Welttag der Computersicherheit: Wie Sie Ihre Bewerberdaten sicher halten

Datenschutzverletzungen und mangelnder Schutz der Privatsphäre gehören zu den drängendsten Problemen in der heutigen datengesteuerten Welt. Jeden Tag hören wir von Hackern, die persönliche Daten stehlen, von Identitätsdiebstahl, Ransomware-Angriffen und anderen Cyber-Bedrohungen, die unsere Daten gefährden.

Als Personalvermittler haben Sie regelmäßig mit sensiblen Bewerberdaten zu tun, z. B. mit Lebensläufen, Kontaktdaten, Referenzen, Hintergrundprüfungen und Beurteilungen. Wie stellen Sie sicher, dass Sie die Daten Ihrer Bewerber vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch oder Verlust schützen? Anlässlich des Welttags der Computersicherheit wollen wir einen Blick darauf werfen, wie Sie als Personalvermittler Ihre Daten besser schützen können.

Der Prozess der Datenerhebung

Als Personalvermittler sammeln Sie Bewerberdaten aus verschiedenen Quellen, z. B. aus Stellenbörsen, sozialen Medien, Empfehlungen, Karrieremessen und Ihrer eigenen Website. Sie speichern diese Daten in Ihrer Datenbank, die auf Ihren eigenen Servern oder bei einem Cloud-Service-Anbieter gehostet sein kann. Sie verarbeiten diese Daten, um Bewerber zu prüfen, Vorstellungsgespräche zu planen, Bewertungen durchzuführen und Einstellungsentscheidungen zu treffen. Sie geben diese Daten auch an Ihre Kunden, Personalleiter und andere am Einstellungsprozess beteiligte Personen weiter.

Die Erfassung und Verarbeitung von Bewerberdaten ist für Ihr Unternehmen zwar unerlässlich, stellt Sie aber auch vor verschiedene Herausforderungen in Bezug auf die Datensicherheit. Zum Beispiel können Sie mit den folgenden Szenarien konfrontiert werden:

• Sie erhalten den Lebenslauf eines Bewerbers per E-Mail, vergessen aber, ihn zu löschen, nachdem Sie ihn in Ihre Datenbank hochgeladen haben. Das E-Mail-Konto wird gehackt, und der Hacker hat Zugriff auf den Lebenslauf und andere vertrauliche Informationen.
• Sie nutzen einen Cloud-Service-Anbieter, um Ihre Datenbank zu hosten, aber Sie haben keinen klaren Vertrag, in dem die Verantwortlichkeiten und die Haftung beider Parteien für die Datensicherheit festgelegt sind. Der Cloud-Anbieter erleidet eine Datenschutzverletzung und Ihre Daten sind gefährdet.
• Sie senden die Daten eines Bewerbers über einen unverschlüsselten E-Mail-Anhang an einen Kunden. Die E-Mail wird von einer böswilligen dritten Partei abgefangen, die die Daten für Identitätsdiebstahl oder Betrug verwendet.
• Sie verwenden ein schwaches Passwort für den Zugang zu Ihrer Datenbank oder Sie geben Ihr Passwort an eine andere Person weiter. Ein Hacker errät oder stiehlt Ihr Passwort und erhält Zugang zu Ihrer Datenbank.

Wie man die Daten von Bewerbern sicher hält

Datensicherheit ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufender Prozess, der ständige Wachsamkeit und Verbesserung erfordert. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, um die Sicherheit Ihrer Bewerberdaten zu gewährleisten:

1. Verschlüsselung verwenden

Bei der Verschlüsselung werden Daten in ein unlesbares Format umgewandelt, so dass nur befugte Personen mit einem Entschlüsselungscode darauf zugreifen können. Sie kann Ihre Daten sowohl im Ruhezustand (wenn sie in Ihrer Datenbank oder auf Ihrem Gerät gespeichert sind) als auch bei der Übertragung (wenn sie über das Internet oder andere Netzwerke übertragen werden) schützen. Es ist ein guter Anfang, Ihre Daten durch Verschlüsselung vor unbefugtem Zugriff, Änderung oder Löschung zu schützen. Sie können Verschlüsselungstools wie SSL/TLS-Zertifikate, VPNs oder Verschlüsselungssoftware verwenden, um Ihre Daten zu verschlüsseln.

2. Verwenden Sie eine starke Authentifizierung

Bei der Authentifizierung wird die Identität eines Benutzers, der auf Ihre Daten zugreifen möchte, überprüft. Es ist ratsam, starke Authentifizierungsmethoden wie Passwörter, biometrische Daten oder Multifaktor-Authentifizierung zu verwenden, um unbefugten Zugriff auf Ihre Daten zu verhindern. Es ist auch wichtig, dass Sie Ihre Passwörter regelmäßig ändern und sie niemals an Dritte weitergeben. Sie können Passwortmanager wie LastPass oder Dashlane verwenden, um sichere Passwörter für Ihre Konten zu erstellen und zu speichern.

3. Zugangskontrolle verwenden

Unter Zugriffskontrolle versteht man den Prozess der Gewährung oder Verweigerung des Zugriffs auf Ihre Daten auf der Grundlage der Rolle, der Verantwortung oder des Bedarfs des Benutzers. Sie sollten die Zugriffskontrolle nutzen, um einzuschränken, wer auf Ihre Daten zugreifen, sie anzeigen, bearbeiten oder löschen kann. Außerdem sollten Sie die Zugriffsaktivitäten Ihrer Benutzer überwachen und prüfen und den Zugriff bei Bedarf widerrufen. Sie können den Datenzugriff über Berechtigungen, Rollen oder Gruppen steuern.

4. Sicherung und Wiederherstellung verwenden

Unter Sicherung und Wiederherstellung versteht man die Erstellung und Wiederherstellung von Kopien Ihrer Daten im Falle eines Datenverlusts oder einer Datenbeschädigung. Es ist eine gute Praxis, Backups und Wiederherstellungen zu verwenden, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Daten im Falle eines Cyberangriffs, menschlichen Versagens oder einer Naturkatastrophe wiederherstellen können. Testen Sie Ihre Backups regelmäßig und speichern Sie sie an einem sicheren Ort, vorzugsweise außerhalb des Unternehmens oder in der Cloud. Sie können Ihre Daten mit Tools wie externen Festplatten, Cloud-Speicher oder Backup-Software sichern und wiederherstellen.

5. Einhaltung der Vorschriften verwenden

Compliance ist der Prozess der Einhaltung der für Ihre Branche und Ihren Standort geltenden Gesetze und Vorschriften zur Datensicherheit. Die Einhaltung von Vorschriften ist wichtig, um sicherzustellen, dass Sie die Privatsphäre und die Rechte Ihrer Bewerber, Kunden und anderer Parteien respektieren und rechtliche Strafen oder Rufschädigung vermeiden. Sie sollten Ihre Datensicherheitsrichtlinien und -verfahren entsprechend den sich ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Vorschriften wie GDPR, CCPA oder SOC 2 befolgen, um die Datensicherheitsstandards und -anforderungen zu erfüllen.

Gewährleistung der Datensicherheit mit ATS

Eine der effizientesten Möglichkeiten, diese Best Practices umzusetzen, ist der Einsatz eines Applicant Tracking Systems (ATS), das Ihnen hilft, Ihre Bewerberdaten sicher und konform zu verwalten. Manatal ist ein ATS, das eine umfassende und benutzerfreundliche Lösung für Ihre Rekrutierungsanforderungen bietet. Es ist zudem SOC 2 Typ II zertifiziert, was bedeutet, dass die Software den höchsten Standards der Datensicherheit und des Datenschutzes folgt, basierend auf den fünf Trust Service Prinzipien Sicherheit, Verfügbarkeit, Verarbeitungsintegrität, Vertraulichkeit und Datenschutz. Manatal bietet Ihnen außerdem die folgenden Datensicherheitsfunktionen und -vorteile:

• Verschlüsselung: Manatal verschlüsselt Ihre Daten sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung, indem SSL/TLS-Zertifikate und HTTPS-Protokolle verwendet werden. Die Software verschlüsselt auch Ihre Backups, die auf Amazon Web Services (AWS)-Servern gespeichert werden, einem der sichersten und zuverlässigsten Cloud-Service-Anbieter der Welt.
• Authentifizierung: Manatal ermöglicht es Ihnen auch, Ihr Passwort jederzeit zu ändern, und meldet Sie nach einer gewissen Zeit der Inaktivität automatisch ab.
• Zugriffskontrolle: Manatal nutzt die Zugriffskontrolle, um einzuschränken, wer auf Ihre Daten zugreifen, sie ansehen, bearbeiten oder löschen kann, je nach Rolle, Verantwortung oder Bedarf des Benutzers. Sie können verschiedene Benutzerrollen erstellen, wie z.B. Administrator, Manager, Berater, Recruiter oder Gast, und jeder Rolle unterschiedliche Berechtigungen und Zugriffsebenen zuweisen. Außerdem können Sie die Zugriffsaktivitäten Ihrer Benutzer überwachen und prüfen und bei Bedarf den Zugriff widerrufen.
• Einhaltung der Vorschriften: Manatal nutzt Compliance, um sicherzustellen, dass Sie die Privatsphäre und die Rechte Ihrer Bewerber, Kunden und anderer Parteien respektieren und rechtliche Strafen oder Reputationsschäden vermeiden. Abgesehen von SOC 2 Typ II erfüllt Manatal die für Ihre Branche und Ihren Standort geltenden Gesetze und Vorschriften zur Datensicherheit, wie z. B. GDPR und CCPA. Die Software ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Datensicherheitsrichtlinien und -verfahren entsprechend der sich ändernden regulatorischen Landschaft zu aktualisieren.

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Checkliste: Ist Ihr Personalvermittler gefährdet?

Woher wissen Sie, ob Ihr Personalvermittler anfällig für Datenschutzverletzungen oder Nichteinhaltung von Vorschriften ist? Im Folgenden finden Sie eine Checkliste mit Fragen, die Ihnen dabei helfen sollen, Ihre aktuelle Datensicherheitslage zu bewerten und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln:

• Verfügen Sie über Datensicherheitsrichtlinien und -verfahren, die alle Aspekte der Datenerfassung, -aufbewahrung, -verarbeitung und -weitergabe abdecken?
• Verschlüsseln Sie Ihre Daten sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung und verwenden Sie dabei starke Verschlüsselungsmethoden und -werkzeuge?
• Verwenden Sie starke Authentifizierungsmethoden und -tools wie Passwörter, biometrische Daten oder Multifaktor-Authentifizierung, um den unbefugten Zugriff auf Ihre Daten zu verhindern?
• Verwenden Sie Methoden und Werkzeuge zur Zugriffskontrolle, wie z. B. Berechtigungen, Rollen oder Gruppen, um einzuschränken, wer auf Ihre Daten zugreifen, sie anzeigen, bearbeiten oder löschen kann?
• Erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Daten und verwenden Sie dabei zuverlässige Sicherungs- und Wiederherstellungsmethoden und -tools?
• Halten Sie die für Ihre Branche und Ihren Standort geltenden Gesetze und Vorschriften zur Datensicherheit ein, z. B. GDPR, CCPA oder SOC 2-Compliance?
• Aktualisieren Sie Ihre Datensicherheitsrichtlinien und -verfahren entsprechend den sich ändernden rechtlichen Rahmenbedingungen und bewährten Verfahren?
• Überwachen und prüfen Sie Ihre Datensicherheitsaktivitäten und -vorfälle und melden Sie diese den zuständigen Behörden und Parteien?
• Bilden Sie Ihre Mitarbeiter und Nutzer in Sachen Datensicherheit aus und schulen sie?

Wenn Sie alle diese Fragen mit Ja beantwortet haben, dann herzlichen Glückwunsch! Sie leisten großartige Arbeit, um die Sicherheit Ihrer Bewerberdaten zu gewährleisten. Wenn Sie eine dieser Fragen mit Nein beantwortet haben, machen Sie sich keine Sorgen. Sie können Ihre Datensicherheit immer noch verbessern, indem Sie die in diesem Artikel beschriebenen bewährten Verfahren und Tipps befolgen.

Schlussfolgerung

Datensicherheit ist nicht nur eine technische, sondern auch eine geschäftliche und ethische Frage. Als Personalvermittler sind Sie dafür verantwortlich, Ihre Bewerberdaten vor Verletzungen und Verstößen zu schützen und deren Privatsphäre und Rechte zu respektieren. Auf diese Weise können Sie auch Ihren Ruf, Ihr Vertrauen und Ihre Loyalität bei Ihren Bewerbern, Kunden und anderen Stakeholdern stärken und Ihre Rekrutierungsergebnisse und -leistungen verbessern.

Um die Daten Ihrer Bewerber zu schützen, müssen Sie einige bewährte Verfahren zur Datensicherheit befolgen, wie z. B. Verschlüsselung, Authentifizierung, Zugriffskontrolle, Sicherung und Wiederherstellung sowie Einhaltung von Vorschriften. Wenn Sie mehr über die Grundlagen der Datensicherheit erfahren möchten, können Sie sich die folgenden Ressourcen ansehen:

• Cybersecurity für Dummies: Ein Buch, das die Grundlagen der Cybersicherheit auf einfache und fesselnde Weise erklärt.
• Cybrary: Eine Website, die kostenlose Online-Kurse und Zertifizierungen zu verschiedenen Themen und Fähigkeiten im Bereich der Cybersicherheit anbietet.
• Sicher online bleiben: Eine weitere Website mit Tipps und Ressourcen, wie Sie sich und Ihre Daten online schützen können.