Formular für das telefonische Vorinterview

Das telefonische Vorgespräch ist ein wichtiges Instrument, um die Eignung von Bewerbern schnell zu beurteilen, Bewerbungsdetails zu klären und das Interesse an der Stelle abzuschätzen, um sicherzustellen, dass nur die am besten qualifizierten Bewerber zum Zuge kommen. Durch die Standardisierung dieses Prozesses mit einem Formular für das telefonische Vorgespräch können die Personalverantwortlichen die Kandidaten einheitlich bewerten und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage klarer Kriterien treffen. Dieser Ansatz rationalisiert nicht nur Ihre Arbeitsabläufe, sondern verbessert auch die Erfahrung der Bewerber, indem er von Anfang an die Übereinstimmung mit den Stellenanforderungen sicherstellt.

Formularvorlage für ein telefonisches Vorinterview

Informationen für Bewerberinnen und Bewerber

• Name des Bewerbers:
• Beworbene Position:
• Datum des Screenings:
• Name des Interviewers:
• Kontaktinformationen (Telefon/E-Mail):

1. Einleitung

• Einleitung des Interviewers:

  (Stellen Sie sich kurz vor und erklären Sie den Zweck des Anrufs).

• Bestätigen Sie die Verfügbarkeit der Kandidaten:

  • ☐ Ja
  • ☐ Nein (Wenn nein, verschieben Sie den Anruf)

2. Überblick über die Qualifikationen

• Einschlägige Erfahrung:

  (Fassen Sie kurz die für die Stelle relevanten Erfahrungen des Bewerbers zusammen).

• Schlüsselqualifikationen:

  (Identifizieren Sie die Schlüsselqualifikationen des Bewerbers, die den Anforderungen der Stelle entsprechen).

• Bildung:

  • Höchster abgeschlossener Bildungsgrad:
  • Einschlägige Zertifizierungen oder Ausbildungen:

• Verfügbarkeit zum Start:

  • Datum verfügbar:
  • Kündigungsfrist erforderlich:

• Arbeitsberechtigung:

  • ☐ Berechtigt, im Land ohne Sponsoring zu arbeiten
  • ☐ Erfordert Sponsoring
  • ☐ Sonstiges (bitte angeben):

3. Rollenspezifische Fragen

(Passen Sie diese Fragen an die jeweilige Rolle an)

• Frage 1:

  (z. B.: Beschreiben Sie Ihre Erfahrungen mit [bestimmte Software/Tool].

• Antwort des Bewerbers:

• Frage 2:

  (z. B. Wie sind Sie in der Vergangenheit mit [bestimmte Situation/Herausforderung] umgegangen?)

• Antwort des Bewerbers:

• Frage 3:

  (z. B.: Was interessiert Sie am meisten an dieser Stelle?)

• Antwort des Bewerbers:

4. Verhaltensbezogene Fragen

• Frage 1:

  (z. B.: Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie eine knappe Frist einhalten mussten. Wie haben Sie es geschafft?)

• Antwort des Bewerbers:

• Frage 2:

  (z. B. Geben Sie ein Beispiel dafür, wie Sie effektiv in einem Team gearbeitet haben).

• Antwort des Bewerbers:

5. Fragen an die Kandidaten

• Hatte der Bewerber Fragen zu der Stelle oder dem Unternehmen?
  • ☐ Ja
  • ☐ Nein
• Wenn ja, fassen Sie die Fragen zusammen und geben Sie Antworten oder vermerken Sie, ob Folgemaßnahmen erforderlich sind:

6. Bewertung

• Allgemeine Eignung für die Rolle:

  • ☐ Ausgezeichnet
  • ☐ Gut
  • ☐ Durchschnitt
  • ☐ Schlecht

• Kommunikationsfähigkeiten:

  • ☐ Ausgezeichnet
  • ☐ Gut
  • ☐ Durchschnitt
  • ☐ Schlecht

• Enthusiasmus für die Stelle:

  • ☐ Ausgezeichnet
  • ☐ Gut
  • ☐ Durchschnitt
  • ☐ Schlecht

• Potenzielle rote Flaggen:

  (Führen Sie alle Bedenken auf, die während des Screenings aufgetreten sind).

• Empfohlene nächste Schritte:

  • ☐ Übergang zur nächsten Phase (z. B. persönliches oder Video-Interview)
  • ☐ Weitere Klärung erforderlich
  • ☐ Passt nicht (Gründe angeben)

7. Zusätzliche Anmerkungen

(Fügen Sie alle anderen relevanten Informationen oder Beobachtungen aus dem Screening hinzu).

8. Nachbereitung

• Nächste Schritte werden dem Kandidaten mitgeteilt:

  • ☐ Ja
  • ☐ Nein

• Folgemaßnahmen erforderlich:

  (Geben Sie an, welche Maßnahmen oder Folgemaßnahmen mit dem Bewerber erforderlich sind).

Unterschrift des Interviewers:

Datum:

Vorteile des telefonischen Screenings vor dem Vorstellungsgespräch

1. Zeiteffizienz: Telefonscreenings sind in der Regel kurz und dauern etwa 15-20 Minuten. Auf diese Weise können Personalverantwortliche Bewerber, die die Mindestkriterien nicht erfüllen, schnell herausfiltern und so wertvolle Zeit sparen, die sonst für ausführlichere Gespräche aufgewendet werden müsste.
2. Kosteneffektiv: Die Durchführung eines telefonischen Screenings macht persönliche Gespräche überflüssig, die mit Reisen, komplizierter Terminplanung und zusätzlichen Ressourcen verbunden sein können. Dies macht das Verfahren sowohl für den Personalverantwortlichen als auch für den Bewerber kostengünstiger.
3. Frühzeitige Erkennung von Warnsignalen: Bei einem Telefonscreening können Personalverantwortliche bereits in einem frühen Stadium des Prozesses potenzielle Schwachstellen erkennen, wie z. B. Unstimmigkeiten im Lebenslauf, unklare Erwartungen an die Stelle oder schlechte Kommunikationsfähigkeiten, die einen Bewerber von der weiteren Arbeit ausschließen könnten.
4. Bessere Erfahrung für die Bewerber: Ein gut strukturiertes Telefonscreening gibt den Ton für den Rest des Einstellungsverfahrens an. Es vermittelt den Bewerbern einen positiven Eindruck von der Professionalität und Effizienz Ihres Unternehmens, was die Gesamterfahrung verbessern kann.

Bewährte Praktiken für das telefonische Screening vor Vorstellungsgesprächen

1. Halten Sie es kurz und konzentriert: Das Screening sollte nicht länger als 15-20 Minuten dauern. So können Sie ein konzentriertes Gespräch führen, ohne den Bewerber zu überfordern oder zu viel Ihrer Zeit in Anspruch zu nehmen.
2. Standardisieren Sie den Prozess: Verwenden Sie für alle Bewerber die gleichen Fragen und Bewertungskriterien, um einen fairen und einheitlichen Bewertungsprozess zu gewährleisten.
3. Seien Sie transparent: Erklären Sie klar und deutlich den Zweck des Gesprächs, was der Bewerber von dem Prozess erwarten kann und den Zeitplan für die nächsten Schritte. Diese Transparenz schafft Vertrauen und hält die Bewerber bei der Stange.
4. Unverzügliches Follow-up: Sprechen Sie nach dem Screening umgehend mit dem Bewerber darüber, ob er im Prozess weiterkommt. Eine rechtzeitige Rückmeldung ist für die Aufrechterhaltung einer positiven Bewerbererfahrung unerlässlich.

Schlussfolgerung

Das telefonische Screening vor dem Vorstellungsgespräch ist ein entscheidender Schritt im Einstellungsprozess, denn es bietet eine zeit- und kosteneffiziente Möglichkeit, Bewerber frühzeitig zu bewerten. Durch einen strukturierten Ansatz und die Verwendung eines standardisierten Formulars für das telefonische Vorstellungsgespräch können Sie konsistente, objektive Bewertungen gewährleisten, die zu besseren Einstellungsentscheidungen und einem transparenteren Prozess führen. Außerdem können Sie Ihre Arbeitsabläufe rationalisieren, Voreingenommenheit reduzieren und die Erfahrung der Bewerber insgesamt verbessern, was letztendlich die Qualität Ihrer Einstellungsbemühungen erhöht.