es nicht genügend Erfahrungen gibt, aus denen man lernen kann.
• Unstimmigkeiten in den Sachdaten. Geringfügige Ungenauigkeiten (z. B. das tatsächliche Beschäftigungsdatum) müssen nicht unbedingt ein rotes Signal darstellen. Wenn ein Bewerber jedoch bei wichtigeren Punkten lügt, z. B. bei seinem Verantwortungsbereich, sollte dies ein rotes Tuch für seine Zuverlässigkeit sein.

Herausforderungen bei Referenzprüfungen

• Aufgrund von mangelndem Vertrauen zögern manche Personen, über ihre ehemaligen Kollegen zu sprechen. Versichern Sie ihnen, dass das Gespräch streng vertraulich ist, und erklären Sie, dass es darum geht, mehr über den Bewerber zu erfahren.
• Fehlende Objektivität: Einige ehemalige Vorgesetzte hegen vielleicht einen Groll gegen frühere Mitarbeiter. Oder, wenn die Zusammenarbeit mit einem guten Ergebnis endete, würden andere ihre Fähigkeiten überschätzen. Um Voreingenommenheit zu vermeiden, sollten Sie ausführliche Beispiele für die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters bei der Arbeit verlangen.
• Ehemalige Chefs und Kollegen haben möglicherweise nur wenig Zeit, um Ihre Fragen zu beantworten. Beschränken Sie daher einen Anruf zur Überprüfung von Referenzen auf maximal 10 bis 15 Minuten. Oder raten Sie zu einer E-Mail-Koordinierung.

Fragen zur Referenzprüfung, die Sie nicht stellen dürfen

• Bei der Überprüfung von Referenzen ist es wichtig, die arbeitsrechtlichen Vorschriften zu beachten, auch wenn einige Fragen nützlich erscheinen, um festzustellen, ob ein Bewerber in die Unternehmenskultur passt. Um rechtliche Probleme zu vermeiden, sollten Sie keine Fragen zu folgenden Themen stellen:
• Um Ihr Unternehmen vor möglichen Diskriminierungsvorwürfen zu schützen, sollten Sie es vermeiden, Fragen zu stellen, die das Alter, die religiösen Ansichten, die Nationalität, die Ethnie, die Religion oder den Familienstand eines Bewerbers offenlegen könnten.
• Gesundheitsinformationen: Potenzielle Mitarbeiter haben das Recht auf Privatsphäre, und das Bundesgesetz schützt gesundheitsbezogene Informationen. Sie können sich erkundigen, ob ein Bewerber in der Lage ist, bestimmte Tätigkeiten auszuführen, sollten es aber vermeiden, nach Einschränkungen oder Gesundheitszuständen zu fragen.
• Auch wenn Sie Ihre Einstellungsentscheidung von einer guten Kreditwürdigkeit abhängig machen können, ist es unangebracht, sich bei einer Referenzprüfung nach Geld oder Kreditwürdigkeit zu erkundigen. Wenn die Kreditwürdigkeit für die Stelle wichtig ist, sollten Sie eine objektive Informationsquelle, wie z. B. eine Kreditauskunft, für die Beurteilung heranziehen.

Schlussfolgerung

Diese Fragen des Arbeitszeugnis-Checks kombinieren eine Zusammenfassung der Qualitäten, auf die man bei Bewerbern achten sollte, mit einer repräsentativen Auswahl geeigneter Interviewfragen.

Sie können Ihre Antworten im Voraus vorbereiten und sich darauf vorbereiten, Ihre Erfahrungen mit dem Interviewer zu besprechen, indem Sie üben, wie Sie auf diese Fragen des Employment Reference Check antworten werden.