Untersuchung (Vorfallsbericht)

Nach einer Untersuchung an einem Arbeitsplatz müssen Sie einen Bericht über den Vorfall erstellen. Er ist wichtig für die Dokumentation und Analyse unvorhergesehener Ereignisse innerhalb einer Organisation. Um den Untersuchungsprozess zu rationalisieren, haben wir eine Vorlage erstellt, die eine genaue Dokumentation der relevanten Informationen gewährleistet. Nutzen Sie diese Vorlage und die bewährten Verfahren für die Berichterstattung über Vorfälle, um den Betrieb zu sichern und Verantwortlichkeit und Transparenz zu fördern.

Untersuchung: Vorlage für einen Vorfallsbericht

Untersuchung: Bericht über den Vorfall

Name des Unternehmens:

Datum des Berichts:

Bericht Nummer:

Informationen zum Vorfall

• Datum des Vorfalls:
• Zeitpunkt des Vorfalls:
• Ort des Vorfalls:
• Art des Vorfalls: (z. B. Sicherheit, Security, Belästigung, Sonstiges)
• Berichtet von:
• Titel/Position:
• Kontaktinformationen:

1) Beschreibung des Vorfalls

• Details zum Vorfall:
• (Geben Sie eine ausführliche Beschreibung des Vorfalls, einschließlich der Ereignisse, die dazu geführt haben, des eigentlichen Vorfalls und der getroffenen Sofortmaßnahmen).
• Beteiligte Personen:
  • Name:
  • Titel/Position:
  • Kontaktinformationen:
  • Beziehung zum Vorfall:
• Zeugen:
  • Name:
  • Titel/Position:
  • Kontaktinformationen:
  • Zusammenfassung der Zeugenaussage:

2) Einzelheiten der Untersuchung

• Datum des Beginns der Untersuchung:
• Enddatum der Untersuchung:
• Leitender Ermittler:
• Titel/Position:
• Mitglieder des Untersuchungsteams:
  • Name:
  • Titel/Position:
  • Rolle bei den Ermittlungen:
• Gesammelte Beweise:
  • Physische Beweise: (z. B. Fotos, Videos, Gegenstände)
  • Dokumentarische Belege: (z. B. E-Mails, Berichte, Protokolle)
  • Zusammenfassungen der Interviews: (Fassen Sie die wichtigsten Punkte der geführten Interviews kurz zusammen)

3) Feststellungen

• Ursache des Vorfalls:
• (Identifizieren Sie die Hauptursache des Vorfalls auf der Grundlage der Beweise und der Untersuchung).
• Beitragende Faktoren:
• (Führen Sie alle zusätzlichen Faktoren auf, die zu dem Vorfall beigetragen haben könnten).
• Verstöße gegen Richtlinien/Verfahren:
• (Geben Sie ggf. an, gegen welche Unternehmensrichtlinien oder -verfahren verstoßen wurde).

4) Empfehlungen

• Abhilfemaßnahmen:
• (Geben Sie an, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, um eine Wiederholung des Vorfalls zu verhindern).
• Vorbeugende Maßnahmen:
• (Skizzieren Sie die Maßnahmen, die ergriffen werden sollen, um ähnliche Vorfälle in Zukunft zu verhindern).
• Follow-up-Aktionen:
• (Fügen Sie alle erforderlichen Maßnahmen zur Überwachung der Wirksamkeit von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen bei).

5) Schlussfolgerung

• Zusammenfassung der Untersuchung:
• (Geben Sie eine kurze Zusammenfassung der Untersuchung, der Ergebnisse und der Resultate).
• Schlussbemerkungen:
• (Fügen Sie zusätzliche Kommentare oder Beobachtungen hinzu.)

Unterschriften:

• Leitender Ermittler:
• (Unterschrift & Datum)
• Leiter der Abteilung:
• (Unterschrift & Datum)
• HR-Vertreter:
• (Unterschrift & Datum)
• Sicherheitsbeauftragte/r (falls zutreffend):
• (Unterschrift & Datum)

Vertrieb:

[ ] Personalabteilung

[ ] Abteilung Sicherheit/Sicherheit

[ ] Rechtsabteilung

[ ] Andere (bitte angeben)

Bewährte Praktiken für die Berichterstattung über Vorfälle

1) Klare Definition von Meldeverfahren

Festlegung klarer und präziser Verfahren für die Meldung von Vorfällen, einschließlich der Frage, welche Arten von Vorfällen gemeldet werden sollten, an wen die Meldung zu erfolgen hat und wie Vorfälle effektiv dokumentiert und untersucht werden können.

2) Offene Kommunikation ermutigen

Schaffen Sie ein unterstützendes Umfeld, in dem sich Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie Vorfälle melden, ohne Repressalien befürchten zu müssen. Fördern Sie eine offene Kommunikation, haben Sie ein offenes Ohr für die Belange der Mitarbeiter und geben Sie umgehend Feedback zu gemeldeten Vorfällen.

3) Führen Sie gründliche Nachforschungen durch

Nehmen Sie Vorfälle ernst und führen Sie gründliche Untersuchungen durch, um die Ursachen und beitragenden Faktoren zu ermitteln. Verwenden Sie Instrumente und Techniken zur Analyse von Vorfällen, um die zugrundeliegenden Probleme zu ermitteln und Abhilfemaßnahmen zu ergreifen, um eine Wiederholung zu verhindern.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Untersuchung von Vorfällen ein wichtiges Instrument für Organisationen ist, um Vorfälle am Arbeitsplatz effektiv zu behandeln und zu verhindern. Durch die Verwendung der Vorlage wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Informationen strukturiert erfasst werden. Unternehmen müssen der gründlichen Dokumentation von Vorfällen Vorrang einräumen, um die Vorschriften einzuhalten und aus vergangenen Ereignissen zu lernen. Die Einführung eines standardisierten Prozesses zur Meldung von Vorfällen ist unerlässlich, um Untersuchungen zu rationalisieren und die Sicherheit am Arbeitsplatz zu verbessern.