Obwohl es Hunderte von Tools für die Personalbeschaffung gibt, besteht die größte Herausforderung für Personalvermittler heutzutage darin, eine Software zu finden, die tatsächlich die spezifischen Probleme ihres Unternehmens lösen kann.
Jedes Rekrutierungsteam ist anders, und die Wahrheit ist, dass es keine Einheitslösung für alle gibt. Wenn Ihr Rekrutierungsteam bei einem bestimmten Schritt in Ihrem Rekrutierungsprozess Engpässe hat, z. B. bei der Koordinierung von Gesprächen zwischen Bewerbern und Führungskräften, wie können Sie dann sicher sein, dass ein Tool Ihnen helfen kann, dieses Problem zu lösen?
Personalbeschaffungsplattformen, wie z. B. ein Applicant Tracking System (ATS), werden als All-in-One-Tool vermarktet, das die meisten Probleme von Personalbeschaffern löst. Der entscheidende Faktor, der eine vorteilhafte Personalbeschaffungsplattform von anderen unterscheidet, ist jedoch, wie sehr Sie die Software an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können.
Ein Großteil der Engpässe und anderen Herausforderungen eines Teams entstehen während des Einstellungsprozesses selbst. Aus diesem Grund müssen Job-Pipelines - die Art und Weise, wie Personalvermittler mit ihren offenen Stellenangeboten umgehen - an die jeweilige Einstellungsphase angepasst werden können.
In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, warum Sie auf die Anpassungsfähigkeit Ihrer Rekrutierungsplattform in den wichtigsten Bereichen achten sollten und wie Sie sicher prüfen können, ob ein Tool Ihren Rekrutierungsprozess verbessern kann.
Was sind Rekrutierungsplattformen und Job-Pipelines?
Zu Beginn ist es am besten zu verstehen, was eine Rekrutierungsplattform eigentlich ist und was sie leisten sollte, und warum Sie sich um Job-Pipelines in dieser Art von Software kümmern sollten.
Eine Rekrutierungsplattform ist im Grunde jede Software oder jedes Werkzeug, das den gesamten Rekrutierungsprozess vereinfachen soll. Diese weit gefasste Definition öffnet natürlich viele Türen für verschiedene Arten von Tools.
Am häufigsten werden Personalbeschaffungsplattformen jedoch in Form eines ATS eingesetzt, da sie den gesamten Prozess von der Stellenausschreibung über die Bewerberverfolgung und die Kandidatensuche bis hin zur Leistungsverfolgung übernehmen.
Die überwiegende Mehrheit der Personalvermittlungsagenturen und -vermittler nutzt derzeit eine Art von Personalvermittlungsplattform, um ihre Arbeit zu bewältigen. Tatsächlich wird sich der Wert des weltweiten Online-Personalvermittlungsmarktes in weniger als 10 Jahren fast verdoppeln, von 29 Milliarden US-Dollar im Jahr 2022 auf 47 Milliarden US-Dollar im Jahr 2029.
Das bedeutet, dass der Wettbewerb um die besten Talente sehr groß ist, und jeder Personalvermittler, der die verfügbaren Tools nicht nutzt und sie nicht an das Wachstum seines Unternehmens anpasst, läuft Gefahr, hinter der Konkurrenz zurückzubleiben.
Nachdem wir uns nun mit den grundlegenden Aspekten von Rekrutierungsplattformen befasst haben, kommen wir nun zu einer der wichtigsten Komponenten einer Rekrutierungsplattform: den Job-Pipelines.
Was ist eine Job-Pipeline, und warum ist sie wichtig?
Eine Job-Pipeline ist eine Übersicht über alle offenen Stellengesuche, die ein Rekrutierungsteam oder ein Recruiter zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeiten muss. Solche Übersichten sind in den meisten umfassenden Personalbeschaffungsplattformen enthalten.
Pipelines enthalten in der Regel ein Dashboard aller Kandidaten, die nach den verschiedenen Phasen des Rekrutierungsprozesses in Ihrem Unternehmen unterteilt sind. Dies könnte z. B. die Phasen "Bewerber", "Qualifizierter Kandidat" oder "Vorstellungsgespräch geplant" umfassen, um nur einige zu nennen.
Hier ist zum Beispiel ein Screenshot einer Job-Pipeline in ManatalsRekrutierungsplattform:
Das Dashboard hier trennt jeden Bewerber klar nach dem Stadium des Rekrutierungsprozesses des Unternehmens. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil jeder zuverlässigen Rekrutierungsplattform, da es dabei hilft, jeden Bewerber nach seiner Priorität zu verwalten.
Der Hauptvorteil des Zugriffs auf praktische Job-Pipelines auf einer Einstellungsplattform ist die Zeitersparnis durch die Automatisierung von Vorgängen. Und gerade bei der Personalbeschaffung ist jede Zeit, die Sie sparen können, von entscheidender Bedeutung, da die zusätzliche Zeit für die Suche nach mehr und besseren Kandidaten für Kunden oder Ihr Unternehmen genutzt werden kann.
Tatsächlich dauert es laut LinkedIn-Statistiken je nach Branche zwischen 33 und 49 Tagen, bis eine Stelle besetzt ist. Im Durchschnitt dauert es 44 Tage, bis eine Stelle im IT-Bereich besetzt ist, während es im Finanzbereich 46 Tage dauert, sie zu besetzen.
Das bedeutet, dass es mindestens einen bis anderthalb Monate dauern kann, bis ein neuer Mitarbeiter gefunden ist - eine Zeitspanne, die die meisten Personalvermittler lieber nicht voll ausschöpfen würden.
Tools wie Rekrutierungsplattformen, die Job-Pipelines anbieten, können daher helfen, den Prozess zu rationalisieren, indem sie das Hin und Her innerhalb des Teams eliminieren. Entscheidend ist hier jedoch, dass die Einstellungsplattform die Möglichkeit bietet, die Pipeline-Funktion anzupassen, um sicherzustellen, dass Sie sie an den Prozess Ihres Unternehmens anpassen können.
Und im folgenden Abschnitt werden wir genau darauf eingehen, warum Job-Pipelines anpassbar sein müssen, damit sie für Sie eine lohnende Investition sind.
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5 Gründe, warum Job-Pipelines auf einer Recruiting-Plattform anpassbar sein müssen
"Anpassbar" ist vielleicht nicht der erste Begriff, der einem in den Sinn kommt, wenn man an Rekrutierungstools denkt. Hier sind jedoch einige Gründe, warum die Fähigkeit zur Anpassung von Job-Pipelines bei der Suche nach der richtigen Software oberste Priorität haben sollte:
- Anpassbare Pipelines helfen Personalvermittlern, Aufgaben besser zu organisieren.
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem herkömmlichen Personalbeschaffungsprozess, in dem Sie eine offene Stelle ausschreiben, Lebensläufe per E-Mail erhalten, sie alle durchsehen, Ihrem Kundenunternehmen Kandidaten empfehlen und jeden von ihnen kontaktieren - alles manuell. Und das Schlimmste daran ist, dass während Sie all dies tun, immer mehr Bewerbungen eintrudeln.
Auf diese Weise könnten Sie potenziell großartige Bewerber übersehen, die in der Flut von Lebensläufen untergehen, oder Sie könnten einfach vergessen, ein paar wichtige E-Mails zu versenden, die dazu beitragen, einen Bewerber zu verlieren.
Natürlich können Sie Tabellenkalkulationen verwenden, um dies besser zu verwalten, aber die Möglichkeiten sind begrenzt. Hier sind anpassbare Pipelines auf einer Rekrutierungsplattform sehr nützlich.
Es genügt, wenn Sie und Ihr Rekrutierungsteam gemeinsam verschiedene Phasen der Rekrutierungspipeline abschließen, z. B. wie viele Vorstellungsgespräche notwendig sind oder ob für bestimmte Stellen Beurteilungen erforderlich sind.
Sobald Sie Ihre Pipeline-Schritte festgelegt haben, müssen Sie nur noch die Pipeline-Titel in Ihrer Rekrutierungsplattform anpassen, um diese Schritte widerzuspiegeln. Anstatt zwischen Lebensläufen, E-Mails und Notizen hin- und herzuspringen, können Sie alles auf diesem einen Dashboard verwalten:
Die Manatal-Rekrutierungsplattform ermöglicht es Ihnen, Kandidaten per Drag & Drop in Ihrer Pipeline nach oben und unten zu verschieben. So können Sie beispielsweise jemanden von der Spalte "Beworben" in die Spalte "In die engere Wahl" verschieben, sobald Sie sich entschieden haben, ihn in die engere Wahl für einen Kunden zu nehmen.
Wenn Sie einen Überblick über Ihr gesamtes Arbeitspensum und das Ihres Teams in einer einzigen Pipeline haben, können Sie sicherstellen, dass keine Gelegenheit verpasst wird und dass Sie Ihre Prioritäten entsprechend organisieren und verwalten können.
- Es verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.
In einem Team, in dem Personalvermittler mit mehreren Stellenangeboten gleichzeitig zu tun haben, können anpassbare Job-Pipelines dazu beitragen, dass alle auf derselben Seite stehen und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.
Mit einer geeigneten Rekrutierungsplattform kann jedes Team seine eigene Job-Pipeline anpassen und sie als Übersicht mit klaren Schritten verwenden, die jeder befolgen kann. Auf diese Weise lassen sich Prozesse aufrechterhalten, die Produktivität messen und sogar Engpässe in jedem Schritt erkennen.
Ohne eine anpassbare Einstellungsplattform müssten sich die Teams an die starren Kategorien halten, die von der verwendeten Software vorgegeben werden. Deshalb ist es wichtig, ein Tool zu finden, mit dem Sie die Titel anpassen können.
Darüber hinaus erleichtert dies den Wechsel von Teammitgliedern oder den Eintritt eines neuen Mitglieds in Ihr Team, da der Einarbeitungsprozess viel einfacher zu handhaben ist. Der neue Mitarbeiter muss nur das Dashboard konsultieren, um alle Prozesse zu verstehen, anstatt jedes Mal monatelange Vorbereitungen treffen zu müssen.
Außerdem sollte die Einstellungsplattform die gesamte Kommunikation mit den Bewerbern organisieren. Mit dem ATS von Manatal können Recruiter beispielsweise Notizen in jedes Kandidatenprofil einfügen, was ihnen ermöglicht, untereinander mit Referenzpunkten zu kommunizieren:
Mit diesen Informationen können Personalverantwortliche bessere Entscheidungen bei der Erstellung von Kandidatenlisten treffen, was genau der nächste Punkt auf dieser Liste ist.
- Sie hilft Personalverantwortlichen, fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Forbes berichtet, dass die Kosten für den Ersatz von Mitarbeitern, die gekündigt haben, die Hälfte bis das Doppelte ihres Gehalts betragen können. Aus diesem Grund erkennen die meisten Kunden, dass eine schlechte Einstellung ihrem Unternehmen großen Schaden zufügen kann.
Jeder Bewerber, der von Ihnen vorgeschlagen wird, wird auf sein langfristiges Engagement für das Unternehmen des Kunden geprüft. Deshalb ist es die Aufgabe eines Personalvermittlers, dafür zu sorgen, dass alle Bewerber, die in die Rekrutierungspipeline gelangen, von hoher Qualität sind und den Bedürfnissen der Kunden entsprechen.
Mit einer anpassbaren Pipeline können Rekrutierungsteams ihre Rekrutierungsprozesse so organisieren und anpassen, wie sie funktionieren, anstatt an einem Prozess festzuhalten, der nicht angepasst werden kann. Wenn Sie beispielsweise eine Stelle besetzen müssen, die mehr Beurteilungen erfordert als andere Stellen, können Sie die Pipeline an diese zusätzlichen Schritte anpassen, anstatt zu versuchen, den zusätzlichen Schritt in ein festes Layout einzupassen.
Die Personalbeschaffungsplattform von Manatal ist nicht nur anpassbar, sondern bietet auch KI-gesteuerte Kandidatenempfehlungen für jeden Bewerber, ausgedrückt in einem Prozentsatz. Der Prozentsatz wird auf der Grundlage berechnet, wie ähnlich ein Kandidat den individuellen Kriterien des Kunden in Bezug auf Fähigkeiten, Berufserfahrung, Hintergrund und mehr ist.
Das sind die Prozentsätze unter den Profilbildern der einzelnen Kandidaten in diesem Screenshot:
Personalvermittler können diese Empfehlungen als zusätzlichen Faktor bei der Suche nach geeigneten Kandidaten auf ihrer Einstellungsplattform nutzen. Darüber hinaus können die Kriterien jederzeit an die Bedürfnisse des Kunden oder des Personalverantwortlichen angepasst werden, so wie hier:
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- Es macht die Verwendung mehrerer Werkzeuge überflüssig.
Fehlende Anpassungsmöglichkeiten können dazu führen, dass Sie sich nach noch mehr Tools umsehen, um Ihre Herausforderungen zu lösen, weil Sie das Gefühl haben, die begrenzten Möglichkeiten der derzeit verwendeten Tools ausgleichen zu müssen. Dies kann zu höheren monatlichen Ausgaben führen und oft zu mehr Hin- und Herwechseln zwischen Personalbeschaffungsplattformen, nur um eine einzige Aufgabe zu erledigen.
Eine zuverlässige Rekrutierungsplattform sollte Ihnen jedoch helfen, alle Funktionen im Zusammenhang mit Ihrer Rekrutierungspipeline insgesamt einfacher zu gestalten. Einer der mühsamsten Teile dieses Prozesses ist die Kommunikation mit den Bewerbern, da Sie möglicherweise Fehler machen oder einige wichtige E-Mail-Schleifen verzögern könnten, die sich auf die endgültige Entscheidung auswirken könnten.
Das Umschalten zwischen Ihrer Einstellungsplattform und der E-Mail-Registerkarte in einem Browser kann unglaublich mühsam sein, wenn Sie das den ganzen Tag tun müssen. Aus diesem Grund müssen Einstellungsplattformen eine E-Mail-Integrationsfunktion enthalten, auf die Sie über Ihre Bewerberliste zugreifen können.
Mit dieser Funktion können Sie die Kommunikation mit den Bewerbern optimieren, indem Sie die Gespräche mit den einzelnen Bewerbern organisieren, so dass Sie immer einen Bezugspunkt haben, wenn Sie die Bewerber in Ihrer Pipeline weiter nach vorne bringen.
Hier ist ein Beispiel für die integrierte E-Mail-Funktion von Manatal:
Wie Sie sehen können, sind alle E-Mails über die Registerkarte "Bewerber" zugänglich. Darüber hinaus können Sie auch Ihren bevorzugten E-Mail-Anbieter anpassen und in das System integrieren, so dass Sie auf einer einzigen Einstellungsplattform bleiben können, ohne mehrere Tools gleichzeitig verwenden zu müssen.
- Es verbessert die Erfahrungen der Bewerber.
Die Möglichkeit, Job-Pipelines anzupassen, hilft Ihnen bei der schnellen Suche nach Kandidaten. Und wenn Sie bei der Einstellung schnell sind, kann das die Erfahrung der Bewerber insgesamt verbessern. Tatsächlich verlieren 60 % der Bewerber das Interesse an einer Stelle, wenn der Einstellungsprozess zu lange dauert.
Wenn die Personalverantwortlichen nicht in der Lage sind, ihre Notizen durchzusehen, und schließlich vergessen, sich rechtzeitig mit den Bewerbern in Verbindung zu setzen, riskieren sie, diese an andere Stellen zu verlieren.
Eine anpassbare Job-Pipeline stellt sicher, dass Sie einen festen Prozess haben, der aber auch an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann, je nachdem, welche Art von Kandidaten Sie suchen.
Ein klarer, auf Ihr Unternehmen zugeschnittener Prozess vermeidet außerdem überflüssige Schritte, bei denen sich der Kandidat jedes Mal wiederholen muss, wenn er im Einstellungsprozess auf jemand Neues trifft.
So verbringen Sie weniger Zeit mit einem einzelnen Bewerber und erhalten letztlich schneller ein Angebot für einen günstigen Kandidaten. So maximieren Sie Ihre Chancen, die richtigen Leute für Ihre Kunden zu finden.
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ALSO: Warum ist es so schwierig, die Erfahrung von Bewerbern zu verbessern?
Sind Sie neugierig zu erfahren, wie anpassbare Job-Pipelines auf einer Rekrutierungsplattform die Art und Weise, wie Sie rekrutieren, verändern können? Manatal bietet derzeit eine kostenlose, 14-tägige Testversion seines ATS an, das eine anpassbare Job-Pipeline, KI-gesteuerte Kandidatenempfehlungen, integrierte E-Mail-Funktionen und vieles mehr bietet.
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