Kalkulationstabelle für Leerstandsquote und Kosten

Hohe Leerstandsquoten können die Produktivität behindern, die Arbeitsbelastung der vorhandenen Mitarbeiter erhöhen und die Gesamtleistung des Unternehmens beeinträchtigen, was letztlich zu erheblichen finanziellen Auswirkungen führt. Es ist wichtig, diese Quoten sorgfältig zu analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die die Stabilität der Belegschaft verbessern und die Kosten minimieren. Verwenden Sie die Tabellenvorlage zur Berechnung von Leerstandsquoten und Kosten, um diese Kennzahlen effizient zu bewerten und zu verwalten.

Kalkulationstabelle für Leerstandsquote und Kosten

Blatt 1: Berechnung der Leerstandsquote

Abteilung/TeamGesamtstellenUnbesetzte StellenLeerstandsquote (%)Beispiel Abteilung 1202= (Unbesetzte Stellen/Gesamtstellen) _ 100Beispiel Abteilung 2150= (Unbesetzte Stellen/Gesamtstellen) _ 100Gesamt/Durchschnitt= MITTELWERT(Spalte Leerstandsquote)

Blatt 2: Kostenkalkulation

Abteilung/TeamGesamte StellenUnbesetzte StellenDurchschnittliches Gehalt ($)Einstellungskosten ($)Ausbildungskosten ($)Gesamtkosten ($)Beispiel Abteilung 120250.0005.0002.000= (Unbesetzte Stellen _ Durchschnittliches Gehalt) + Einstellungskosten + AusbildungskostenBeispiel Abteilung 215055.0004.0001.500= (Unbesetzte Stellen _ Durchschnittliches Gehalt) + Einstellungskosten + AusbildungskostenSumme/Durchschnitt= SUMME(Spalte Gesamtkosten)

Anweisungen:

1. Füllen Sie die Daten aus:
   • Geben Sie für jede Abteilung/jedes Team die Gesamtzahl der Stellen und die Zahl der freien Stellen ein.
   • Geben Sie das Durchschnittsgehalt für die Funktionen in den einzelnen Abteilungen an.
   • Hinzu kommen die Kosten für die Einstellung und Ausbildung.
2. Berechnen Sie die Leerstandsquote:
   • Die Leerstandsquote wird wie folgt berechnet: (Offene Stellen / Gesamtstellen) * 100.
3. Berechnen Sie die Gesamtkosten:
   • Gesamtkosten = (Offene Stellen * Durchschnittsgehalt) + Einstellungskosten + Ausbildungskosten.
4. Rückblick:
   • Überprüfen Sie die Gesamtwerte und Durchschnittswerte, um einen Einblick in die Gesamtleerstandsquote und die damit verbundenen Kosten zu erhalten.

Hinweis: Sie können diese Vorlage nach Belieben an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Daten anpassen.

Warum die Leerstandsquote wichtig ist

1. Arbeitsmoral und Produktivität

Eine hohe Zahl unbesetzter Stellen kann den Druck auf die vorhandenen Mitarbeiter erhöhen, was zu Burnout und geringerer Produktivität führen kann. Teams mit unbesetzten Stellen müssen oft zusätzliche Aufgaben übernehmen, was die Ressourcen belasten und zu Unzufriedenheit führen kann.

2. Operative Effizienz

Wenn Schlüsselpositionen unbesetzt bleiben, kann dies die Gesamtleistung der Abteilungen beeinträchtigen, zu Verzögerungen bei Projekten führen und sich negativ auf die Unternehmensziele auswirken. Eine hohe Quote unbesetzter Stellen kann auf Ineffizienzen im Einstellungsprozess oder Probleme bei der Mitarbeiterbindung hinweisen.

3. Auswirkungen auf die Kosten

Unbesetzte Stellen kosten Unternehmen mehr als nur Produktivitätsverluste - sie führen auch zu höheren Kosten für die Einstellung, Einarbeitung und Schulung. Das Verständnis und die Verfolgung dieser Kosten kann Personalabteilungen helfen, Einstellungsbudgets besser zu verwalten und die Personalplanung strategisch zu gestalten.

Kostenkalkulation: Messung der finanziellen Auswirkungen von Leerständen

Unbesetzte Stellen bedeuten nicht nur unbesetzte Plätze, sondern haben auch direkte finanzielle Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Hier sind einige der Kosten, die berücksichtigt werden müssen:

1. Produktivitätsverlustkosten

Jede unbesetzte Stelle bedeutet einen Leistungsabfall, der sich in Umsatzeinbußen niederschlagen kann, insbesondere bei umsatzbringenden Positionen wie dem Vertrieb.

2. Einstellungskosten

Die Besetzung offener Stellen erfordert Zeit und Geld. Zu den Kosten für die Personalbeschaffung gehören Stellenanzeigen, Honorare für Personalvermittler, Ausgaben für Software zur Bewerberverfolgung und die Zeit, die für Vorstellungsgespräche und die Überprüfung von Bewerbern aufgewendet wird.

3. Kosten für Schulung und Einarbeitung

Nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters fallen zusätzliche Kosten für die Einarbeitung und Schulung an. Dazu gehören die von Managern oder Ausbildern aufgewendete Zeit, Einarbeitungsmaterial und alle formalen Schulungsprogramme, die der neue Mitarbeiter durchlaufen muss.

Bewährte Praktiken zur Verwaltung von Leerstandsquoten und Kosten

1. Verbesserung der Effizienz der Personalbeschaffung

Die Straffung Ihres Einstellungsverfahrens durch den Einsatz von Technologien (z. B. Bewerberverfolgungssystemen) und die Optimierung von Stellenanzeigen kann dazu beitragen, dass freie Stellen schneller besetzt werden.

2. Fokus auf Beibehaltung

Die Lösung von Problemen bei der Mitarbeiterbindung kann die Gesamtquote unbesetzter Stellen senken. Programme zur Mitarbeiterbindung, wettbewerbsfähige Vergütungspakete und Möglichkeiten zur Karriereentwicklung sind allesamt Schlüsselfaktoren für die Bindung von Spitzenkräften.

3. Nutzen Sie datengestützte Entscheidungen

Verfolgen Sie regelmäßig die Leerstandsquoten und die damit verbundenen Kosten, um Muster zu erkennen. Nutzen Sie diese Daten, um Ihre Personalplanung zu verfeinern, Budgets anzupassen und Einstellungsprozesse zu verbessern.

Schlussfolgerung

Die Berechnung von Leerstandsquoten und -kosten ist ein wichtiges Instrument für Personalverantwortliche, die ihre Belegschaft stabil halten und ihre finanziellen Ressourcen effizient verwalten wollen. Wenn Unternehmen sowohl die Kennzahlen als auch die finanziellen Auswirkungen unbesetzter Stellen kennen, können sie fundierte Entscheidungen treffen, um ihre Rekrutierungsbemühungen zu verbessern, die Mitarbeiterbindung zu fördern und langfristigen Erfolg zu gewährleisten. Die regelmäßige Beobachtung dieser Kennzahlen und die Anwendung bewährter Verfahren können dazu beitragen, die durch unbesetzte Stellen verursachten Störungen zu minimieren und die Unternehmensleistung zu optimieren.