Einstellungsprozess

Was ist ein Einstellungsprozess?

Der Einstellungsprozess ist der Prozess der Suche, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter für ein Unternehmen.

Nach Angaben der Society of Human Resource Management (SHRM) dauert es durchschnittlich 42 Tage, eine Stelle zu besetzen, während andere Studien nur 27 Tage ausweisen. Um die besten Bewerber einzustellen, sollte Ihr Ziel sein, die Zeit so kurz wie möglich zu halten.

Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat seinen eigenen Einstellungsprozess. Es gibt jedoch 15 gemeinsame Schritte, die jeder Einstellungsprozess durchläuft und die in drei Phasen unterteilt sind: Planung, Rekrutierung und Mitarbeiterauswahl.

Was sind die 15 Schritte des Einstellungsprozesses?

Planung

Schritt Nr. 1: Ermitteln des Einstellungsbedarfs

Der erste Schritt im Einstellungsprozess besteht darin, einen Bedarf in Ihrem Unternehmen zu ermitteln. Der Grund dafür kann alles Mögliche sein, von der Besetzung einer freien Stelle über die bessere Bewältigung der Arbeitsbelastung eines Teams bis hin zur Erweiterung des Umfangs der organisatorischen Aufgaben. Dies kann das Ergebnis einer kürzlich frei gewordenen Stelle oder der Notwendigkeit einer völlig neuen Stelle sein.

Schritt #2: Erstellen Sie einen Rekrutierungsplan

Die Ausarbeitung eines angemessenen Einstellungsplans macht Sie nicht nur effizienter, sondern hilft Ihnen auch, die aktuellen und künftigen Anforderungen des Unternehmens besser zu verstehen. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, mit den Personalverantwortlichen und anderen Beteiligten die Anfangsdaten und andere Details zu besprechen.

Schritt #3: Stellenbeschreibungen verfassen

Das Einstellungsteam sollte eine Stellenbeschreibung erstellen. Da Ihre Stellenbeschreibung das erste Mal ist, dass ein Bewerber mit Ihrem Unternehmen in Kontakt kommt, muss sie für die Zielgruppe überzeugend gestaltet sein, damit sich die Bewerber bewerben. Achten Sie darauf, dass Ihre Stellenbeschreibung folgende Aspekte enthält: Unternehmensbeschreibung, Stellenkriterien, Aufgaben und Zuständigkeiten, Gehalt, Sozialleistungen und schließlich ein Anschreiben. Achten Sie darauf, dass Ihre Stellenbeschreibung so auffällig wie möglich ist und alle wichtigen Details enthält.

In diesem Artikel finden Sie eine ausführliche Anleitung, wie Sie eine attraktive Stellenbeschreibung verfassen können.

Schritt #4: Stellenausschreibung und Werbung für die Stelle(n)

Die Online-Stellenausschreibung sollte in Ihrer Personalbeschaffungsstrategie nicht außer Acht gelassen werden, da sie eine größere Sichtbarkeit Ihrer offenen Stellen ermöglicht und neue Bewerberpools erreicht. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, von kostenlosen bis hin zu kostenpflichtigen Stellenausschreibungen, von allgemeinen bis hin zu branchenspezifischen Jobbörsen, Social-Media-Plattformen usw. Achten Sie darauf, die Plattformen zu finden, die Ihre Zielgruppe ansprechen, um Bewerbungen zu erhalten, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Rekrutierung

Schritt Nr. 5: Suche nach Kandidaten

Abgesehen von Stellenausschreibungen können Personalverantwortliche über LinkedIn, soziale Medien und Jobmessen aktiv mit geeigneten Bewerbern in Kontakt treten. Aktive Rekrutierung, wenn sie gut gemacht ist, erhöht die Qualität der Bewerber und erweitert Ihren Pool, indem Sie Kandidaten erreichen, die nicht aktiv nach neuen Stellen suchen, aber ideal für die offene Stelle wären.

Schritt #6: Überprüfung der Anträge

Nachdem die Bewerber ihre Bewerbungen ausgefüllt haben, ist es an der Zeit, ihre Bewerbungsformulare zu überprüfen und ihre Lebensläufe, Anschreiben oder andere zusätzliche Dokumente (Portfolio usw.) zu analysieren.

Schritt Nr. 7: Interviews planen

Erstellen Sie zunächst eine Liste möglicher Interviewfragen, die für die Stelle relevant sind. Außerdem muss ein klarer Gesprächsablauf festgelegt werden, da je nach Stelle, Größe des Unternehmens und den einstellenden Führungskräften ein oder mehrere Gespräche geplant werden müssen. Ein gutes Vorstellungsgespräch ist dann gegeben, wenn sowohl der Interviewer als auch der Interviewte genaue Informationen erhalten haben und in der Lage sind, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Schritt #8: Führen Sie Interviews

Sie können wählen, ob Sie ein strukturiertes oder ein unstrukturiertes Gespräch führen wollen. Bei einem strukturierten Vorstellungsgespräch wird jedem Bewerber der gleiche Fragenkatalog gestellt. Der Schwerpunkt liegt dabei in der Regel auf der bisherigen Berufserfahrung, der Ausbildung und den Vorzügen, die der Bewerber in das Unternehmen einbringen kann. Die Antworten des Bewerbers werden dann aufgezeichnet und ausgewertet. Bei unstrukturierten Vorstellungsgesprächen werden keine vorformulierten Fragen gestellt. Stattdessen stellt der Interviewer offene Fragen zu Themen, die mit der Stelle in Zusammenhang stehen, und versucht, das Gespräch natürlich verlaufen zu lassen.

Das Nachfassen bei abgelehnten Bewerbern, insbesondere bei denen, mit denen ein Vorstellungsgespräch geführt wurde, ist eine professionelle Höflichkeit, die nicht ignoriert werden sollte. Ein freundliches Ablehnungsschreiben kann dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie sich um künftige offene Stellen in Ihrem Unternehmen bemühen, die besser zu ihnen passen könnten. Sie können diese Vorlage verwenden, um ein professionelles Absageschreiben zu verfassen.

Schritt #9: Bewertung des Bewerbers

Nach dem Vorstellungsgespräch geben die Unternehmen den Bewerbern in der Regel einige standardisierte Tests, mit denen ein breites Spektrum von Fähigkeiten und Eigenschaften gemessen wird, wie z. B. Problemlösungsvermögen, emotionale Intelligenz, Persönlichkeitsmerkmale, Leseverständnis und vieles mehr. Diese Bewerberbeurteilungen werden von Unternehmen eingesetzt, um die Fähigkeiten von Arbeitssuchenden und Arbeitnehmern zu messen und sicherzustellen, dass sie über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um die Stelle erfolgreich ausüben zu können.

Schritt #10: Hintergrundprüfung

Hintergrundüberprüfungen, einschließlich Kreditwürdigkeitsprüfung, strafrechtlicher Hintergrund und beruflicher Werdegang. Einige Unternehmen sehen sich auch die Social-Media-Konten potenzieller Mitarbeiter an (Facebook, Instagram, Twitter usw.), um festzustellen, ob sie das Unternehmen professionell repräsentieren können. Je nach Position können auch Drogentests erforderlich sein.

Schritt #11: Überprüfung der Referenzen

Die Überprüfung von Referenzen ist eine Art des Einstellungsverfahrens, bei dem Personalverantwortliche Kontakt zu früheren Arbeitgebern der Bewerber aufnehmen, um mehr über sie zu erfahren. Durch die Einholung von Referenzen können Personalverantwortliche nicht nur die Richtigkeit der Informationen überprüfen, sondern auch Entscheidungen auf der Grundlage eines Gesprächs mit einer Person treffen, die zuvor mit dem Bewerber gearbeitet hat.

Auswahl der Mitarbeiter

Schritt #12: Entscheidung

Das Einstellungsteam wählt seinen Spitzenkandidaten aus, nachdem es Hintergrundinformationen und Referenzen geprüft hat. Lehnt der Spitzenkandidat das Stellenangebot ab oder unterzeichnet er das Angebotsschreiben nicht, wendet sich das Einstellungsteam an den zweiten Spitzenkandidaten.

Schritt #13: Stellenangebot

Wenn ein Spitzenkandidat ausgewählt wurde, sollte das Unternehmen ein erstes Angebot unterbreiten. Ein förmliches Stellenangebot ist ein Dokument, das ein Arbeitgeber an einen ausgewählten Bewerber schickt, um ihm eine Stelle in seinem Unternehmen für eine bestimmte Funktion anzubieten. Das Stellenangebot muss detaillierte Informationen über Gehalt, Sozialleistungen, bezahlten Urlaub, Anfangsdatum, mögliche Abfindungen und andere Bedingungen enthalten.

Schritt #14: Einstellung

Der Bewerber wird eingestellt, nachdem er das Stellenangebot angenommen, die Unterlagen ausgefüllt und den Vertrag unterschrieben hat.

Schritt Nr. 15: Onboarding

Durch eine gute Einarbeitung neuer Mitarbeiter werden Beziehungen aufgebaut, die ihnen helfen, sich besser in die Unternehmenskultur integriert zu fühlen. Beim Onboarding geht es darum, die Kultur und die Mitarbeiter des Unternehmens vorzustellen und ihnen alle notwendigen Informationen und Schulungen zukommen zu lassen, damit sie ihre Aufgaben so schnell wie möglich meistern können.

Schlussfolgerung

Wenn ein Unternehmen die Notwendigkeit sieht, eine Stelle zu besetzen, beginnt der Einstellungsprozess, der abgeschlossen ist, wenn der Bewerber das Stellenangebot annimmt und das Onboarding-Verfahren durchlaufen hat. Der Einstellungsprozess variiert je nach Unternehmen und Stelle, besteht aber häufig aus diesen drei Phasen: Planung, Rekrutierung und Mitarbeiterauswahl.