8 Wege, wie ein ATS die Ergebnisse kleiner Rekrutierungsteams verbessern kann

Mehr Leistung für mehr Geld" ist das, was alle Unternehmen jedes Jahr anstreben.

Der Druck, die Ressourcen zu maximieren, wird im Jahr 2022 angesichts der unsicheren Zeiten, die vor uns liegen, noch weiter zunehmen und sich auf alle Aspekte des Geschäftslebens auswirken, auch auf die Personalbeschaffung. 

Personalbeschaffungsabteilungen, die mit schlankeren Teams und gekürzten Budgets arbeiten, sind gezwungen, kreative neue Wege zu finden, um ihre Ergebnisse mit weniger Mitteln zu verbessern. 

Die Ausgaben für ATS-Technologien sind im Aufwind 

Viele Unternehmen haben sich der Technologie zugewandt, um ihre Abläufe und Prozesse zu verbessern. Laut der HR Systems Survey 2021-2022 der US-amerikanischen Sapient Insights Research Group stiegen die Ausgaben der Unternehmen für HR-Technologie im Jahr 2021 im Vergleich zu 2020 um 57 Prozent. 

Darüber hinaus wurden im Jahr 2021 von den meisten Unternehmen durchschnittlich 16 HR-Systeme eingesetzt, gegenüber 10 im Jahr 2020 und neun im Jahr 2019. Die Daten wurden in 2.100 Organisationen unterschiedlicher Größe und aus verschiedenen Branchen in 52 Ländern erhoben.

Laut einer kürzlich durchgeführten PwC-Umfrage ist die Personalbeschaffung eine der 10 größten Herausforderungen für die Personalabteilung. Daher werden Investitionen in Personalbeschaffungssysteme wie Applicant Tracking Systems (ATS) - eine Software für Einstellungsteams, mit der Bewerber während des gesamten Einstellungsverfahrens verfolgt und verwaltet werden können, einschließlich der Möglichkeit, Bewerber zu filtern, zu verwalten und zu analysieren - immer häufiger getätigt. 

Es wird erwartet, dass der globale ATS-Markt mit einer jährlichen Wachstumsrate von 6,7 % von 2,3 Mrd. USD im Jahr 2021 auf 3,2 Mrd. USD im Jahr 2026 wachsen wird. Das Wachstum wird von den verschiedenen Vorteilen angetrieben, die ATS-Lösungen bieten, wie z. B. ein verbessertes, gestrafftes Bewerbererlebnis, Automatisierung des Rekrutierungsprozesses sowie verbesserte Analysen und datengestützte Berichte und Erkenntnisse.

Das Wachstum wird auch durch die Nachfrage von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) angetrieben. Während ATS-Lösungen früher nur für große Unternehmen gedacht waren, hat sich der ATS-Markt so entwickelt, dass er für Unternehmen aller Größen zugänglich ist. 

8 Gründe für die Einführung eines ATS 

Der Aufstieg von Cloud-basierten Lösungen hat zum Beispiel ATS-Plattformen - die unter anderem Lebenslaufdaten und Einstellungsdatenbanken verwalten - erschwinglicher und für KMU und kleine Einstellungsteams verfügbar gemacht. 

ATS-Lösungen ermöglichen es den Rekrutierungsteams, ihre Ressourcen produktiver und effektiver zu nutzen, d. h. weniger Zeit für sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben aufzuwenden und mehr Zeit für die Analyse von Bewerbern, ihre Fähigkeiten, ihren Mehrwert und den Aufbau von Beziehungen zu Bewerbern zu verwenden, die sich in Zukunft als hervorragende Mitarbeiter erweisen könnten. 

Wenn Sie ein kleines Rekrutierungsteam leiten und derzeit über die Einführung eines Rekrutierungsmanagementsystems, wie z. B. einer ATS-Lösung, nachdenken oder die Vor- und Nachteile abwägen, finden Sie hier acht gute Gründe (und alltägliche Vorteile) für einen möglichst baldigen Wechsel. 

1. Schneller "passende" Kandidaten finden

Robuste Verfahren zur Talentsuche und Rekrutierung sind wesentliche Bausteine für Unternehmen, die in sich schnell verändernden Märkten und Branchen relevant bleiben wollen. 

Die Identifizierung von Talenten und die Einstellung von Mitarbeitern sind zwar wichtige, aber auch schwierige Aufgaben, vor allem, wenn die Mitarbeiter der Personalabteilung immer noch Hunderte von Lebensläufen manuell durchsuchen. 

Das Recruiting "alter Schule" ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Außerdem behindert sie die Zusammenarbeit und eine schnelle Entscheidungsfindung - ganz einfach, sie ist in der heutigen digitalen Welt nicht "zweckmäßig". 

ATS-Lösungen stellen sich diesen und weiteren Herausforderungen bei der Personalbeschaffung. Sie vereinfachen Einstellungsaufgaben und helfen Unternehmen (jeder Größe), mit innovativen Funktionen schneller die richtigen Talente zu finden. 

Zum Beispiel kann Manatal ATS durch das Scannen von Lebensläufen - unter Verwendung von Schlüsselwörtern, Tags und Filtern - Bewerbungen einfach und effizient sortieren, um Kandidaten, die nicht die Qualifikationen für die Stelle erfüllen, schnell auszuschließen. Potenzielle Bewerber können auch auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, Ausbildung und Erfahrung sowie ihrer Übereinstimmung mit den spezifischen Anforderungen der Stelle eingestuft werden. 

2. Auf derselben Seite

Tabellenkalkulationen hier, Notizen dort, ungelesene Lebensläufe, die sich in einer Ecke stapeln, unbeantwortete Telefonanrufe und E-Mails von Bewerbern - ohne solide interne Richtlinien und bewährte Verfahren kann die Personalbeschaffung schnell unorganisiert, ineffizient, isoliert und unübersichtlich werden. 

Eine gute Organisation ermöglicht gute Ergebnisse bei der Rekrutierung, wie z. B. weniger verpasste Anrufe und verpasste Gelegenheiten, die besten Talente einzustellen - vor allem, wenn mehr als eine Stelle gleichzeitig besetzt werden soll. 

Während Personalvermittler in der Vergangenheit Schwierigkeiten hatten, Bewerberdaten in einem einzigen (für das Team zugänglichen) Online-Bereich zu speichern, rationalisieren ATS-Funktionen den Einstellungsprozess, indem sie es ermöglichen, alle Bewerber zu gruppieren und an einem zentralen Ort anzuzeigen.

Wenn das Rekrutierungsteam eine gemeinsame Plattform nutzt, sind alle Beteiligten in Bezug auf Bewerber, Zeitpläne und Pipelines auf dem gleichen Stand. 

Bewerber können einfach nach Ausbildung, Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrung und weiteren Filtern oder Kategorien in Pipelines gruppiert werden. Andere Kollegen aus dem Rekrutierungsteam können ebenfalls die Einstellungsphasen verfolgen und Aktualisierungsberichte an einem Ort einsehen - Sie müssen also nicht mehr verschiedene Registerkarten oder Systeme öffnen, um sich ein vollständiges Bild von laufenden Rekrutierungsprojekten zu machen. 

Ein zentraler Überblick ermöglicht es Personalvermittlern auch zu sehen, wo ihre Prozesse gut funktionieren und wo es potenzielle Hindernisse gibt. Engpässe in Einstellungsprozessen führen zu Zeit- und Produktivitätsverlusten und verlangsamen oft die Suche nach den besten Talenten - unqualifizierte Bewerber, die sich auf Stellen bewerben, sind eine häufige Ursache für Engpässe, so dass möglicherweise klarere Angaben in den Stellenanzeigen erforderlich sind.

3. Datengestützte Rekrutierung

So wie Industrieunternehmen Sensoren und Analysesoftware einsetzen, um Bereiche zu finden, in denen sie ihre Produktionsprozesse und ihre Entscheidungsfindung verbessern können, so können auch Personalabteilungen Analysesoftware einsetzen, um ihre Abläufe zu verbessern. 

Hochentwickelte und einfach zu bedienende ATS-Plattformen wie Manatal bieten Analysefunktionen, mit denen Recruiter Berichte erstellen können, um wichtige Einstellungskennzahlen zu überwachen und verschiedene Erkenntnisse zu gewinnen. Diese Berichte können aufzeigen, wo Ressourcen verschwendet werden und wo sie besser eingesetzt werden könnten.

Durch eine genaue, kontinuierliche und gründliche Überwachung kann auch festgestellt werden, welche Personalverantwortlichen oder Teams mehr Unterstützung oder Schulungen benötigen. Berichtswerkzeuge können auch neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit, des Feedbacks und der Ressourcenzuweisung aufzeigen. 

Analysen zur Personalbeschaffung können Teams auch dabei helfen, die Stellenbörsen zu finden, die für sie am besten funktionieren. ATS-Lösungen können ermitteln, wo Bewerber offene Stellen finden - wenn sie beispielsweise über soziale Medien wie Twitter oder Facebook kommen, können Einstellungsteams ihre Strategien ändern und mehr Zeit und Ressourcen auf diese Kanäle verwenden und weniger auf andere.

4. Stellenausschreibungen mit einem Klick zur Maximierung von Effizienz und Reichweite

Mehr Leistung für das Geld" - das ist es, was ATS in Bezug auf Stellenausschreibungen bieten können.

Sie optimieren die Reichweite, indem sie Anzeigen in beliebig vielen Stellenbörsen veröffentlichen, von zehn über hunderte bis hin zu tausenden mit einem einzigen Klick. Sie müssen nicht mehr manuell eine Anzeige nach der anderen aufgeben. 

Mit einem ATS werden die Bewerberdaten automatisch in die Software importiert und in einem standardisierten Format dargestellt, um die Analyse aller Bewerber zu erleichtern.

ATS-Funktionen sorgen nicht nur dafür, dass mehr Menschen auf Stellenanzeigen aufmerksam werden, sondern helfen auch dabei, Bewerberinformationen nahtlos und einfach zu verwalten. Mit Hilfe von Einstellungstrichtern können Manager beispielsweise die Rekrutierungspipelines und den Einstellungsfortschritt auf einen Blick sehen. Workflows können ebenfalls zentralisiert und vereinfacht werden, einschließlich der Einrichtung automatischer Nachrichten, um schnell mit den Bewerbern zu kommunizieren, sobald ihre Lebensläufe eingegangen sind.

5. Schneller einstellen

Schnelligkeit ist heute ein Schlüsselfaktor, um das Rennen um Talente zu gewinnen. 

Da in einigen Branchen die Einstellung an einem Tag immer üblicher wird, müssen die Einstellungsteams ihre Prozesse regelmäßig überprüfen, um festzustellen, wo Schritte beschleunigt oder sogar abgeschafft werden können.  

Schnelligkeit ist ein wichtiger Faktor, denn Arbeitsuchende erwarten eine schnelle Bearbeitung von Anfang bis Ende, insbesondere Bewerber mit gefragten Qualifikationen - wo früher ein Monat von der Bewerbung bis zum Arbeitsbeginn als schnell galt, erwarten viele heute eine Bestätigung in Wochen oder Tagen.

Die Einstellungsteams sind ebenfalls sehr daran interessiert, die Dinge voranzutreiben, denn unbesetzte Stellen kosten Geld und verzögern den Betrieb. Es gibt zwar Situationen, in denen es an qualifizierten Bewerbern mangelt, aber einige häufige Gründe für schleppende Prozesse sind:

• Unnötige und zeitaufwändige Einstellungsschritte
• An den falschen Stellen suchen, um die richtigen Kandidaten zu finden
• Keine oder langsame Kommunikation mit den Bewerbern

ATS-Systeme können Hindernisse in einem zweistufigen Prozess aus dem Weg räumen. Erstens durch die Ermittlung von Engpässen auf der Grundlage von Erkenntnissen, die durch Rekrutierungsmetriken gewonnen werden, und zweitens durch die Einführung von ATS-Funktionen zur Automatisierung von Problembereichen wie der Verwaltung, von der Ausschreibung bis zum Versand des Angebotsschreibens. ATS-Funktionen können auch manuelle Aufgaben wie das Sortieren von Lebensläufen und die Kommunikation mit Bewerbern rationalisieren.

6. Positive Erfahrungen der Bewerber

Gefragte Bewerber beurteilen potenzielle Arbeitgeber ebenso wie Arbeitgeber heute potenzielle neue Mitarbeiter prüfen.

Wenn Sie also wollen, dass sich Stellensuchende weiterhin für Ihr Unternehmen und Ihre Karrieremöglichkeiten interessieren, müssen Sie einen guten ersten Eindruck hinterlassen. 

Und das fängt bei Ihrer Bewerbungsplattform an - wenn sie schwer zu bedienen und langsam ist, ist es an der Zeit, auf eine ATS-Lösung umzusteigen. 

Da viele alltägliche Aktivitäten heute online abgewickelt werden, sind die Erwartungen der Nutzer höher denn je, und die Arbeitssuchenden verlangen von Anfang an ein schnelles, reibungsloses Erlebnis.

Wenn Sie ein automatisiertes, vereinfachtes und schnelles Einstellungsverfahren von Anfang bis Ende anbieten, werden die Bewerber Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation als agil, innovativ und modern wahrnehmen - ein Ort, an dem sie mit Stolz arbeiten und ihren Freunden und Verwandten davon erzählen würden. 

Eine schlechte Erfahrung würde jedoch viele abschrecken, und mit den vielen Feedback- und Kommentarplattformen, die heute zur Verfügung stehen, könnten sie ihre negativen Ansichten über soziale Medien, Jobbörsen und Networking-Websites teilen.

7. Wertvolle Talentpools aufbauen

Wenn in der Vergangenheit Stellen besetzt wurden, wurden die Informationen und Daten der anderen Bewerber in der Regel in einem Backoffice abgelegt oder entsorgt. 

Für kleine Teams mit begrenzten Ressourcen war die Unmöglichkeit, auf diese Informationen zuzugreifen - um einen Talentpool aufzubauen - eine große verpasste Chance.

Warum? Ein Talentpool, der aus Bewerbern besteht, die für frühere Stellen in Betracht gezogen wurden, bietet den Unternehmen zusätzliche Möglichkeiten, denn obwohl sie damals erfolglos waren, verfügen sie über die Qualifikationen, um künftige Stellen zu besetzen. 

Wenn ein starker Talentpool zur Verfügung steht, können Unternehmen sowohl die Zeit bis zur Einstellung als auch die Kosten reduzieren, indem sie auf bereits qualifizierte, vorab geprüfte Kandidaten zurückgreifen, wenn eine Stelle frei wird. 

Während der manuelle Aufbau eines Talentpools zeit- und arbeitsaufwändig war, kann ein ATS-System mit seinen Kategorisierungsfunktionen qualifizierte Kandidaten mit hohem Potenzial" innerhalb des ATS bewerten und gruppieren. Kandidaten können auf der Grundlage von Fähigkeiten, Erfahrung, Ausbildung und mehr kategorisiert werden.

Indem Sie frühere und passive Bewerber ansprechen, wird Ihr Talentpool tiefer und breiter, vor allem, wenn die Bewerber wissen, dass Sie mit ihnen in Kontakt bleiben und sie in Betracht ziehen werden, wenn sich die richtige Stelle ergibt.

8. Stets einsatzbereite Unterstützung

Kleine Teams, die mit Problemen beim technischen Support konfrontiert sind - sei es, dass die Hilfe begrenzt ist oder sich verzögert - werden diese Probleme nicht haben, wenn sie ein ATS von einem seriösen Anbieter einsetzen. 

Manatal zum Beispiel bietet 7/5 Online-Hilfe, egal wo sich der Kunde befindet. 

Zusätzlich zum Video-Support und zur Dokumentation können die Kunden per Live-Chat Hilfe in Anspruch nehmen - die Serviceteams sind von Montag bis Freitag für Ihre Fragen und am Wochenende für dringende Anfragen erreichbar. 

ATS-Plattformen haben das Spielfeld für die Personalbeschaffung geebnet und ermöglichen es kleinen Rekrutierungsteams, von denselben technischen Merkmalen und Funktionen zu profitieren, die auch große Unternehmen nutzen. 

Mit optimierten Prozessen und Bewerberdaten, die an einem zentralen Ort online gespeichert sind, kann Ihr Team neue Wege der Zusammenarbeit finden und Initiativen einleiten, um Top-Talente schneller zu gewinnen und zu binden - ganz gleich, wo sie sich befinden.

Wenn Sie es versuchen wollen:

• Berichtsfunktionen, mit denen Sie nützliche Erkenntnisse aus Ihren bisherigen Prozessen gewinnen können, um zukünftige Prozesse zu verbessern.
• Planungstools und Kalenderintegrationen, die Ihnen helfen, Telefon-Screenings und Interviews schnell zu planen und die Hin- und Her-Kommunikation zu minimieren.
• Integrierte Vorlagen, mit denen Sie schnell Stellenanzeigen aufgeben und E-Mails an Bewerber senden können, ohne den Text jedes Mal neu schreiben zu müssen.
• Interview-Scorecards, die den Übergang zu strukturierten Interviews erleichtern können.
• Bewertungsintegrationen, die Ihnen helfen, Bewerber objektiver zu bewerten.

Manatal lädt Sie ein, hier einen 14-tägigen kostenlosen Test zu starten, um sich selbst davon zu überzeugen, wie unsere kombinierte ATS- und Recruiting-CRM-Lösung die Reichweite, Geschwindigkeit und Wirkung Ihrer Personalbeschaffung erheblich verbessern kann.