Drogentests: Dokumentation des begründeten Verdachts

Die Dokumentation objektiver Beweise für den begründeten Verdacht, dass ein Mitarbeiter unter Drogen- oder Alkoholeinfluss stehen könnte, ist ein entscheidender Schritt in diesem Prozess. Durch das Führen detaillierter und sachlicher Aufzeichnungen über Beobachtungen und Vorfälle kann die Personalabteilung gerechtfertigte Maßnahmen unterstützen und gleichzeitig das Unternehmen vor möglichen Haftungsansprüchen schützen. Wir haben eine Dokumentationsvorlage für einen begründeten Verdacht erstellt, mit der Sie Ihren Meldeprozess straffen und eine einheitliche Anwendung der Richtlinien sowie den Schutz der Mitarbeiter und des Unternehmens gewährleisten können.

Formular zur Dokumentation eines begründeten Verdachts

Name des Unternehmens:

Standort:

Datum:

Zeitpunkt des Vorfalls:

Name des Mitarbeiters:

Mitarbeiter-ID:

Name des Vorgesetzten/Managers:

Zeuge(n) Name(n):

1. Grund für die Beobachtung

Bitte wählen Sie den Grund/die Gründe für die Einleitung der Beobachtung aus:

• ☐ Das Verhalten des Mitarbeiters erschien ungewöhnlich oder unberechenbar
• Arbeitnehmer, der in einen Unfall oder Beinaheunfall verwickelt ist
• ☐ Die Arbeitsleistung des Mitarbeiters hat abgenommen
• ☐ Meldung oder Beschwerde von Mitarbeiter(n) erhalten
• ☐ Sonstiges (bitte angeben):

2. Physische Anzeichen

(Kreuzen Sie alle beobachteten Zeichen an, die zutreffen)

• Erscheinungsbild:
  • ☐ Unordentliche Kleidung
  • ☐ Übermäßiges Schwitzen oder Schüttelfrost
  • ☐ Erweiterte oder verengte Pupillen
  • ☐ Blutunterlaufene Augen
  • ☐ Errötete oder blasse Haut
  • ☐ Wahrnehmbarer Alkohol- oder Drogengeruch
• Motorische Fertigkeiten:
  • ☐ Unsicherer oder schwankender Gang
  • ☐ Schlechte Koordination
  • ☐ Zittern oder Schütteln
  • ☐ Schwierigkeiten beim Stehen
  • ☐ undeutliche oder unzusammenhängende Sprache

3. Verhaltenssymptome

(Kreuzen Sie alle beobachteten Zeichen an, die zutreffen)

• Laune und Einstellung:
  • ☐ Reizbarkeit oder Unruhe
  • ☐ Euphorie oder ungewöhnlich energiegeladen
  • ☐ Depression oder Lethargie
  • ☐ Paranoia oder Verwirrung
  • ☐ Feindseligkeit oder Aggressivität
• Aufmerksamkeit und Gewahrsein:
  • ☐ Konzentrationsschwierigkeiten
  • ☐ Extreme Müdigkeit oder Schläfrigkeit
  • ☐ Vergesslichkeit oder Zerstreutheit
  • ☐ Unfähig, den Anweisungen zu folgen

4. Fragen der Leistung

(Prüfen Sie alle beobachteten Leistungsprobleme)

• ☐ Rückgang der Produktivität
• ☐ Nachlässigkeit bei der Erledigung von Aufgaben
• ☐ Vermehrte Fehler oder Unfälle
• ☐ Nichteinhaltung der Sicherheitsvorschriften
• ☐ Versäumte Fristen
• ☐ Inkonsistente Arbeitsqualität

5. Spezifische(r) beschriebene(r) Vorfall(e)

Geben Sie Einzelheiten zu dem/den konkreten Vorfall(en) an, der/die zu dem Verdacht geführt hat/haben, einschließlich Datum, Uhrzeit und Art der beobachteten Verhaltensweisen.

6. Erläuterung des Arbeitnehmers (falls zutreffend)

Dokumentieren Sie die Antwort des Mitarbeiters auf alle Fragen oder Bedenken, die während der Beobachtung aufgeworfen wurden.

7. Ergriffene Maßnahmen

(Kreuzen Sie die getroffene(n) Maßnahme(n) an)

• ☐ Der Mitarbeiter wurde zu einem Drogentest geschickt
• ☐ Mitarbeiter wurde nach Hause geschickt
• ☐ Der Mitarbeiter wurde an das Employee Assistance Program (EAP) verwiesen
• ☐ Der Arbeitnehmer wurde disziplinarisch belangt (Angabe der Maßnahme):
• ☐ Keine Maßnahmen ergriffen (bitte erläutern Sie die Gründe):

8. Unterschrift des Vorgesetzten/Managers:

Name:

Unterschrift:

Datum:

9. Unterschrift eines Zeugen (falls zutreffend):

Name:

Unterschrift:

Datum:

Diese Unterlagen müssen vertraulich behandelt und gemäß den Unternehmensrichtlinien aufbewahrt werden.

Anzeichen für eine Beeinträchtigung erkennen

Es gibt mehrere Kategorien von beobachtbaren Anzeichen, die auf Drogenkonsum hinweisen können. Vorgesetzte sollten die folgenden Anzeichen sorgfältig beobachten und aufzeichnen:

1. Körperliche Anzeichen:

• Erscheinungsbild: Blutunterlaufene Augen, geweitete oder verengte Pupillen, zerzauste Kleidung, Schwitzen, ungewöhnlicher Alkohol- oder Drogengeruch, gerötete oder blasse Haut.
• Motorische Fähigkeiten: Unsicheres Gehen, schlechte Koordination, Zittern, Schwierigkeiten beim Stehen oder undeutliches Sprechen.

2. Verhaltensauffälligkeiten:

• Stimmungsschwankungen: Reizbarkeit, Feindseligkeit, Paranoia, ungewöhnliche Euphorie oder Depression.
• Kognitive Veränderungen: Konzentrationsschwierigkeiten, Vergesslichkeit, Verwirrung oder die Unfähigkeit, einfache Anweisungen zu befolgen.

3. Fragen der Leistung:

• Nachlassende Arbeitsqualität, vermehrte Fehler, mangelnde Beachtung von Sicherheitsprotokollen oder verpasste Fristen können Anzeichen für eine Drogenbeeinträchtigung sein.

Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Dokumentation nicht auf Stereotypen oder persönliche Einschätzungen stützen, sondern auf konkrete, beobachtbare Handlungen und Verhaltensweisen.

Interaktion und Reaktion der Mitarbeiter

Fragen Sie den Mitarbeiter gegebenenfalls nach dem Verhalten, das Sie beobachtet haben. Dokumentieren Sie seine Antwort wortwörtlich. Zum Beispiel:

• "Auf die Frage nach der undeutlichen Sprache sagte der Angestellte, er sei nur müde.

Vermeiden Sie Beschuldigungen und konzentrieren Sie sich auf das Sammeln von Informationen. Die Erklärung des Mitarbeiters, ob sie die Situation klärt oder verkompliziert, sollte zu Protokoll genommen werden.

Sofortige Maßnahmen ergreifen

Je nach Schwere der beobachteten Verhaltensweisen können die folgenden Maßnahmen erforderlich sein:

Mögliche Aktionen:

• Drogentests: Wenn Ihre Arbeitsplatzpolitik Drogentests auf der Grundlage eines begründeten Verdachts vorsieht, sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeiter zu den Tests begleitet wird.
• Den Mitarbeiter nach Hause schicken: Wenn der Mitarbeiter als arbeitsunfähig eingestuft wird, muss er möglicherweise nach Hause geschickt werden, bis weitere Untersuchungen oder Testergebnisse vorliegen.
• Überweisung an das Employee Assistance Program (EAP): In Fällen, in denen eine Beeinträchtigung vermutet, aber nicht bestätigt wird, kann eine Überweisung an das EAP sinnvoll sein.
• Keine Maßnahmen: Wenn sich der Verdacht nicht durch ausreichende Beweise erhärten lässt, dokumentieren Sie die Gründe, warum Sie keine weiteren Maßnahmen ergreifen.

Jede ergriffene Maßnahme sollte dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass sie mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die genaue Dokumentation objektiver Beweise für einen begründeten Verdacht auf Drogen- oder Alkoholeinfluss eines Mitarbeiters entscheidend für die Aufrechterhaltung eines sicheren und produktiven Arbeitsplatzes ist. Personalverantwortliche sollten diesen Prozess sorgfältig angehen und sicherstellen, dass alle Beobachtungen und Vorfälle eindeutig in der bereitgestellten Dokumentationsvorlage festgehalten werden. Mithilfe dieser Formularvorlage können Sie eine gründliche und zuverlässige Aufzeichnung erstellen, die die Sorgfaltspflicht erfüllt und alle notwendigen Maßnahmen in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Bestimmungen unterstützt.