Checkliste: I-9 Audit

Regelmäßige Überprüfungen wichtiger Unterlagen, wie z. B. der I-9-Formulare, sind für Unternehmen wichtig, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Das Formular dient der Überprüfung der Identität und der Beschäftigungsberechtigung von Personen, die in den USA eingestellt werden. Werden diese Formulare nicht ordnungsgemäß ausgefüllt und aufbewahrt, kann dies zu erheblichen Strafen für Unternehmen führen. Dieser Artikel enthält eine umfassende Checkliste: I-9-Auditvorlage, die Ihrem Unternehmen hilft, die Richtigkeit und Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Probleme umgehend zu beheben.

I-9 Audit Checkliste Vorlage

1. Vorbereitung

• Verantwortung zuweisen: Bestimmen Sie eine Person oder ein Team, das für die Prüfung verantwortlich ist.
• Sammeln Sie Ressourcen: Holen Sie sich die aktuellen I-9-Formulare und Anweisungen von der USCIS-Website.
• Erstellen Sie einen Auditplan: Skizzieren Sie den Prüfungsprozess, den Zeitplan und den Umfang (z. B. alle Mitarbeiter oder eine Stichprobe).

2. Dokumentensammlung

• Derzeitige Mitarbeiter: Sammeln Sie die I-9-Formulare für alle derzeitigen Mitarbeiter.
• Ehemalige Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass die I-9-Formulare für ehemalige Mitarbeiter mindestens drei Jahre nach dem Einstellungsdatum oder ein Jahr nach der Kündigung aufbewahrt werden, je nachdem, was später eintritt.

3. Überprüfung des Formulars I-9

• Abschnitt 1 (Mitarbeiterinformationen und Bescheinigung):
  • Vergewissern Sie sich, dass der Arbeitnehmer Abschnitt 1 bis zum ersten Tag der Beschäftigung ausgefüllt und unterzeichnet hat.
  • Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Felder (z. B. Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, falls zutreffend, Beschäftigungsstatus) korrekt ausgefüllt sind.
  • Prüfen Sie, ob Informationen fehlen oder falsch sind.
• Abschnitt 2 (Überprüfung und Verifizierung durch den Arbeitgeber oder einen bevollmächtigten Vertreter):
  • Bestätigen Sie, dass der Arbeitgeber Abschnitt 2 innerhalb von drei Arbeitstagen nach dem ersten Tag der Beschäftigung des Arbeitnehmers ausgefüllt und unterzeichnet hat.
  • Vergewissern Sie sich, dass der Arbeitgeber die Originaldokumente überprüft und den Titel des Dokuments, die ausstellende Behörde, die Dokumentennummer und das Ablaufdatum (falls vorhanden) in den entsprechenden Spalten vermerkt hat.
  • Prüfen Sie auf fehlende oder falsche Angaben wie Daten und Unterschriften.
• Abschnitt 3 (Wiederverwendung und Wiedereinstellung):
  • Vergewissern Sie sich, dass Abschnitt 3 bei Wiederverwendung oder Neueinstellung ausgefüllt ist.
  • Stellen Sie sicher, dass die Felder für das Wiedereinstellungsdatum und die Informationen zu neuen Dokumenten korrekt ausgefüllt sind.

4. Überprüfung der Dokumente

• Liste A Dokumente: Stellen Sie sicher, dass die Dokumente sowohl die Identität als auch die Beschäftigungsberechtigung belegen.
• Liste B und Liste C Dokumente: Stellen Sie sicher, dass die Dokumente die Identität (Liste B) und die Beschäftigungsberechtigung (Liste C) belegen.
• Annehmbare Dokumente: Vergewissern Sie sich, dass nur zulässige Dokumente aus den Listen der zulässigen Dokumente verwendet wurden.

5. Buchführung

• Aufbewahrungsfrist: Bestätigen Sie die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist (drei Jahre nach Einstellung oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, je nachdem, was später eintritt).
• Lagerung: Stellen Sie sicher, dass die I-9-Formulare sicher und getrennt von den Personalakten aufbewahrt werden.
• Elektronische Formulare: Wenn Sie elektronische Formulare verwenden, stellen Sie sicher, dass die USCIS-Vorschriften für elektronische I-9-Formulare eingehalten werden.

6. Gemeinsame Probleme und Korrekturen

• Fehlende Formulare: Identifizieren und beschaffen Sie fehlende I-9 Formulare.
• Unvollständige Formulare: Korrigieren Sie unvollständige Formulare; lassen Sie Arbeitnehmer und Arbeitgeber alle fehlenden Informationen ergänzen und die Korrekturen mit Datum und Initialen versehen.
• Dokumentenkopien: Wenn Kopien von Dokumenten angefertigt wurden, stellen Sie sicher, dass sie dem richtigen I-9-Formular beigefügt sind.

7. Einhaltung der Vorschriften und Ausbildung

• Überprüfung der Richtlinien: Überprüfen und aktualisieren Sie die Richtlinien und Verfahren zur Einhaltung von I-9.
• Schulung: Schulung der Mitarbeiter der Personalabteilung über das Ausfüllen, die Überprüfung und die Aufbewahrungsanforderungen von I-9.
• Regelmäßige Audits: Planen Sie regelmäßige Audits, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

8. Audit-Dokumentation

• Audit-Bericht: Erstellung eines Berichts, in dem die Feststellungen, die vorgenommenen Korrekturen und etwaige Empfehlungen für Prozessverbesserungen zusammengefasst werden.
• Aktionsplan: Entwickeln Sie einen Aktionsplan, um festgestellte Probleme bei der Einhaltung der Vorschriften zu lösen.

Maßnahmen nach der Prüfung

• Probleme angehen: Lösen Sie alle festgestellten Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften unverzüglich.
• Nachbereitung: Umsetzung und Überwachung von Abhilfemaßnahmen, um die künftige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
• Aufzeichnungen: Führen Sie Aufzeichnungen über das Audit und die ergriffenen Abhilfemaßnahmen.

Vorteile der Verwendung einer I-9 Audit-Checkliste

• Gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften: Durch die regelmäßige Prüfung der Unterlagen des Formulars I-9 können Unternehmen sicherstellen, dass sie die Einwanderungsgesetze und -vorschriften einhalten.
• Verringerung des Risikos: Das Erkennen und Korrigieren von Fehlern im Formular I-9 kann dazu beitragen, das Risiko von Bußgeldern, Strafen oder sogar möglichen rechtlichen Schritten zu verringern.
• Verbessert die Aufbewahrung von Unterlagen: Eine Audit-Checkliste hilft Unternehmen, genaue und organisierte Aufzeichnungen über die I-9-Formulare für jeden Mitarbeiter zu führen.
• Sorgt für Seelenfrieden: Die Gewissheit, dass die Aufzeichnungen des Formulars I-9 aktuell und korrekt sind, gibt den Unternehmen im Falle einer Prüfung durch die Einwanderungsbehörde ein gutes Gefühl.

Durchführung eines I-9-Audits

• Überprüfen Sie alle Aufzeichnungen des Formulars I-9 auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.
• Überprüfen Sie, ob die Mitarbeiter akzeptable Unterlagen zur Identität und Beschäftigungsberechtigung vorgelegt haben.
• Bei der Prüfung festgestellte Fehler oder Unstimmigkeiten unverzüglich und in angemessener Weise zu beheben.
• Dokumentieren Sie die Prüfungsfeststellungen und die ergriffenen Abhilfemaßnahmen für zukünftige Zwecke.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung einer Checkliste für das I-9-Audit für Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, um die Einwanderungsgesetze einzuhalten. Regelmäßige Prüfungen und genaue Aufzeichnungen helfen, Geldstrafen, Bußgelder und Rufschädigung zu vermeiden. Die Checkliste: Das I-9-Audit prüft die Identität und Berechtigung der Mitarbeiter und zeigt, dass man sich an rechtliche und ethische Standards hält.