Tod eines Mitarbeiters - Muster eines Ankündigungsschreibens

Auch wenn es sich überwältigend anfühlen mag, den Tod eines Mitarbeiters bekannt zu geben, ist es wichtig, dies mit Sorgfalt und Mitgefühl zu tun. Ganz gleich, ob Sie in schönen Erinnerungen schwelgen, Einzelheiten zu den Trauerfeierlichkeiten mitteilen oder einfach nur tröstende Worte finden möchten, ein Trauerschreiben kann den Trauerprozess Ihres Teams begleiten. Sie können den Musterbrief zum Tod eines Mitarbeiters in diesem Artikel verwenden, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen effektiv und mitfühlend weitergegeben werden.

Muster für einen Brief zum Tod eines Mitarbeiters

[Briefkopf Ihres Unternehmens]

[Datum]

Sehr geehrte/r [Name des Teams/der Abteilung],

Mit tiefer Trauer informieren wir Sie über das Ableben unserer geliebten Kollegin, [Name des Mitarbeiters], die uns am [Datum des Ablebens] verlassen hat. [Name des Mitarbeiters] war ein integraler Bestandteil unseres Teams, und seine Beiträge für [Name des Unternehmens] waren von unschätzbarem Wert.

[Name des Mitarbeiters] kam am [Jahr] zu uns und wurde schnell bekannt für [nennen Sie bemerkenswerte Beiträge, Projekte oder Qualitäten, die von Bedeutung waren, z. B. Führungsqualitäten, Engagement für hervorragende Leistungen, positive Einstellung usw.]. Während seiner Zeit bei uns hat er sich nicht nur in seinen beruflichen Aufgaben hervorgetan, sondern auch eine warme und einladende Atmosphäre unter den Kollegen geschaffen.

Wenn wir über die vielen Erinnerungen nachdenken, die wir mit [Name des Mitarbeiters] geteilt haben, werden wir an die Freude und Leidenschaft erinnert, die er an unseren Arbeitsplatz gebracht hat. Ihre [nennen Sie persönliche Eigenschaften, z. B. Freundlichkeit, Sinn für Humor, Arbeitsethik] wird uns allen sehr fehlen.

Um das Andenken von [Name des Mitarbeiters] zu ehren, werden wir am [Datum und Uhrzeit] am [Ort] einen Gedenkgottesdienst veranstalten. Wir laden alle dazu ein, sich uns anzuschließen, um ihm die letzte Ehre zu erweisen und sein Leben zu feiern. Außerdem wurde im Namen von [Name des Mitarbeiters] ein Gedenkfonds eingerichtet. Wenn Sie dazu beitragen möchten, wenden Sie sich bitte an [Kontaktperson oder Abteilung].

Lassen Sie uns in dieser schwierigen Zeit als Team zusammenkommen, um uns gegenseitig zu unterstützen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten oder an [Ansprechpartner in der Personalabteilung], wenn Sie jemanden zum Reden brauchen oder wenn Sie Hilfe benötigen.

Unsere Gedanken und Gebete sind bei der Familie und den Freunden von [Name des Mitarbeiters] in dieser schwierigen Zeit.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

[Ihre Berufsbezeichnung]

[Name des Unternehmens]

[Kontaktinformationen]

Sofortige Benachrichtigung

Benachrichtigen Sie zuerst die Schlüsselpersonen: Informieren Sie zunächst den unmittelbaren Vorgesetzten des Mitarbeiters und die Geschäftsleitung. Dadurch wird sichergestellt, dass die Führungskräfte darauf vorbereitet sind, ihre Teams zu unterstützen und den Informationsfluss zu steuern.

Bereiten Sie eine Erklärung vor: Verfassen Sie eine prägnante und respektvolle Erklärung, die für die interne Kommunikation verwendet werden kann. Diese Erklärung sollte Folgendes enthalten:

• Name und Position des Mitarbeiters.
• Das Datum ihres Ablebens.
• Eine kurze Erwähnung ihres Beitrags zum Unternehmen.
• Informationen über verfügbare Unterstützungsressourcen, wie z. B. Beratungsdienste.

Kommunikation mit dem Team

Personalisierte Kommunikation: Benachrichtigen Sie das unmittelbare Team des verstorbenen Mitarbeiters persönlich oder per Videoanruf, wenn es sich um einen entfernten Standort handelt. Dies ermöglicht eine persönlichere und unterstützende Umgebung. Verwenden Sie die vorbereitete Erklärung als Leitfaden, aber halten Sie sich bereit, auf Fragen einzugehen und emotionale Unterstützung zu leisten.

Unternehmensweite Ankündigung: Nachdem Sie das unmittelbare Team informiert haben, senden Sie eine E-Mail an die gesamte Organisation. Diese E-Mail sollte:

• Drücken Sie Ihr Beileid aus und würdigen Sie den Verlust.
• Machen Sie Angaben zu etwaigen Gedenkfeiern oder Möglichkeiten, den Mitarbeiter zu ehren.
• Bieten Sie Informationen über Trauerberatungs- und Unterstützungsmöglichkeiten an.

Unterstützung des Trauerprozesses

Trauerbegleitung anbieten: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter Zugang zu Trauerberatungsdiensten haben. Dies kann über ein Employee Assistance Program (EAP) oder externe Beratungsdienste erfolgen. Weisen Sie in allen Mitteilungen auf die Verfügbarkeit dieser Dienste hin.

Nehmen Sie sich Zeit für die Trauerarbeit: Erkennen Sie an, dass die Mitarbeiter Zeit brauchen, um den Verlust zu verarbeiten. Seien Sie flexibel bei Urlaubsanträgen und erwägen Sie die Organisation eines Gedenkgottesdienstes oder einer Schweigeminute zu Ehren des Verstorbenen.

Kommunikation mit externen Stakeholdern

Informieren Sie Kunden und Partner: Wenn der verstorbene Mitarbeiter in erheblichem Umfang mit Kunden oder Partnern zu tun hatte, ist es wichtig, diese auf professionelle Weise zu informieren. Eine kurze, respektvolle E-Mail oder ein Brief sollte ausreichen, in dem das Beileid ausgedrückt und die Kontaktdaten für künftige Mitteilungen mitgeteilt werden.

Schlussfolgerung

Die Nachricht vom Tod eines Mitarbeiters ist eine schwierige Aufgabe, die mit Sorgfalt und Respekt behandelt werden muss. Als Personalverantwortliche ist es wichtig, klar und unterstützend zu kommunizieren. Die Verwendung des bereitgestellten Musters kann dazu beitragen, dass alle notwendigen Informationen effektiv und mitfühlend weitergegeben werden. Diese Vorlage erleichtert den Prozess, so dass Sie sich darauf konzentrieren können, Ihr Team zu unterstützen und das Andenken an Ihren Kollegen zu ehren.