Checkliste: FMLA-Einhaltung

Das Gesetz über den Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen (Family and Medical Leave Act, FMLA) ermöglicht es berechtigten Arbeitnehmern, unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Urlaub für bestimmte familiäre und medizinische Situationen zu nehmen. Die Einhaltung des FMLA kann für Arbeitgeber jedoch kompliziert sein. Es gibt viele Details zu beachten, z. B. die Kriterien für die Anspruchsberechtigung und die Mitteilungspflichten. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann die Rechte der Arbeitnehmer gefährden. Es kann auch zu rechtlichen Problemen und Strafen für Ihre Organisation führen. Wir haben eine Checkliste erstellt: FMLA Compliance erstellt, die den Prozess für Arbeitgeber vereinfacht. Mithilfe dieser Checkliste können Sie die Rechte Ihrer Mitarbeiter wahren und einen förderlichen Arbeitsplatz schaffen.

FMLA-Compliance-Checkliste

1. Feststellung der Förderungswürdigkeit
   
   • [Überprüfen Sie, ob der Arbeitnehmer die Anspruchsvoraussetzungen erfüllt (mindestens 1.250 Arbeitsstunden in den letzten 12 Monaten und seit mindestens 12 Monaten im Unternehmen beschäftigt).
   • [ ] Bestätigen Sie, dass das Unternehmen 50 oder mehr Beschäftigte in einem Umkreis von 75 Meilen hat.
2. Benachrichtigung über Urlaub
   
   • [ ] Information der Mitarbeiter über ihre Rechte und Pflichten im Rahmen von FMLA.
   • [Stellen Sie sicher, dass das FMLA-Formular (Notice of Eligibility and Rights & Responsibilities) dem Mitarbeiter innerhalb von 5 Werktagen nach seinem Urlaubsantrag ausgehändigt wird.
3. Zertifizierung und Dokumentation
   
   • [ ] Verlangen Sie innerhalb von 15 Kalendertagen ein entsprechendes ärztliches Attest vom Gesundheitsdienstleister des Arbeitnehmers.
   • [Überprüfen Sie die ärztliche Bescheinigung, um sicherzustellen, dass sie den FMLA-Anforderungen entspricht.
   • [Führen Sie genaue Aufzeichnungen über alle FMLA-Bescheinigungen und -Dokumente.
4. Urlaubsverfolgung
   
   • [ ] Verfolgen Sie die Inanspruchnahme von FMLA-Urlaub, um sicherzustellen, dass der Anspruch auf 12 Wochen (bzw. 26 Wochen bei Urlaub für militärische Betreuer) eingehalten wird.
   • [Führen Sie Aufzeichnungen über den genommenen FMLA-Urlaub, einschließlich der Daten und Stunden des in Anspruch genommenen Urlaubs.
5. Arbeitsschutz
   
   • [ ] Sicherstellen, dass der Arbeitsplatz des Mitarbeiters während seines FMLA-Urlaubs geschützt ist.
   • [ ] Garantie, dass der Arbeitnehmer nach der Rückkehr aus dem FMLA-Urlaub wieder in dieselbe oder eine gleichwertige Position eingesetzt wird.
6. Leistungen Wartung
   
   • [ ] Den Mitarbeitern im FMLA-Urlaub weiterhin die gleichen Gesundheitsleistungen zu gewähren, als ob sie aktiv arbeiten würden.
   • [ ] Benachrichtigung der Arbeitnehmer über alle Änderungen der Leistungen oder Beiträge während ihres Urlaubs.
7. Mitarbeiter-Kommunikation
   
   • [Kommunizieren Sie mit den Mitarbeitern über ihren FMLA-Urlaubsstatus und alle erforderlichen Aktualisierungen oder Unterlagen.
   • [Informieren Sie die Mitarbeiter regelmäßig über ihren Beschäftigungsstatus und die Erwartungen an ihre Rückkehr an den Arbeitsplatz.
8. Überprüfung der FMLA-Politik
   
   • [Überprüfen und aktualisieren Sie die FMLA-Richtlinien der Organisation regelmäßig, um die Einhaltung der bundes- und landesrechtlichen Vorschriften sicherzustellen.
   • [Schulung der Mitarbeiter der Personalabteilung und des Managements zu den FMLA-Richtlinien und -Verfahren.
9. Aufzeichnungen
   Führen Sie Aufzeichnungen über FMLA-Urlaub für mindestens 3 Jahre, einschließlich Bescheide, ärztliche Bescheinigungen und Dokumente zur Urlaubsverfolgung.
10. Staatsspezifische Anforderungen
    Prüfen Sie, ob es landesspezifische FMLA-Anforderungen oder -Vorschriften gibt, die über die bundesstaatlichen Anforderungen hinausgehen, und halten Sie diese ein.

Benachrichtigung und Dokumentation

Die Einhaltung von FMLA erfordert eine ordnungsgemäße Meldung und Aufzeichnung. Organisationen müssen sich an die folgenden Richtlinien halten:

1. Benachrichtigung der Arbeitnehmer: Die Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihren Arbeitgeber mindestens 30 Tage im Voraus zu benachrichtigen, wenn der Bedarf an Urlaub absehbar ist. Ist der Urlaub nicht vorhersehbar, z. B. in Notfällen, sollten die Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber so bald wie möglich benachrichtigen.
2. Antwort des Arbeitgebers: Nach Erhalt eines Urlaubsantrags müssen die Arbeitgeber den Arbeitnehmern eine schriftliche Benachrichtigung zukommen lassen, in der der Status der Anspruchsberechtigung angegeben ist und in der die Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer erläutert werden.
3. Ärztliche Bescheinigung: Der Arbeitgeber kann ein ärztliches Attest verlangen, um die Notwendigkeit einer Beurlaubung aufgrund eines schweren Gesundheitszustands zu bestätigen. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmern einen angemessenen Zeitrahmen für die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung einräumen.

Arbeitsplatzschutz und Leistungen während des Urlaubs

Im Rahmen von FMLA haben Arbeitnehmer während ihres Urlaubs Anspruch auf Arbeitsplatzschutz. Dieser Aspekt der Compliance umfasst:

1. Wiederherstellung der Position: Angestellte, die aus dem FMLA-Urlaub zurückkehren, müssen an ihren ursprünglichen Arbeitsplatz oder einen gleichwertigen Arbeitsplatz mit demselben Gehalt, denselben Leistungen und denselben Arbeitsbedingungen wiedereingesetzt werden.
2. Fortführung der Leistungen: Arbeitgeber müssen den Krankenversicherungsschutz für Mitarbeiter, die sich im FMLA-Urlaub befinden, zu denselben Bedingungen aufrechterhalten, wie wenn der Mitarbeiter weiter gearbeitet hätte.
3. Schutz am Arbeitsplatz vor Diskriminierung: Organisationen ist es untersagt, Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeiter zu ergreifen, die ihre Rechte unter FMLA wahrnehmen, einschließlich der Inanspruchnahme von Urlaub oder der Einreichung einer Beschwerde in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften.

Bewährte Praktiken für die Einhaltung von FMLA

Um die FMLA-Anforderungen effektiv zu erfüllen, sollten Unternehmen die folgenden Best Practices anwenden:

1. Entwickeln Sie klare Richtlinien: Erstellen Sie umfassende FMLA-Richtlinien, die für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sind. Die Richtlinien sollten das Verfahren für die Beantragung von Urlaub, die Anspruchsvoraussetzungen sowie die Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern umreißen.
2. Schulung und Kommunikation: Führen Sie regelmäßige Schulungen für Personalverantwortliche und Führungskräfte durch, um sicherzustellen, dass sie die FMLA-Bestimmungen verstehen und die Richtlinien allen Mitarbeitern effektiv vermitteln.
3. Dokumentation und Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Führen Sie genaue Aufzeichnungen über FMLA-Anträge, ärztliche Bescheinigungen und genommenen Urlaub. Eine ordnungsgemäße Dokumentation kann Organisationen im Falle von Streitigkeiten oder Prüfungen schützen.
4. Bleiben Sie über rechtliche Änderungen auf dem Laufenden: Halten Sie sich über alle Änderungen der FMLA-Bestimmungen und der damit zusammenhängenden Arbeitsgesetze auf dem Laufenden, die sich auf die Einhaltung der Vorschriften und die Unternehmensrichtlinien auswirken können.

Schlussfolgerung

Durch die Einhaltung von FMLA können Personalverantwortliche ihr Unternehmen vor rechtlichen Problemen schützen. Außerdem wird so ein günstiges Umfeld für die Mitarbeiter geschaffen. Die in diesem Artikel vorgestellte Checkliste ist ein wichtiges Instrument für Ihr HR-Team. Nutzen Sie sie, um Ihre Richtlinien und Verfahren systematisch zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den FMLA-Anforderungen entsprechen.