Kurzbeschreibung des Plans

Was ist eine Kurzbeschreibung des Plans?

Zusammenfassende Planbeschreibungen (Summary Plan Descriptions, SPDs) sind häufig verwendete Papiere, die die wichtigsten Bestandteile eines leistungs- oder beitragsorientierten Versicherungsplans zusammenfassen, z. B. die Anspruchsvoraussetzungen, den Umfang des angebotenen Versicherungsschutzes und die Formeln, die zur Bestimmung der Leistungen und Auszahlungen verwendet werden. Nach dem Abschluss einer Police sind die Anbieter gemäß dem Employee Retirement Income Security Act von 1974 (ERISA) verpflichtet, jedem Mitarbeiter eine Kopie der Zusammenfassung des Plans auszuhändigen. Die Erklärung muss einfach zu lesen und leicht zugänglich sein.

Welche Krankenversicherungspolicen verlangen eine Zusammenfassung der Leistungsbeschreibung (Spd)?

Für Pläne wie die nachstehenden ist ein EPPD erforderlich:

• Pläne für eine Gruppenkrankenversicherung
• Lebensversicherung
• Zahnversicherung
• Sehkraftversicherung
• Invaliditätsversicherung
• Ruhestandspläne
• Vereinbarungen über die Kostenerstattung im Gesundheitswesen

Was sollte in der Spd enthalten sein?

Das EPPD muss mit Blick auf den normalen Teilnehmer erstellt werden und genügend Informationen enthalten, um die Versicherten über ihre Rechte, Pflichten und Leistungen im Rahmen des Plans zu informieren.

• ERISA enthält eine umfassende Beschreibung der Informationen, die in das EPD aufgenommen werden müssen.
• Viele Gesetze verlangen auch die Offenlegung bestimmter Rechte und Vorteile, und diese Informationen können sich aufgrund der verschiedenen Vergünstigungen von Plan zu Plan stark unterscheiden.
• Das EPPD kann auch andere Hinweise enthalten, die bei der Einschreibung gegeben werden müssen, was häufig der Fall ist. Diese Hinweise müssen nicht im EPPD erscheinen, sondern dienen nur der Vereinfachung.

Wann und an wen muss das Spd geliefert werden?

• Innerhalb von 120 Tagen nach Einrichtung des Altersversorgungsplans muss das Unternehmen allen anspruchsberechtigten Arbeitnehmern das EPPD zukommen lassen. Innerhalb von 90 Tagen, nachdem ein neuer Arbeitnehmer die Voraussetzungen für den Beitritt zum Plan erfüllt hat, muss der Arbeitgeber ihm das EPPD aushändigen, sobald es erstmals verteilt worden ist. Darüber hinaus muss das EPPD den Begünstigten des Plans innerhalb von 90 Tagen nach Erlangung des Anspruchs auf Leistungen zugestellt werden.
• Ein geändertes EPD muss mindestens alle fünf Jahre veröffentlicht werden, wenn der Plan angepasst wurde. Mindestens alle zehn Jahre muss ein aktualisiertes EPPD veröffentlicht werden, auch wenn keine Änderungen am Plan vorgenommen wurden.

Welche Konsequenzen ergeben sich aus dem Fehlen eines schriftlichen Plans/Dokuments?

Das Fehlen eines Plandokuments oder eines SPD ist nach ERISA nicht ausdrücklich strafbar. Das Nichtvorhandensein eines Plans oder eines SPD kann jedoch schwerwiegende Folgen für einen Arbeitgeber haben, darunter die folgenden:

• Ein SPD muss einem Teilnehmer oder Begünstigten, der es beantragt, innerhalb von 30 Tagen nach dem Antrag ausgehändigt werden. Andernfalls kann der Arbeitgeber mit einer DOL-Strafe von bis zu 110 Dollar pro Tag belegt werden.
• Das DOL wird wahrscheinlich eine Kopie der Planunterlagen und des SPD verlangen, wenn ein Plan geprüft wird. Wenn ein Arbeitgeber der Aufforderung des DOL nicht nachkommt, kann dies zu weiteren Dokumentenanforderungen und DOL-Durchsetzungsverfahren führen. Für die Nichtvorlage dieses Dokuments kann das DOL auch eine Geldstrafe von 156 Dollar pro Tag verhängen (maximal 1.566 Dollar pro Anforderung).
• Die Verwendung anderer Nachweise oder Behauptungen des Arbeitgebers durch die Teilnehmer zur Begründung von Leistungsansprüchen oder für rechtliche Schritte gegen den Arbeitgeber ist auch ohne SPD zulässig.

Wie man Spds verteilt

Die Verteilung der EPPDs an die Arbeitnehmer kann auf verschiedene Weise erfolgen. Wenn sie per Post verschickt werden, muss sichergestellt werden, dass alle Personen auf der Verteilerliste sie auch erhalten. Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die SPDs auf folgende Weise zukommen lassen:

• Post (erste, zweite oder dritte Klasse)
• Sonderbeilagen zu Unternehmenspublikationen - sofern auf der Titelseite deutlich sichtbar ein Hinweis auf das EPPD angebracht ist.
• Persönliche Zustellung
• Elektronischer Vertrieb (laden Sie den Leitfaden für den digitalen Vertrieb herunter, um die Anforderungen für den elektronischen Vertrieb zu erfahren)

Was unterscheidet eine zusammenfassende Planbeschreibung von einem Plandokument?

Plan-Dokument

ERISA-konforme Pläne müssen "gemäß einer schriftlichen Urkunde", dem so genannten Plan-Dokument, gegründet und aufrechterhalten werden. Die Planunterlage ist ein detailliertes Dokument, in dem die Rechte der Teilnehmer und Begünstigten des Plans dargelegt sind. Es dient auch als Handbuch für den Plansponsor und den Verwalter bei der Entscheidungsfindung und der Erfüllung ihrer Aufgaben. Es legt dar, welche Leistungen angeboten werden, wer anspruchsberechtigt ist, wie sie unterstützt werden, wer der benannte Treuhänder ist, wie der Plan geändert werden kann und welche Schritte für die Zuweisung von Planaufgaben erforderlich sind.

Kurzbeschreibung des Plans

Ein SPD ist eine Anforderung des ERISA für Leistungsprogramme für Arbeitnehmer. Der Hauptzweck des SPD besteht darin, den Teilnehmern eine klare Zusammenfassung der Einzelheiten des Plans zu geben. Das EPPD muss viele spezifische Themen enthalten, darunter Informationen zur Identifizierung des Plans und zur Anspruchsberechtigung, eine Beschreibung der Leistungen des Plans und der Ereignisse, die zu deren Verlust oder Verweigerung führen können, Verfahren zur Geltendmachung von Leistungsansprüchen und eine Erklärung der ERISA-Rechte der Mitglieder. Es muss zu bestimmten Zeiten bestimmten Personen zur Verfügung gestellt werden und so verfasst sein, dass es für den normalen Planteilnehmer verständlich ist.

Was steht in einer Kurzbeschreibung des Plans?

Eine zusammenfassende Planbeschreibung sollte professionell wirken, da es sich um ein rechtliches Dokument eines Unternehmens für seine Mitarbeiter handelt.

Geben Sie den Namen und das Jahr des Plans, die Steuernummer des Arbeitgebers, den Namen und die Adresse des Arbeitgebers sowie den Namen und die Kontaktinformationen des Planverwalters an. Die Alters- und Gesundheitsvorsorgepläne sollten auch eine Zusammenfassung der Vorteile, der Merkmale des Plans, der Rechte des Arbeitnehmers, der Garantien des Arbeitgebers und des Plananbieters sowie alle anderen relevanten Daten enthalten.

Schlussfolgerung

Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Kostenerstattungsvereinbarung für die Krankenversicherung (HRA) oder andere Leistungen für Mitarbeiter einrichten, gehört die Erstellung einer Reihe von Planunterlagen zu den ersten Anforderungen, die der Employee Retirement Income Security Act (ERISA) an Planverwalter stellt. Eines dieser wichtigen Dokumente ist die Zusammenfassung des Plans (SPD).

Es mag überwältigend sein, Ihre erste ERISA-konforme Leistung einzurichten und alle erforderlichen Planunterlagen zu erstellen, aber mit den richtigen Ressourcen und der richtigen Unterstützung kann es ganz einfach sein.