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Bewerberakten sind Dokumente, die alle Informationen über die Bewerbung eines Bewerbers um eine Stelle in einem Unternehmen enthalten.
Die Personalabteilungen erstellen und pflegen diese Akten, um die Einhaltung der Arbeitsgesetze und -vorschriften zu gewährleisten und den Personalverantwortlichen während des Auswahlverfahrens als Referenz zu dienen.
Bewerberakten enthalten in der Regel eine Vielzahl von Dokumenten, darunter Lebensläufe, Anschreiben, Bewerbungsformulare, Zeugnisüberprüfungen, Ausbildungsnachweise und sonstige relevante Informationen im Zusammenhang mit der Bewerbung des Bewerbers.
Diese Akten können auch Notizen von Vorstellungsgesprächen und von Tests oder Beurteilungen enthalten, die der Bewerber vor der Einstellung absolviert hat.
Die Personalabteilungen müssen diese Akten vertraulich und sicher führen, da sie sensible Informationen über den Bewerber enthalten.
Die Personalabteilung sollte sicherstellen, dass nur befugtes Personal Zugang zu diesen Akten hat und dass sie an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, beispielsweise in einem verschlossenen Schrank oder einer passwortgeschützten elektronischen Datenbank.
Die Aufbewahrung von Bewerberakten ist ein wichtiger Aspekt für Personalabteilungen. Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, und Bewerberdateien bilden da keine Ausnahme.
Wie lange die Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt von den örtlichen und bundesstaatlichen Vorschriften, der Art der Stelle und den internen Richtlinien des Unternehmens ab.
In den Vereinigten Staaten sind Arbeitgeber beispielsweise nach Bundesrecht verpflichtet, Bewerbungen für ein Jahr aufzubewahren, nachdem sie eine Einstellungsentscheidung getroffen haben. In einigen Bundesstaaten gelten jedoch längere Aufbewahrungsfristen.
Für die Personalabteilungen ist es wichtig, sich über die geltenden Vorschriften auf dem Laufenden zu halten, um sicherzustellen, dass sie die Gesetze einhalten.
Bewerberakten sind ein wesentlicher Bestandteil des Personalprozesses. Sie enthalten eine umfassende Aufzeichnung der Bewerbung eines Bewerbers und sind ein wichtiges Hilfsmittel für Personalverantwortliche während des Auswahlverfahrens. Die Personalabteilungen müssen diese Akten vertraulich und sicher aufbewahren und sicherstellen, dass sie den lokalen und staatlichen Aufbewahrungsvorschriften entsprechen.
Auf diese Weise kann die Personalabteilung sicherstellen, dass das Unternehmen die Arbeitsgesetze und -vorschriften einhält und dass das Einstellungsverfahren fair und transparent ist.
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