Software für die Gehaltsabrechnung

Was ist Gehaltsabrechnungs-Software?

Software für die Verwaltung, Organisation und Automatisierung von Mitarbeiterzahlungen wird als Gehaltsabrechnungssoftware bezeichnet. Sie verfolgt jede Zahlung und bewahrt alle Zahlungsdaten auf. Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware gibt es in einer Vielzahl von Funktionen und kann sowohl von kleinen als auch von großen Unternehmen eingesetzt werden.

Die Verwendung von Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erleichtert die Verwaltung der Gehaltsabrechnung. Sie automatisiert die Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Mitarbeiter und sorgt dafür, dass Dinge wie Zeit und Anwesenheit erfasst werden. Die Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung hilft den Personalleitern, viel Zeit zu sparen und Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden, was zu zufriedeneren Mitarbeitern und weniger Problemen für die Geschäftsleitung führt.

Was sind die Merkmale der Gehaltsabrechnungs-Software?

Die meisten Gehaltsabrechnungsprogramme verfügen über integrierte Funktionen zur automatischen Berechnung von Abzügen wie Steuern, Versicherungsprämien und Rentenbeiträgen. Auch die direkte Überweisung von Gehaltsschecks, die Erstellung von Steuerformularen und Lohnpfändungen werden häufig über Lohnsoftware abgewickelt. Darüber hinaus können Lohnbuchhalter Systeme so einrichten, dass sie Schecks für Arbeitnehmer drucken, die nicht für die direkte Einzahlung angemeldet sind.

Viele Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme bieten Selbstbedienungsfunktionen, mit denen die Mitarbeiter die Lohn- und Gehaltsabrechnungen online von Computern und mobilen Geräten aus einsehen und herunterladen sowie den Abzugsbetrag anpassen können.

Einige Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme können von IT-Fachleuten und Personalleitern konfiguriert werden, so dass sie die Möglichkeit haben, Kumulationen, Ausgleichszeiträume und Beträge zu ändern und Mitarbeiter verschiedenen Lohngruppen zuzuordnen.

Zwei zusätzliche Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind die Einstellung des Brutto-zu-Netto-Einkommens und die Erstellung von Berichten über den Saldo und die Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Einige Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme verfügen über Schnittstellen zu Modulen zur Analyse von Lohn- und Gehaltsdaten, die regionale, nationale und internationale Muster bei den Lohn- und Gehaltsausgaben verfolgen und personalisierte Prüfberichte erstellen können.

Welche Arten von Gehaltsabrechnungssoftware gibt es?

• Integriertes Lohnbuchhaltungssystem:

Die Verfahren der Buchhaltung, des HRM und der Lohnbuchhaltung überschneiden sich. Daher ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung oft als Modul in der HRM-, ERP- oder Buchhaltungssoftware enthalten. Dabei kann es sich um eine Standardfunktion oder ein kostenpflichtiges Add-on handeln. Die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Berechnung der Steuern und der Druck der Gehaltsabrechnungen sind allesamt Bestandteile eines integrierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems.

• Dediziertes Gehaltsabrechnungssystem: 

Dabei handelt es sich um eigenständige Anwendungen, die zusätzlich zu ihren Grundfunktionen spezifische Funktionen wie Zeiterfassung und Anwesenheit, maßgeschneiderte Berichte, Verwaltung von Sozialleistungen und sogar einen Steuerplaner bieten. Eine leistungsstarke Software für die Gehaltsabrechnung sollte sich problemlos mit anderen HRM- und Buchhaltungsanwendungen integrieren lassen. Diese Form der Gehaltsabrechnung ist bei Gehaltsabrechnungsdienstleistern und kleinen Unternehmen weit verbreitet.

Unterschied zwischen HR und Lohnbuchhaltung

In bestimmten Organisationsstrukturen sind die Personalabrechnung und die Personalverwaltung in einer Gruppe zusammengefasst. In anderen gibt es für beide Bereiche eigene Abteilungen. In einigen Unternehmen ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung auch Teil der Finanzabteilung. Obwohl die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Personalabteilung in der Regel als zwei verschiedene Aufgabenbereiche angesehen werden, überschneiden sich ihre Aufgaben manchmal.

Der Prozess der Entlohnung von Arbeitnehmern wird als Lohnbuchhaltung bezeichnet. Sie umfasst ein breites Spektrum an Aufgaben, darunter:

• Sicherstellung, dass jeder Mitarbeiter seine Gehaltsabrechnung erhält und dass sein Bankkonto so schnell wie möglich gutgeschrieben wird.
• Verwaltung der erforderlichen Abzüge (z. B. Steuern und Sozialversicherungsbeiträge)
• Zu den weiteren Aufgaben gehören die Berechnung von Prämien, der Umgang mit Leistungen wie Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und die Überwachung von komplizierteren Arbeitszeitregelungen wie Überstundenschichten.

Einfach ausgedrückt, sind die Humanressourcen (HR) der Bereich, der sich mit der Suche nach Möglichkeiten zur Maximierung der Mitarbeiterleistung innerhalb eines Unternehmens und der Suche nach Bewerbern beschäftigt, die die Werte des Unternehmens teilen und sich an die Unternehmenskultur halten. Weitere Beispiele für Aufgaben, mit denen sich die Personalabteilung normalerweise beschäftigt, sind Leistungsentwicklung, Arbeitsrecht und Personalpolitik.

Warum eine Software für die Gehaltsabrechnung?

Unternehmen jeder Größe können mit dem dynamischen Geschäftsklima Schritt halten, indem sie digitale Softwarelösungen einsetzen. Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ermöglicht genaue und rechtzeitige Zahlungen, die für die Zufriedenheit der Mitarbeiter unerlässlich sind. Außerdem werden Kosten und Papierkram reduziert.

Die Mitarbeiter setzen sich sehr für die Zufriedenheit der Kunden ein. Zweifelsohne sind es die Arbeitnehmer, die das Unternehmen am Laufen halten. Natürlich möchten die Unternehmen ihren Mitarbeitern regelmäßig die ihnen zustehenden Gehälter zahlen. Doch die Bezahlung der Arbeitnehmer ist nicht immer einfach. Manchmal kann es sogar sehr schwierig sein. Daher verlassen sich viele Unternehmen auf eine Gehaltsabrechnungssoftware, die entweder vor Ort oder in der Cloud installiert ist und eine fehlerfreie Verarbeitung und Zahlung der Gehälter ermöglicht. 

Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen weiterhin manuell oder auf Papier abwickeln, laufen Gefahr, teure Fehler zu machen. Investitionen in Softwarelösungen für die Gehaltsabrechnung verringern den Stress, sparen Zeit und sogar Geld.

Bedeutung von Software für die Gehaltsabrechnung

Die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware macht einen Großteil des Rätselraten und der arbeitsintensiven Aufgaben überflüssig. Sie sorgt für die Organisation der Informationen, automatisiert mühsame Aufgaben und hilft bei der Früherkennung von Fehlern. Das macht das Team effektiver und präziser.

Die Automatisierung der Gehaltsabrechnungssoftware trägt dazu bei, den Zeitaufwand in diesem Bereich zu verringern, so dass sich die Mitarbeiter der Personalabteilung auf andere Aufgaben konzentrieren können. Darüber hinaus kann sie Jahresendberichte anbieten, um einen umfassenden Überblick über das Unternehmen zu erhalten.

Der Einsatz von Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung fördert die Offenheit und das Vertrauen der Mitarbeiter. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware sorgt dafür, dass die Arbeitnehmer vollstes Vertrauen in die Pünktlichkeit und Genauigkeit ihrer Zahlungen haben.

Eine Software für die Gehaltsabrechnung verringert das Risiko menschlicher Fehler, wie z. B. die falsche Eingabe von Daten oder das versehentliche Löschen von Formeln, erheblich.

Wie funktioniert die Software für die Gehaltsabrechnung?

Um zu gewährleisten, dass die Mitarbeiter korrekte, rechtzeitige und ordnungsgemäße Zahlungen erhalten, ist die Lohnsoftware mit anderen wichtigen Geschäftsprozessen verbunden (z. B. direkte Einzahlung, Scheck oder Zahlungskarte). Die Software ist normalerweise für die Mitarbeiter zugänglich, die ihre persönlichen Daten, Zahlungspräferenzen und andere Besonderheiten aktualisieren können.

Um die Zahlungen an Arbeitnehmer aller Art (einschließlich bezahlter und stundenweise beschäftigter Mitarbeiter, Vertragsarbeiter und anderer) an verschiedenen Standorten in der ganzen Welt zu verwalten und zu automatisieren, muss die Lohnsoftware für Unternehmen zuverlässig, einfach zu installieren und flexibel genug sein. Die Aufgaben sollten durch eine Lohnsoftware vereinfacht werden, damit die Mitarbeiter komplizierte Regeln, Lohnabrechnungsprozesse und Checklisten problemlos verwalten und dabei die Steuergesetze und andere finanzielle Einschränkungen einhalten können.

Wer sollte eine Gehaltsabrechnungssoftware verwenden?

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, sei es auf Vollzeit-, Teilzeit- oder Vertragsbasis, muss über die Einführung einer Lohnbuchhaltungssoftware nachdenken. Mit Hilfe von Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung können Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabgaben leichter einreichen, da dies obligatorisch ist. Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann dazu beitragen, Zeit zu sparen, menschliche Fehler zu vermeiden und zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. Je nach Größe des Unternehmens kann es sinnvoll sein, einen eigenen Mitarbeiter für die Verwaltung der Gehaltsabrechnungs-Software einzustellen.

Schlussfolgerung

Software für die Gehaltsabrechnung automatisiert die Bezahlung von Festangestellten, Stundenkräften und Vertragsbediensteten. Im Vergleich zu papierbasierten Methoden beschleunigt die Lohnsoftware den Prozess erheblich, minimiert Fehler und gibt Managern die Möglichkeit, die Zahlungen für bestimmte Mitarbeiter individuell anzupassen.

Ein Gehaltsabrechnungssystem, das auf das Unternehmen zugeschnittene Lösungen bietet, kann die Produktivität, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Wenn sichergestellt ist, dass die Mitarbeiter korrekt, persönlich und pünktlich bezahlt werden, fördert dies ein gesundes Arbeitsumfeld. Außerdem fördert eine faire Vergütung die Beziehung zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern und damit die Ehrlichkeit am Arbeitsplatz.