Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen

Die Personalabteilung hat mit einer Vielzahl von Mitarbeiterunterlagen zu tun, von Einstellungsunterlagen über Leistungsbeurteilungen bis hin zu Kündigungsunterlagen. Ohne eine angemessene Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen kann es schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, was aufbewahrt werden muss und wie lange.

Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen

Kurzbeschreibung & Zweck

Zweck dieser Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen ist es, Richtlinien und Verfahren für die Aufbewahrung, Speicherung und Entsorgung von Unterlagen festzulegen, um die Einhaltung rechtlicher, regulatorischer und betrieblicher Anforderungen zu gewährleisten. Diese Richtlinie zielt darauf ab, die ordnungsgemäße Verwaltung von Unterlagen während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Vernichtung, zu gewährleisten und gleichzeitig die Effizienz zu fördern und die Risiken für die Organisation zu minimieren.

Umfang

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter, Abteilungen und Tochtergesellschaften innerhalb der Organisation, die Aufzeichnungen in jeglicher Form erstellen, empfangen, aufbewahren oder entsorgen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf elektronische, digitale, physische und mündliche Aufzeichnungen. Sie umfasst Aufzeichnungen, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit erstellt und erhalten werden, wie z. B. Finanzunterlagen, Kundenunterlagen, Mitarbeiterunterlagen, Rechtsdokumente, Verträge und alle anderen für die Geschäftstätigkeit der Organisation erforderlichen Unterlagen.

Politische Elemente

1. Definition der Aufbewahrung von Unterlagen

Die Aufbewahrung von Unterlagen bezieht sich auf den Prozess der Aufbewahrung und Verwaltung von Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum in Übereinstimmung mit rechtlichen, regulatorischen, betrieblichen und historischen Anforderungen. Sie umfasst die Pflege, Lagerung und Entsorgung von Unterlagen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen, Vorschriften und bewährten Praktiken der Branche.

2. Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen

Alle Unterlagen müssen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen, Vorschriften, vertraglichen Verpflichtungen und Branchenstandards aufbewahrt werden. Die Organisation muss ein umfassendes Verständnis der einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Anforderungen in Bezug auf die Aufbewahrung von Unterlagen aufbauen und aufrechterhalten und die Einhaltung dieser Anforderungen sicherstellen.

3. Klassifizierung und Identifizierung von Aufzeichnungen:

Die Klassifizierung der Unterlagen erfolgt auf der Grundlage ihrer Art, ihrer Bedeutung und ihrer rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen. Es ist ein Klassifizierungsschema für Aufzeichnungen zu entwickeln und aufrechtzuerhalten, um die Identifizierung, Organisation und den Abruf von Aufzeichnungen zu erleichtern. Jeder Datensatz sollte ordnungsgemäß beschriftet sein, einschließlich relevanter Metadaten, um den Inhalt, den Ersteller und das Erstellungsdatum genau zu identifizieren.

4. Aufbewahrungsfristen für Aufzeichnungen:

Die Organisation muss für jede Art von Aufzeichnungen Aufbewahrungsfristen festlegen, die sich nach den gesetzlichen, behördlichen, betrieblichen und historischen Anforderungen richten. Diese Aufbewahrungsfristen sollten Faktoren wie die Branche der Organisation, spezifische gesetzliche Vorgaben, vertragliche Verpflichtungen und die Notwendigkeit einer späteren Bezugnahme oder rechtlichen Verteidigung berücksichtigen.

5. Aufbewahrung und Sicherheit von Unterlagen:

Alle Aufzeichnungen, unabhängig vom Format, müssen sicher aufbewahrt werden, um unbefugten Zugriff, Verlust, Beschädigung oder Zerstörung zu verhindern. Wirksame Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich physischer Schutzmaßnahmen, Zugangskontrollen, Verschlüsselung, Passwortschutz und Backup-Verfahren, müssen eingeführt werden, um Aufzeichnungen vor unbefugter Offenlegung oder Veränderung zu schützen.

6. Beseitigung und Vernichtung von Aufzeichnungen:

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Unterlagen auf sichere und angemessene Weise entsorgt werden. Die Organisation muss Verfahren für die systematische und vertrauliche Vernichtung von Aufzeichnungen einführen, die sicherstellen, dass sensible und vertrauliche Informationen ordnungsgemäß geschreddert, gelöscht oder vernichtet werden, um ein unbefugtes Abrufen oder Verwenden zu verhindern.

7. Verantwortlichkeiten für die Verwaltung von Aufzeichnungen:

Den Personen oder Abteilungen, die für die Erstellung, Pflege, Aufbewahrung und Entsorgung von Unterlagen verantwortlich sind, werden klare Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen. Es werden regelmäßige Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme durchgeführt, um die Mitarbeiter über die Bedeutung der Aktenverwaltung und ihre Verpflichtungen im Rahmen dieser Richtlinie aufzuklären.

8. Aufzeichnungsprüfungen und Überwachung:

Es sind regelmäßige Prüfungen und Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Richtlinie zu bewerten, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und die konsequente Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften zu gewährleisten. Die Organisation muss eine ordnungsgemäße Dokumentation und Aufzeichnungen über die Verwaltung von Unterlagen, einschließlich Aufbewahrungsplänen, Entsorgungsberichten und Prüfungsergebnissen, führen.

9. Überprüfung und Aktualisierung von Richtlinien:

Diese Richtlinie wird regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass sie relevant ist und den Anforderungen der Organisation an die Aufbewahrung von Unterlagen gerecht wird. Alle notwendigen Aktualisierungen oder Überarbeitungen der Richtlinie werden allen Mitarbeitern und Interessengruppen mitgeteilt.

10. Ausnahmen:

Ausnahmen von dieser Richtlinie können in Fällen gewährt werden, in denen gesetzliche oder behördliche Anforderungen eine Abweichung von den festgelegten Aufbewahrungsfristen erforderlich machen. Alle Ausnahmen müssen dokumentiert, von autorisiertem Personal genehmigt und allen betroffenen Parteien klar mitgeteilt werden.

Durch die Einhaltung dieser Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen möchte die Organisation ein effizientes und sicheres System zur Verwaltung von Unterlagen aufrechterhalten, das ihre gesetzlichen, behördlichen und betrieblichen Verpflichtungen unterstützt und gleichzeitig sensible Informationen schützt und wirksame Verfahren zur Verwaltung von Unterlagen fördert.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen ein wichtiges Instrument für Unternehmen ist, um das Risiko von Rechtsstreitigkeiten zu minimieren, genaue und organisierte Unterlagen zu führen und die betriebliche Effizienz zu optimieren. Die bereitgestellte Vorlage dient als wertvoller Ausgangspunkt für Unternehmen, um ihre eigene, auf ihre spezifischen Bedürfnisse und Branchenanforderungen zugeschnittene Richtlinie für die Aufbewahrung von Unterlagen zu entwickeln.