Fragebogen zur FLSA-Befreiung

Der Fair Labor Standards Act (FLSA) regelt die Lohn- und Arbeitszeitgesetze in den Vereinigten Staaten und legt Kriterien für die Einstufung von Arbeitnehmern fest, darunter auch Ausnahmen von der Überstundenvergütung. Für Personalverantwortliche ist es von entscheidender Bedeutung, genau zu beurteilen, ob Ihre Mitarbeiter für diese Ausnahmen in Frage kommen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und potenzielle rechtliche Risiken zu minimieren. Wir haben für Sie eine Vorlage für einen FLSA-Fragebogen zur Befreiung von der Arbeitspflicht erstellt, um Ihren Bewertungsprozess zu rationalisieren, so dass Sie die Berechtigung zur Befreiung von der Arbeitspflicht auf der Grundlage spezifischer Aufgaben und Zuständigkeiten effektiv bestimmen können.

FLSA Befreiung Fragebogen Vorlage

Name des Mitarbeiters:

Berufsbezeichnung:

Abteilung:

Name des Datenschutzbeauftragten:

Datum:

1. Position Klassifizierung

• Ist diese Stelle als:
  • [ ] Vollzeit
  • [ ] Halbtags
  • [ ] Vorübergehend
  • [ ] Saisonbedingt

2. Gehaltsbasis-Test

• Erhält der Arbeitnehmer ein garantiertes Gehalt von mindestens 684 $ pro Woche?
  • [ ] Ja
  • [ ] Nein
• Ist das Gehalt fest und kann es nicht je nach Qualität oder Quantität der geleisteten Arbeit gekürzt werden?
  • [ ] Ja
  • [ ] Nein

3. Primäre Aufgaben Test

• Besteht die Hauptaufgabe des Arbeitnehmers in der Verrichtung von Büro- oder sonstigen Arbeiten, die in direktem Zusammenhang mit der Verwaltung oder dem allgemeinen Geschäftsbetrieb des Arbeitgebers oder seiner Kunden stehen?
  • [ ] Ja
  • [ ] Nein

4. Freistellung der Exekutive

• Leitet der Mitarbeiter eine Abteilung oder Unterabteilung der Organisation?
  • [ ] Ja
  • [ ] Nein
• Beaufsichtigt der Arbeitnehmer mindestens zwei Vollzeitbeschäftigte (oder eine entsprechende Anzahl)?
  • [ ] Ja
  • [ ] Nein
• Ist der Mitarbeiter befugt, andere Mitarbeiter einzustellen oder zu entlassen, oder haben seine Empfehlungen zur Einstellung, Entlassung oder Beförderung erhebliches Gewicht?
  • [ ] Ja
  • [ ] Nein

5. Administrative Befreiung

• Verrichtet der Arbeitnehmer hauptsächlich Büro- oder sonstige Arbeiten, die mit dem allgemeinen Geschäftsbetrieb oder der Geschäftsführung zusammenhängen?
  • [ ] Ja
  • [ ] Nein
• Übt der Mitarbeiter Ermessen und unabhängiges Urteilsvermögen in Bezug auf Angelegenheiten von Bedeutung aus?
  • [ ] Ja
  • [ ] Nein

6. Berufliche Freistellung

• Verrichtet der Arbeitnehmer eine Arbeit, die fortgeschrittene Kenntnisse auf einem Gebiet der Wissenschaft oder des Lernens erfordert, die üblicherweise durch eine längere spezielle intellektuelle Ausbildung erworben werden?
• Ist die Arbeit des Arbeitnehmers überwiegend intellektuell und abwechslungsreich?

7. Befreiung für Computerangestellte

• Ist der Arbeitnehmer als Computersystemanalytiker, Programmierer, Software-Ingenieur oder als ähnlich qualifizierter Arbeitnehmer beschäftigt?
  • [ ] Ja
  • [ ] Nein
• Wendet der Mitarbeiter Techniken und Verfahren der Systemanalyse an, einschließlich der Konsultation von Benutzern, um Hardware-, Software- oder Systemfunktionsspezifikationen festzulegen?
  • [ ] Ja
  • [ ] Nein
• Entwirft, entwickelt, dokumentiert, analysiert, erstellt, testet oder modifiziert der Mitarbeiter Computersysteme oder -programme?
  • [ ] Ja
  • [ ] Nein

8. Befreiung von Verkäufen außerhalb des Hauses

• Tätigt der Arbeitnehmer hauptsächlich Verkäufe oder erhält Aufträge oder Verträge für Dienstleistungen außerhalb des Hauptgeschäftssitzes des Arbeitgebers?
  • [ ] Ja
  • [ ] Nein
• Ist der Arbeitnehmer gewöhnlich und regelmäßig außerhalb der Geschäftsräume des Arbeitgebers mit der Ausübung seiner Verkaufstätigkeit beschäftigt?
  • [ ] Ja
  • [ ] Nein

9. Schlussfolgerung

Erfüllt der Arbeitnehmer auf der Grundlage der obigen Antworten die Kriterien für eine Freistellung nach dem FLSA?

• [ ] Ja
• [ ] Nein

Vorbereitet von:

Datum:

Unterschrift:

Hinweis: Dieser Fragebogen hilft bei der Beurteilung, ob eine Stelle für eine Freistellung nach dem FLSA in Frage kommt, und konzentriert sich auf das Gehalt, die Hauptaufgaben und die Art der ausgeführten Arbeit.

Hauptbestandteile des Fragebogens

1. Informationen für Arbeitnehmer

Beginnen Sie mit der Erfassung grundlegender Mitarbeiter- und Arbeitsplatzinformationen, wie z. B.:

• Name des Mitarbeiters
• Berufsbezeichnung
• Abteilung
• Datenschutzbeauftragter
• Datum des Ausfüllens des Fragebogens

2. Gehaltsbasis-Test

Um für eine Freistellung nach dem FLSA in Frage zu kommen, müssen die Beschäftigten im Allgemeinen ein festes Gehalt erhalten, das die vom Arbeitsministerium festgelegte Mindestschwelle erreicht. Ab 2020 liegt dieser Schwellenwert bei 684 Dollar pro Woche. Der Fragebogen enthält Fragen, um festzustellen, ob:

• Der Arbeitnehmer erhält ein garantiertes Gehalt von mindestens 684 $ pro Woche.
• Das Gehalt ist fest und wird nicht aufgrund der Qualität oder Quantität der Arbeit gekürzt.

Erfüllt ein Mitarbeiter die Anforderungen an die Gehaltsgrundlage nicht, wird er in der Regel als nicht freigestellt eingestuft.

3. Primäre Aufgaben Test

Selbst wenn ein Angestellter die Gehaltsanforderungen erfüllt, müssen seine Arbeitsaufgaben für eine Ausnahme qualifizieren. Der FLSA sieht fünf wichtige Ausnahmen vor:

• Freistellung der Exekutive
• Administrative Befreiung
• Berufliche Freistellung
• Befreiung für Computerangestellte
• Befreiung von Verkäufen außerhalb des Hauses

Für jede Ausnahmeregelung gibt es spezifische Kriterien in Bezug auf die Arbeitsaufgaben. Im Fragebogen werden diese Kriterien aufgeschlüsselt, um die Rolle eines Mitarbeiters anhand der FLSA-Anforderungen zu bewerten.

4. Freistellung der Exekutive

Die Ausnahmeregelung für leitende Angestellte gilt für Mitarbeiter, die eine Abteilung oder einen Bereich leiten, mindestens zwei Vollzeitbeschäftigte beaufsichtigen und an Entscheidungen über Einstellungen oder Entlassungen beteiligt sind. Im Fragebogen wird geprüft, ob der Mitarbeiter:

• Leitet eine anerkannte Abteilung oder Unterabteilung.
• Beaufsichtigt direkt zwei oder mehr Vollzeitbeschäftigte.
• Übt Entscheidungsbefugnis in Personalfragen aus.

Diese Kriterien müssen in vollem Umfang erfüllt sein, damit der Arbeitnehmer im Rahmen der Ausnahmeregelung für Führungskräfte als befreit eingestuft wird.

5. Administrative Befreiung

Angestellte in der Verwaltung müssen in erster Linie Büro- oder nicht-manuelle Arbeiten im Zusammenhang mit dem allgemeinen Geschäftsbetrieb ausführen und in wichtigen Geschäftsangelegenheiten Ermessen ausüben. Der Fragebogen evaluiert:

• ob die Arbeit des Arbeitnehmers mit der Verwaltung oder dem Geschäftsbetrieb zusammenhängt.
• ob der Mitarbeiter in wichtigen Angelegenheiten ein unabhängiges Urteilsvermögen besitzt.

Diese Befreiung ist ideal für Führungskräfte der mittleren Ebene und für Fachleute, die umfangreiche Entscheidungsbefugnisse haben.

6. Berufliche Freistellung

Die Freistellung für Berufstätige gilt für Arbeitnehmer, deren Arbeit fortgeschrittene Kenntnisse in einem wissenschaftlichen oder pädagogischen Bereich erfordert, die in der Regel durch eine Hochschulausbildung erworben wurden. Der Fragebogen hilft zu beurteilen, ob:

• Die Arbeit des Arbeitnehmers ist überwiegend intellektuell.
• Der Mitarbeiter verfügt über Fachkenntnisse in seinem Bereich.

Berufe wie Ärzte, Rechtsanwälte und Ingenieure fallen in der Regel unter diese Ausnahme.

7. Befreiung für Computerangestellte

Arbeitnehmer, die in speziellen computerbezogenen Funktionen arbeiten, wie Systemanalytiker oder Softwareentwickler, können für diese Freistellung in Frage kommen. Der Fragebogen stellt sicher, dass die Aufgaben des Arbeitnehmers umfassen:

• Systemanalyse, Programmierung oder Entwurf von Computersystemen.
• Arbeiten, die fortgeschrittene technische Fähigkeiten und Kenntnisse erfordern.

8. Befreiung von Verkäufen außerhalb des Hauses

Die Freistellung von Verkäufen außerhalb der Geschäftsräume gilt für Arbeitnehmer, die hauptsächlich Verkäufe außerhalb der Geschäftsräume des Arbeitgebers tätigen. Der Fragebogen dient der Beurteilung:

• ob der Arbeitnehmer regelmäßig außerhalb des Büros arbeitet.
• Ob ihre Hauptaufgabe nun darin besteht, Verkäufe zu tätigen oder Verträge abzuschließen.

Arbeitnehmer, die den größten Teil ihrer Zeit im Außendienst tätig sind, können unter diese Freistellung fallen.

Bewährte Praktiken für die Verwendung des Fragebogens zur FLSA-Befreiung

• Überprüfen Sie Stellenbeschreibungen: Stellen Sie sicher, dass die Stellenbeschreibungen korrekt sind und mit den im Fragebogen beschriebenen Aufgaben übereinstimmen. Eine aktuelle Stellenbeschreibung hilft bei der genauen Beurteilung des Freistellungsstatus des Mitarbeiters.
• Juristischen Rat einholen: Da eine falsche Einstufung rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann, sollten Personalverantwortliche bei Unsicherheiten über die Einstufung eines Mitarbeiters einen Rechtsbeistand oder einen Arbeitsrechtsexperten konsultieren.
• Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch: Die Aufgaben der Mitarbeiter entwickeln sich im Laufe der Zeit, und eine regelmäßige Überprüfung der FLSA-Einstufungen gewährleistet die Einhaltung der aktuellen Gesetze und Vorschriften. Erwägen Sie die Durchführung jährlicher Überprüfungen, insbesondere wenn Mitarbeiter befördert werden oder sich ihre Aufgaben erheblich ändern.
• Dokumentieren Sie alles: Führen Sie Aufzeichnungen über die ausgefüllten Fragebögen und alle Begleitdokumente. Diese Aufzeichnungen dienen als Nachweis für die Schritte, die zur Feststellung der FLSA-Befreiung unternommen wurden, und können dabei helfen, sich gegen mögliche Klagen wegen falscher Einstufung zu verteidigen.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Fragebogen zur Befreiung von der FLSA ein unverzichtbares Instrument für Personalverantwortliche ist, um die Einstufung von Mitarbeitern genau zu beurteilen und die Einhaltung der Bundesarbeitsgesetze sicherzustellen. Mithilfe der bereitgestellten Fragebogenvorlage kann Ihr Team systematisch Jobrollen bewerten, relevante Informationen sammeln und fundierte Entscheidungen über die Zulässigkeit von Überstunden und Lohnstrukturen treffen. Es ist unerlässlich, diesen Fragebogen in Ihre Überprüfungsprozesse zu integrieren, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten und potenzielle Verbindlichkeiten im Zusammenhang mit falschen Klassifizierungen zu vermeiden.