Wie man ein Arbeitsbestätigungsschreiben wie ein Profi schreibt

Unsere globale Belegschaft sieht heute ganz anders aus als vor der schrittweisen Abriegelung der Welt ab Anfang 2020. Während die Unternehmen versuchen, sich an den Post-Covid-Markt anzupassen, versuchen sie gleichzeitig zu antizipieren, wie sich die "neue Normalität" auf ihre Rekrutierungs- und Einstellungsprozesse auswirken wird. 

 Ein Teil dieses neuen Umfelds ist der weit verbreitete Einsatz von Remote-Mitarbeitern, da die Unternehmen versuchen, die erheblichen Kosteneinsparungen zu nutzen, die mit einer hybriden Belegschaft erzielt werden können. 

Der intensive Wettbewerb um Talente und die heftige Volatilität unseres derzeitigen Arbeitsmarktes haben die Bedeutung der Überprüfung von Arbeitsverhältnissen bei modernen Einstellungen nur noch verstärkt.  

Während Personalverantwortliche versuchen, die Dynamik dieses neuen Arbeitsmarktes zu verstehen, waren die Schritte zur Überprüfung der Beschäftigung noch nie so wichtig wie heute, wenn man bedenkt, dass unsere Arbeitskräfte geografisch so weit verstreut sind. Neue HR-Technologien, einschließlich Fortschritten bei der künstlichen Intelligenz und robusten Bewerberverfolgungssystemen (ATS), sind auf dem Vormarsch, um den Überprüfungsprozess neuer Mitarbeiter weniger risikoreich und weniger zeitaufwändig für HR-Fachleute zu machen, einschließlich der Schritte, die mit der Beschäftigungsüberprüfung verbunden sind.

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Beschäftigungsüberprüfung Definiert

Schlechte Einstellungen können ungeheuer kostspielig sein, vor allem auf einem Arbeitsmarkt, der so hart umkämpft ist. Jemanden neu einstellen zu müssen, nachdem man festgestellt hat, dass er für die Stelle nicht qualifiziert ist, entspricht immerhin etwa 50.000 $ oder 30 bis 100 % des Gehalts der Stelle. Da so viel Geld und Ressourcen auf dem Spiel stehen, sind Personalverantwortliche und Personalvermittler in höchstem Maße verantwortlich für die ordnungsgemäße Überprüfung von Bewerbern, die über die bloße Durchsicht ihrer Lebensläufe hinausgeht - die Überprüfung des Beschäftigungsverhältnisses ist ein entscheidender Bestandteil dieser Verantwortlichkeit.

Die Verifizierung der Beschäftigung oder VOE (Verification of Employment) ist ein Prozess, der die Glaubwürdigkeit eines Bewerbers während des Vorstellungsgesprächs und des Onboarding-Prozesses in absoluten Punkten überprüft. Viele Unternehmen verfügen über internes Personal, das die VOE-Prozesse kompetent abwickeln kann. Einige Unternehmen verlassen sich jedoch auf Beziehungen zu Dritten, um gründliche Schritte zur Überprüfung der Beschäftigung und Hintergrundchecks durchzuführen.

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Was ist ein Schreiben zur Überprüfung der Beschäftigung?

Das Arbeitsnachweisschreiben ist ein ein- oder zweiseitiges Dokument, das von einem früheren Arbeitgeber ausgestellt wird und in dem die Beschäftigungsdaten und die Berufsbezeichnung eines früheren Arbeitnehmers bei diesem Arbeitgeber aufgeführt sind. In den meisten Fällen enthalten diese Schreiben auch Einzelheiten über die Rolle, die der Arbeitnehmer bei seinem früheren Arbeitgeber innehatte.  

 Diese Dokumente, die auch als "Arbeitsbestätigung" oder "Anstellungsschreiben" bezeichnet werden, enthalten manchmal auch etwas umfassendere Informationen über die ausstellenden Unternehmen, wie z. B. Informationen über die Branche, in der sie tätig sind.

Verwendungszwecke

Es gibt eine Vielzahl von Zwecken, für die ein Beschäftigungsnachweis erforderlich ist - sie sind bei Autokreditgebern und Wohnungseigentümern weit verbreitet, um sicherzustellen, dass ihre Bewerber über das nötige Einkommen verfügen, um ihre monatlichen Rechnungen zu bezahlen.  

Auch Hypothekarkreditgeber verwenden diese Schreiben, um die Qualifikationen von Kreditnehmern besser beurteilen zu können. In der Welt der Personalbeschaffung haben Personalverantwortliche natürlich ihren eigenen Bedarf an Genauigkeit, wenn es darum geht, den beruflichen Werdegang von Bewerbern zu beurteilen, die sie für eine Einstellung in Betracht ziehen. Die Überprüfung von Beschäftigungsverhältnissen ist nicht immer so einfach wie ein paar Telefonanrufe, um Dinge zu verifizieren. Arbeitgeber können auf Hindernisse stoßen, wenn frühere Arbeitgeber ihre Geschäftstätigkeit einstellen oder wenn Bewerber auf die Aufforderung, ihre früheren Arbeitgeber zu kontaktieren, mit Widerwillen reagieren.

Das Schreiben zur Überprüfung des Beschäftigungsverhältnisses kann nämlich als offizielle Informationsquelle dienen, die direkt von einem früheren Arbeitgeber stammt, und erspart den Personalverantwortlichen die Suche nach früheren Arbeitgebern.  

Letztlich geht es bei der Überprüfung der Beschäftigung darum, Unstimmigkeiten zwischen dem tatsächlichen beruflichen Werdegang eines Bewerbers und den Angaben in seinem Lebenslauf oder seinem Bewerbungsformular aufzudecken.

Es gibt vor allem einen Grund, warum das Anstellungsschreiben heute so wichtig geworden ist:

Im Jahr 2020 wurde eine Umfrage unter 400 Arbeitssuchenden und 400 Personalverantwortlichen durchgeführt, um herauszufinden, wie oft sich Arbeitssuchende bei der Stellensuche falsch darstellen. Der Umfrage zufolge gaben fast 80 % der Arbeitssuchenden an, sich in ihren Bewerbungen und Lebensläufen falsch dargestellt zu haben oder dies in Erwägung zu ziehen.

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Was sind die Komponenten?

Diese Dokumente sind zwar für die Überprüfung des beruflichen Werdegangs von Bewerbern von entscheidender Bedeutung, aber ein Arbeitsbestätigungsschreiben selbst besteht aus nicht viel mehr als ein paar grundlegenden Informationen. Sollten Sie jemals mit der Erstellung eines solchen Schreibens beauftragt werden, finden Sie hier die wichtigsten Bestandteile, die Sie enthalten müssen: 

• Geben Sie den Namen des Unternehmens an, das die Überprüfung beantragt.
• Vollständiger Name des ehemaligen Mitarbeiters
• Datum/Daten der Beschäftigung
• Progression der Berufsbezeichnungen
• Beschreibung der Aufgaben
• Gehalt der Mitarbeiter
• Grund für die Trennung/Kündigung

Natürlich finden Sie im Internet eine Vielzahl von Ressourcen und Vorlagen, die andere Elemente vorschlagen, aber die beste Strategie ist es, genau das zu bestätigen, was in der ursprünglichen Anfrage für das Schreiben enthalten war.

Wie man einen schreibt

Die besten Arbeitsbestätigungsschreiben sind kurz und prägnant formuliert. Sie sollten immer mit dem offiziellen Briefpapier oder Briefkopf Ihrer Organisation verschickt werden - vorzugsweise mit dem Logo Ihrer Organisation.  

Wenn Sie eine Anfrage zum Verfassen eines Arbeitsnachweises erhalten, klären Sie mit der anfragenden Person oder Organisation, ob eine E-Mail-Version des Briefes akzeptabel ist oder ob ein physischer Brief für ihre Zwecke erforderlich ist. Briefe zur Überprüfung des Beschäftigungsverhältnisses werden in der Regel in einem Standardformat für Geschäftsbriefe verfasst - mit den Kontaktdaten Ihres Unternehmens, dem Datum und den Kontaktdaten des Empfängers in der oberen linken Ecke.

Geben Sie in der Einleitung Ihres Schreibens an, wer Sie sind, und definieren Sie Ihren Titel (Rolle) im Unternehmen. Nennen Sie den Namen des Unternehmens, für das Sie arbeiten, und geben Sie den Grund für das Schreiben an.  

Es kann vorkommen, dass zusätzliche Informationen angefordert werden, um die Beschäftigung zu überprüfen. So können Sie beispielsweise gefragt werden, ob Sie jemals eine Wiedereinstellung des betreffenden Mitarbeiters in Betracht ziehen würden. Was Sie in dem Schreiben mitteilen, hängt weitgehend davon ab, welche personalbezogenen Informationen Ihr Unternehmen anderen Unternehmen über ehemalige Mitarbeiter zur Verfügung stellen darf.  

Wenn es etwas gibt, das Ihre Organisation als vertraulich oder sensibel ansieht und Ihnen nicht erlaubt, es weiterzugeben, erklären Sie einfach und kurz im Kontext Ihres Schreibens, dass es nicht die Politik Ihrer Organisation ist, diese Art von Informationen preiszugeben. Es ist nicht empfehlenswert, solche Anfragen gänzlich zu ignorieren, da dies ein schlechtes Licht auf Ihre eigene Organisation werfen kann, wenn keine Erklärung für angeforderte, aber nicht bereitgestellte Informationen gegeben wird.

Wichtig ist, dass Sie nur die angeforderten Informationen bereitstellen; es sollten keine zusätzlichen Angaben gemacht werden. Verwandeln Sie ein Arbeitsnachweisschreiben nicht in ein Werbemittel. Abschließend sollten Sie anbieten, alle Fragen zu beantworten, die noch nicht beantwortet wurden. Vergessen Sie nicht, in dem Schreiben immer Ihre Kontaktdaten anzugeben.

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Wann werden Bescheinigungen zur Überprüfung der Beschäftigung ausgestellt? 

Es gibt heutzutage unzählige Szenarien, die die Ausstellung eines Schreibens zur Überprüfung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich machen können. Das häufigste Szenario, mit dem Personalverantwortliche konfrontiert werden, ist die Notwendigkeit, den beruflichen Werdegang zu überprüfen, der im Lebenslauf oder im Bewerbungsformular eines potenziellen Stellenbewerbers angegeben ist.  

In finanzieller Hinsicht könnten Unternehmen aufgefordert werden, eines dieser Dokumente auszustellen, wenn ein Mitarbeiter ein Haus kaufen oder mieten möchte. Wenn ein Arbeitnehmer einen Kredit oder eine Kreditkarte beantragen möchte, kann es ebenfalls erforderlich sein, ein Arbeitsbestätigungsschreiben auszustellen, damit die Finanzinstitute die Möglichkeit haben, den Beschäftigungsstatus zu überprüfen und darauf vertrauen können, dass neue Kreditnehmer in der Lage sein werden, ihren finanziellen Verpflichtungen nachzukommen.

Und schließlich gibt es Menschen, die eines dieser Dokumente benötigen, um ihren Einwanderungsstatus zu beantragen oder ein Arbeitsvisum zu erhalten, um im Ausland erfolgreich eine Beschäftigung zu finden. In diesen Fällen ist es wahrscheinlich, dass eine Behörde ein Arbeitsbestätigungsschreiben anfordert.

Schlussfolgerung

Arbeitsbescheinigungen mögen wie ein kleines, vielleicht sogar triviales Teil des Einstellungspuzzles erscheinen, aber wir haben Ihnen hoffentlich gezeigt, warum sie ein so wichtiger Teil des Überprüfungsprozesses für potenzielle Mitarbeiter sind.

Es ist wichtig zu verstehen, dass die geografischen Barrieren des Arbeitsmarktes, die wir einst kannten, langsam verschwinden. Da immer mehr Unternehmen zu einer hybriden Belegschaft tendieren, stützen sie sich stark auf Innovationen im Bereich der HR-Technologie, die als Plattform für die Verwaltung eines zuverlässigen und gründlichen Prozesses zur Überprüfung von Arbeitsverhältnissen dient, bei dem Prüfbriefe eine kleine, wenn auch entscheidende Rolle spielen.

Zukunftsorientierte Unternehmen gewinnen den Kampf um Talente, indem sie in HR-Technologien investieren, die die Prozesse zur Überprüfung von Arbeitsverhältnissen zuverlässig beschleunigen und vereinfachen - und das alles über ein einfaches Online-Dashboard.  

Cloud-basierte ATS-Systeme mit verbesserten KI-Empfehlungs-Engines, Software für das Bewerbermanagement (CRM) und die Analyse von Bewerberdatenbanken sind das Herzstück eines jeden Unternehmens, das derzeit die besten und klügsten Köpfe des Marktes anzieht.

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