9 wichtige HRIS-Funktionen, die jeder Recruiter nutzen sollte

Die Arbeit von Personalleitern und -fachleuten fühlt sich oft endlos an, da es immer etwas zu tun, zu vervollständigen und auswendig zu lernen gibt. Es ist oft eine Herausforderung, mit all den Aktivitäten Schritt zu halten und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu gewährleisten und dafür zu sorgen, dass alles reibungslos läuft.

Schließlich müssen sich die Personalverantwortlichen um die Gehaltsabrechnung kümmern, auf die Wünsche der Arbeitnehmer eingehen und die Produktivität im Zaum halten. Gleichzeitig müssen sie die mühsameren Aufgaben erledigen, die zwar Zeit in Anspruch nehmen, sich aber selten sinnvoll anfühlen und zu Erschöpfung führen.

So verbringen diese Fachleute bis zu 25 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Lesen oder Beantworten von E-Mails. In der Zwischenzeit müssen sie Rekrutierungsstrategien entwerfen, die regelmäßige Kommunikation mit den Kandidaten aufrechterhalten und der Unternehmensleitung Bericht erstatten.

IndeedDas ist kein leichtes Unterfangen, ganz im Gegensatz zu den Klischees über den HR-Beruf und die täglichen Aufgaben. Diese Fachleute brauchen effiziente und zuverlässige Methoden, um ihre Arbeit zu beschleunigen und ihre Aufgaben zu rationalisieren.

Aus diesem Grund verwenden viele Unternehmen und Organisationen HRIS. Diese Technologie hilft den Personalverantwortlichen, ihre Aufgaben schneller zu erledigen, die Produktivität zu steigern und ihre Ergebnisse zu verbessern.

Die Möglichkeiten von HRIS erklären, warum der HR-Tech-Markt bis 2025 ein Volumen von 90 Milliarden Dollar erreichen wird. Hier erfahren Sie alles, was Sie über dieses multifunktionale System wissen sollten, das oft die beste Unterstützung für die Personalabteilung darstellt.

Was ist HRIS?

HRIS ist die Abkürzung für die Worte Human Resources Information System. Personalleiter und -fachleute nutzen dieses System also, um Informationen und Daten über Mitarbeiter zu sammeln und zu speichern.

Kurz gesagt handelt es sich um eine Integration von informationstechnischen und personalwirtschaftlichen Aktivitäten und Aufgaben. Jedes HRIS verfügt zumindest über elementare Funktionen, die Datenverfolgung und -verwaltung, Dateneingabe, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Buchhaltung ermöglichen.

Dieses System hat sich jedoch in den letzten Jahren stark weiterentwickelt und bietet in der Regel mehr Funktionen, die die Personalarbeit wesentlich einfacher machen. Die meisten Organisationen und Unternehmen nutzen HRIS, um ihre HR-Teams bei der Organisation und Prozessverbesserung zu unterstützen.

Aus diesem Grund sollte jeder Personalverantwortliche mit dieser Software und ihren grundlegenden Funktionen vertraut sein. So deckt HRIS mehrere HR-Aufgaben ab, darunter Personalbeschaffung, Lernen und Entwicklung, Leistungsmanagement und andere relevante Aktivitäten.

Viele Personalverantwortliche sind sich nicht einig über die Bedeutung des Namens dieser Software. Einige behaupten, dass das S für Software steht, während andere darauf bestehen, dass es System bedeutet.

Wenn man über HRIS liest, stößt man daher auf unterschiedliche Bezeichnungen: Manche nennen es HRIS-Software, andere HRIS-Systeme. Aber beide Begriffe sind akzeptabel, obwohl es sicherer ist, es nur HRIS oder HRIS-System zu nennen.

Unternehmen können ihre eigene technische Infrastruktur nutzen, um HRIS zu hosten, oder sich für die cloudbasierte Option entscheiden. Letztere ist jedoch aufgrund der zahlreichen Vorteile, wie einfachere Wartung, günstigere Preise und Effizienz, häufiger anzutreffen.

Cloud-basierte HRIS-Lösungen erfordern auch keine komplizierte Installation und Aktualisierung. Dank dieser Tatsache können sich Personalverantwortliche auf die Nutzung von HRIS konzentrieren, um ihre Aktivitäten zu beschleunigen, anstatt sich um die Einhaltung von Vorschriften oder die Aufrechterhaltung der Software zu kümmern.

HRIS ist auch als HRMS (Human Resources Management System) bekannt, aber alle Begriffe haben die gleiche Bedeutung. In diesem Artikel werden sie jedoch als HRIS-Systeme bezeichnet.

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HRIS-Produktmerkmale

Das kann ein effizientes HRIS leisten:

1. Zentralisierung der Datenbank

Die Erledigung von Aufgaben im Personalwesen ist viel einfacher, wenn alles zugänglich und an einem Ort ist. Personalverantwortliche und Manager sparen so Zeit bei der Suche nach Dokumenten und Mitarbeiterinformationen und können ihre Aufgaben schneller erledigen.

Eine zentralisierte Datenbank gehört zu den wertvollsten Merkmalen von HRIS-Systemen. Dank der Automatisierung sammelt, speichert und zeigt die Plattform relevante, konsistente und aktuelle Informationen über Teams, Mitarbeiter, HR-Verfahren, Richtlinien und Strategien.

Außerdem können Personalverantwortliche mit einem Klick auf ihre Dateien, Tabellen und Analysen zugreifen und so schneller Entscheidungen treffen. HRIS-Systeme speichern auch vertrauliche Daten in der Cloud und schützen Unternehmen so vor möglichen Störungen, Lecks und Datenverlusten.

Ein zentralisiertes Dashboard erleichtert jedem Benutzer die Navigation auf der Plattform. Das verhindert Datensilos, Datensatzduplikate und Zeitverschwendung bei der manuellen Synchronisierung.

2. Mitarbeiterabrechnung

Obwohl viele Unternehmen eine andere Plattform verwenden, um die Gehaltsabrechnung ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und zu verwalten, verfügt HRIS über diese Funktion und erspart den Personalverantwortlichen die Ausführung mehrerer Programme. Aber das HRIS-System kann diesen Prozess in allen Schritten übernehmen.

Es verfügt in der Regel über verschiedene Funktionen, darunter die Automatisierung von Zahlungsvorgängen, die Berechnung von Steuern, die Einhaltung von Gesetzen, automatische Mahnungen und mehrere Selbstbedienungsoptionen. Personalverantwortliche können HRIS jedoch in ihr aktuelles Verwaltungssystem und Buchhaltungsmodul integrieren.

Dadurch verringern sie die Wahrscheinlichkeit finanzieller und rechtlicher Probleme sowie manueller Fehler. Die Personalverantwortlichen können auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre Gehälter rechtzeitig erhalten oder die notwendigen Aktualisierungen erhalten.

3. Mitarbeiter-Selbstbedienung

HRIS-Systeme beschleunigen die Prozesse, indem sie es den Arbeitnehmern ermöglichen, auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen und diese zu bearbeiten, wie z. B. Lebenslauf, Sozialleistungen oder Urlaubstage. Ohne diese Option müssten die Personalleiter täglich Stunden damit verbringen, diese Informationen zu aktualisieren.

Darüber hinaus geben die Selbstbedienungsoptionen den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Daten. Die HRIS-Gehaltsabrechnung ist für Personalverantwortliche von Vorteil, weil sie Büroarbeit und Verwaltungszeit reduziert und gleichzeitig das Engagement der Mitarbeiter fördert.

Arbeitnehmer sollten nicht stundenlang E-Mails hin- und herschreiben müssen, in der Hoffnung, ihr Guthaben oder ihre Urlaubstage abrufen oder verwalten zu können. Selbstbedienungsoptionen machen Prozesse effizienter und ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre eigenen Informationen zu ändern, arbeitsbezogene Daten herunterzuladen und Berichte zu versenden.

4. Zeit- und Abwesenheitserfassung und -verwaltung

Personalleiter verwalten oft täglich die Anwesenheitslisten, Zeitpläne und Stundenzettel ihrer Mitarbeiter. Diese Tätigkeiten erfordern auch zusätzliches Personal und Aufwand, den sie für sinnvollere Aufgaben verwenden könnten, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

So müssen Personalverantwortliche ohne Zeit- und Abwesenheitsmanagement-Plattformen E-Mail-Nachrichten mit Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen verfolgen, während sie gleichzeitig ihre Dienstpläne anpassen und auf Änderungen der Arbeitsbelastung reagieren. Schließlich müssen sie alle An- und Abwesenheitsdaten in ihre Buchhaltungssysteme exportieren, was mehr Zeit und Mühe erfordert.

Ein HRIS beseitigt diese Probleme jedoch, indem es umfassende Funktionen bietet, wie z. B. Urlaubsüberwachung und -verwaltung, automatische Übermittlung, Registrierung von Stundenzetteln, detaillierte Analysen, Integration der Lohnbuchhaltung und Personaleinsatzplanung.

Darüber hinaus kann die unzureichende Bearbeitung von Zeit- und Abwesenheitsblättern und die Nichtbeantwortung von Anfragen verschiedene Probleme verursachen. Dies kann sich auf die Qualität des Arbeitsumfelds und die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter auswirken.

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5. Talent Management

Das Humankapital ist eines der wertvollsten Güter eines jeden Unternehmens. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, wie Personalvermittler und Personalleiter Talente fördern und ihre Mitarbeiter verwalten.

Das Talentmanagement ist jedoch eine Herausforderung und umfasst verschiedene Berührungspunkte, die Effizienz und angemessene Handhabung erfordern. HRIS hilft Personalfachleuten, Prozesse schneller umzusetzen und so die Rekrutierung, Mitarbeiterentwicklung, Mitarbeiterbindung und Arbeitszufriedenheit zu verbessern.

Dadurch können Unternehmen die Fluktuation ihrer Mitarbeiter verringern und zufriedenere und produktivere Mitarbeiter heranziehen. Das fördert auch den Ruf des Unternehmens und die Attraktivität für Talente.

6. Leistung der Mitarbeiter

Der Erfolg eines Unternehmens hängt von seinen Mitarbeitern und deren Leistung ab. Deshalb ist es wichtig, sie zu verfolgen und mögliche Probleme rechtzeitig anzugehen.

Mit HRIS-Systemen können Unternehmen Leistungsberichte und Analysen auswerten, die Leistungen ihrer Mitarbeiter überwachen, Beurteilungen erstellen und mögliche Fehler verfolgen. Diese Software liefert sachliche Hinweise und Vorschläge zur Produktivität der Mitarbeiter.

Dadurch erhalten Personalverantwortliche und Manager ein umfassenderes Bild vom Erfolg und Potenzial ihrer Mitarbeiter. So können sie das Leistungsmanagement ihrer Mitarbeiter optimieren und ihnen helfen, ihre Aufgaben problemlos zu erfüllen.

7. Mitarbeiterschulung

HRIS kann Unternehmen bei der Verwaltung und Planung von Mitarbeiterschulungen unterstützen und eine verbesserte Erfahrung bieten, die die Arbeitszufriedenheit, die Mitarbeiterbindung und das Engagement fördert. Darüber hinaus können Personalverantwortliche damit die Auswirkungen ihrer Mitarbeiterschulungen und -initiativen planen, berechnen und überwachen.

8. Nachfolgeplanung

Künftige Führungskräfte sind der Treibstoff, der ein Unternehmen am Laufen hält. Unternehmen benötigen effiziente technische Hilfsmittel für die Nachfolgeplanung und den Aufbau einer entsprechenden Talentpipeline.

Auf diese Weise können sie verfügbare Nachfolger für wichtige Funktionen vorbereiten und die Kontinuität des Unternehmens sicherstellen. HRIS verfügt über Funktionen, die eine Nachfolgeplanung ermöglichen und diesen Prozess reibungslos und einfach gestalten.

9. HRIS-Integration mit ATS und CRM

Auch wenn dieser Punkt eine Zusammenfassung der vorangegangenen Punkte ist, muss er dennoch gesondert erwähnt werden. HRIS-Systeme sind vielseitig, und Personalverantwortliche können sie über ihre Programmierschnittstellen in andere relevante Anwendungen - einschließlich Bewerberverfolgungssysteme - integrieren.

Auf diese Weise können sie Daten zwischen diesen Plattformen austauschen und alle Informationen und Aktivitäten synchronisieren. Zum Beispiel können Unternehmen ihr HRIS mit Apps für das Onboarding von Mitarbeitern, ATS-Systemen wie Manatal oder CRM integrieren.

Die HRIS-Integration bringt zahlreiche Vorteile mit sich, z. B. die Beseitigung von Datensilos, die Bereitstellung eines hervorragenden Starts für neue Mitarbeiter, die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und die Pflege hochwertiger Daten.

Vorteile von HRIS-Systemen

HRIS-Systeme bieten eine Reihe von Vorteilen, was erklärt, warum viele Unternehmen und Organisationen sie einführen. 

Das macht sie so nützlich:

• Hilft bei der Datenerfassung - Die Datenerfassung ist eine der wichtigsten Funktionen jedes HRIS-Systems. Diese Plattformen verfolgen und speichern die Änderungen, die die Benutzer an den Daten und Aktivitäten der Mitarbeiter vornehmen. Damit ist das HRIS der Leuchtturm der Wahrheit in Bezug auf Personaldaten.
• Hilft bei der Einhaltung von Vorschriften - HRIS-Systeme sammeln, speichern und schützen Daten, um Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften zu vermeiden. Es speichert zum Beispiel die notwendigen Mitarbeiterinformationen im Falle von Betrug, Diebstahl, Fehlverhalten und Unfällen. Darüber hinaus befolgen HRIS-Systeme die GDPR-Vorschriften, um kritische Daten sicher und geschützt aufzubewahren.
• Höhere Effizienz - HRIS-Systeme speichern alle Daten an einem Ort, was Genauigkeit gewährleistet und den Personalverantwortlichen hilft, Zeit zu sparen. Viele Unternehmen bewahren ihre Mitarbeiterdaten jedoch immer noch in Papierform auf. Es kann jedoch schwierig sein, den gesuchten Ordner zu finden und das richtige Blatt zu identifizieren, was die Effizienz mindert.
• Verbessert HR-Strategien - Die Verfolgung von Daten, die zur Verbesserung von Geschäfts- und HR-Strategien erforderlich sind, gehört zu den größten Vorteilen von HRIS-Systemen. HRIS kann die Prioritäten und Ziele des Unternehmens ermitteln, um wichtige Informationen zu pinpoint und zu verfolgen.
• Bietet ein Selbstbedienungs-Dashboard - Der effizienteste Vorteil von HRIS-Systemen ist das Selbstbedienungs-Dashboard für Mitarbeiter und Personalleiter. Dadurch können die Arbeitnehmer ihre Daten selbst verwalten und die Personalverantwortlichen entlasten.

Arten von HRIS-Systemen, über die Sie Bescheid wissen sollten

Im Folgenden finden Sie die fünf Arten von HRIS-Systemen, die Sie kennen sollten.

1. Operatives HRIS

Operative HRIS bieten die Daten, die zur Unterstützung elementarer, routinemäßiger und sich wiederholender Personalentscheidungen erforderlich sind. Sie sammeln typischerweise Informationen wie Details zur Position, Datensätze zu den Mitarbeitern und Einblicke in die Leistung der Mitarbeiter.

Dadurch können Manager das Leistungsmanagement, interne Personaländerungen, Einstellungen und Beförderungen verwalten. Diese Systeme sind vorteilhaft, da sie die Standardfunktionen des Personalwesens unterstützen.

Sie sind zum Beispiel ideal für Unternehmen, die zu viel Zeit mit mühsamen Personalverwaltungsaufgaben oder der Suche nach unorganisierten Aufzeichnungen, Tabellen und Dateien verbringen. Ein operatives HRIS-System würde ihnen helfen, ihre Aktivitäten zu organisieren und die Effizienz zu steigern.

Mitarbeiterinformationssysteme und Positionskontrollsysteme sind die beiden wichtigsten Unterteilungen dieser Art. Erstere dienen der Verfolgung und Speicherung von Mitarbeiterdaten und -aufzeichnungen, während letztere dazu dienen, jeden Arbeitsplatz in einem Unternehmen zu identifizieren.

2. Taktisches HRIS

Taktische HRIS-Systeme konzentrieren sich auf den Einsatz und die Zuteilung von Ressourcen in Bezug auf Einstellung, Mitarbeitervergütung, Schulung, Freizeit usw. Sie sind daher hilfreich für risikoreiche Entscheidungen und Arbeitsplatzanalysen.

Diese Systeme können jedoch auch Daten über staatliche Anforderungen, Wettbewerb oder Gewerkschaftsinformationen verarbeiten. Taktische HRIS-Plattformen sind eine gute Lösung für Unternehmen, die Unterstützung bei Entscheidungen auf Makroebene benötigen, da sie dadurch besser verstehen, wie sie ihre Ressourcen effizient nutzen können.

Darüber hinaus umfassen diese Systeme in der Regel Systeme zur Arbeitsplatzanalyse und -gestaltung, Informationssysteme für die Personalbeschaffung, Vergütungs- und Sozialleistungssysteme sowie Schulungs- und Entwicklungssysteme. Jedes dieser Systeme hilft den Unternehmen zu verstehen, wie sie effizientere Strategien entwickeln und ihre Ressourcen besser nutzen können.

3. Strategisches HRIS

Der Name dieses Systems deutet bereits an, dass es Unternehmen bei der strategischen Entscheidungsfindung und Analyse hilft. Sie helfen den Personalverantwortlichen bei der Personalplanung und der Festlegung ihrer Ziele.

Diese Systeme sind aber auch von Vorteil, wenn es darum geht, das Bewusstsein für die verfügbaren Arbeitsressourcen zu schärfen, indem Daten wie Betriebsbudgets oder Brancheninformationen verarbeitet werden. Sie sind die beste Lösung für Unternehmen, die eine strategische Erweiterung planen oder fundierte Entscheidungen über die Zukunft des Unternehmens treffen wollen.

4. Umfassendes HRIS

Viele Personalverantwortliche sehen ein umfassendes HRIS als eine Kombination aus strategischen, taktischen und operativen Systemen. Bei diesen Systemen handelt es sich um eine rationalisierte Datenbank, die eine einfache Verwaltung und Überprüfung verschiedener HR-Aufgaben ermöglicht, z. B. Mitarbeiterdaten, Arbeitsplatzanalysen, Kompetenzerfassung und Leistungsmanagement.

Ein umfassendes HRIS speichert und zeigt daher Informationen an, die für die Ausführung fast aller Personalfunktionen erforderlich sind. Obwohl diese Systeme in der Regel teurer sind, können sie die Personalabteilungen umgestalten und ihnen zu mehr Effizienz verhelfen.

5. HRIS mit eingeschränkter Funktion

Im Gegensatz zu anderen HRIS-Systemen hat dieses System nur einen Zweck und eine begrenzte Leistungsfähigkeit. Daher sind sie für das strategische Management und die Planung selten hilfreich.

Diese Plattformen sind jedoch konkreter, und ihre Funktion hängt von dem jeweiligen System ab. So kann ein Unternehmen beispielsweise ein HRIS verwenden, das für die Verwaltung von Sozialleistungen oder Schulungen konzipiert ist.

Daher ist das HRIS mit begrenzten Funktionen ideal für kleine Unternehmen und Betriebe, da es billiger und einfacher zu handhaben ist. Daher reicht ein einziger Manager aus, um dieses System zu betreiben.

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Obwohl es sieben verschiedene Arten von HRIS-Systemen gibt, sollten Unternehmen je nach ihren Geschäftszielen und den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter entscheiden, welches System sie einsetzen wollen. Sie sollten auch die HR-Bereiche berücksichtigen, die mehr Unterstützung benötigen, was ihnen helfen würde, einen spezifischen ROI zu erzielen.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Probleme und Bedürfnisse kennen, um zu verstehen, welches HRIS-System sie lösen kann. Sie sollten auch die HRIS-Integration berücksichtigen und prüfen, ob Sie Ihre Software mit anderen relevanten Anwendungen verbinden können.

Diese Systeme sind beispielsweise effizienter, wenn Sie sie mit Ihrem ATS kombinieren, das Sie mit den für eine effiziente Personalbeschaffung und -verwaltung erforderlichen Funktionen ausstatten würde.

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Man könnte meinen, dass der gleichzeitige Betrieb von zwei Softwaretypen eine Herausforderung darstellt. Die API von Manatal ermöglicht jedoch eine reibungslose HRIS-Integration und einen nahtlosen Datenaustausch zwischen zwei Systemen.

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