In einer Zeit, in der wir in weniger als 10 Jahren mit einem weltweiten Talentmangel von bis zu 85 Millionen Arbeitsplätzen konfrontiert sein könnten, müssen Personalvermittler und Personalverantwortliche ihre Rekrutierungsmethoden mehr denn je verbessern.
Eine Möglichkeit, damit zu beginnen, besteht darin, sicherzustellen, dass die Methode, die Sie zur Überprüfung und Qualifizierung von Bewerbern einsetzen, von Anfang an optimal ist, was den Zeitaufwand und die Gesamtqualität der Bewerber angeht, die Sie mit Methoden wie Telefoninterviews ansprechen.
Die meisten Personalverantwortlichen nutzen bereits Methoden wie Telefoninterviews, um Bewerber zu prüfen, bevor sie sie zu einem persönlichen Gespräch, einem Videointerview oder einer technischen Beurteilung einladen. Und obwohl es sich um eine der ersten Methoden der modernen Personalbeschaffung handelt, werden Telefonanrufe auch heute noch verwendet, da sie schnell und einfach zu einem persönlichen Gespräch mit jedem Bewerber führen.
Genau aus diesem Grund sind die Fragen, die Sie bei jedem Telefonat stellen, entscheidend dafür, wie Sie die Bewerber in Zukunft qualifizieren. Wenn Sie in der Lage sind, Fragen zu stellen, die eine genauere und konsistentere Qualifizierung der Bewerber ermöglichen, können Sie die Zahl Ihrer hochwertigen Bewerber erhöhen und gleichzeitig den Zeitaufwand pro Bewerber verringern.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen sechs wichtige Tipps vor, die Ihnen helfen, qualitativ hochwertige Fragen für Telefoninterviews zu entwickeln, damit Sie mehr Bewerber in kürzerer Zeit qualifizieren und im Kampf um die besten Talente besser bestehen können.
Verstehen, warum Personalvermittler und Personalverantwortliche Telefoninterviews nutzen
Trotz des technologischen Fortschritts und der Folgen der Pandemie - die wahrscheinlich zur Verbreitung von Vorstellungsgesprächen per Fernzugriff geführt haben - sind telefonische Vorstellungsgespräche nach wie vor eine der ersten Wahl für Personalverantwortliche und Einstellungsleiter.
Bevor wir uns also mit den Tipps zur Gestaltung von Fragen für Telefoninterviews befassen, ist es wichtig zu erläutern, warum sie ein so wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Einstellungsstrategie sind.
Hier sind die wichtigsten Vorteile von Telefoninterviews zur Überprüfung von Bewerbern:
1. Telefoninterviews können dazu dienen, die Fähigkeiten der Befragten zu beurteilen.
Bei einigen Stellenangeboten, insbesondere bei Stellen, die tägliche Telefonate erfordern, können Sie die Fähigkeiten des Bewerbers im Umgang mit Telefongesprächen testen und aufzeichnen.
Dazu gehören unter anderem der Kundendienst, der Verkauf, die Kundenbetreuung, der Hotelservice und andere administrative Tätigkeiten. Das bedeutet auch, dass Sie die Fragen für Ihr Telefoninterview individuell anpassen können, um die Zeit mit den Bewerbern optimal zu nutzen.
2. Sie ermöglichen es Ihnen, mehrere Bewerber in einer Sitzung zu befragen.
Telefoninterviews benötigen nur wenige Ressourcen - ein Tischtelefon oder ein Smartphone - und die Verfügbarkeit sowohl des Interviewers als auch des Interviewten (überall auf der Welt).
Vergleichen Sie das mit persönlichen Vorstellungsgesprächen, für die zahlreiche Ressourcen wie Besprechungsräume, Laptops, gedruckte Unterlagen und Reisekosten zum Ort des Gesprächs benötigt werden.
Bei telefonischen Vorstellungsgesprächen sitzen in der Regel nur Sie als Personalverantwortlicher an einem Schreibtisch (oder laufen manchmal umher) und führen mehrere Gespräche auf einmal.
3. Sie müssen sich nicht um den Standort kümmern.
Die Buchung von Besprechungsräumen im Büro, die Vorbereitung der Ausrüstung und die Sicherstellung, dass die Interviewpartner pünktlich am richtigen Ort sind, kann sehr mühsam sein.
Deshalb ist es oft sinnvoller, Telefoninterviews - mit guten, qualifizierenden Fragen - zu führen, bevor man sie zu einem persönlichen Gespräch einlädt. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Sie Ihre wertvolle Zeit mit den richtigen Bewerbern verbringen.
4. Sie können während des Gesprächs Notizen machen und darauf verweisen, ohne dass sich der Bewerber unwohl fühlt.
Eine positive Erfahrung der Bewerber ist entscheidend für ihre Entscheidung, ob sie für Sie arbeiten wollen oder nicht (wir werden dies weiter unten ausführlich behandeln).
Wenn Sie sich während des Gesprächs Notizen machen, könnte sich der Befragte unwohl fühlen. Daher ist es am besten, sich während des Telefoninterviews detaillierte Notizen zu machen, wenn der Befragte nicht sehen kann, dass Sie weitere Informationen über ihn sammeln.
Warum Fragen im Telefoninterview für den Erfolg entscheidend sind
Nachdem wir nun die Vorteile von Telefoninterviews zur Qualifizierung von Bewerbern behandelt haben, wollen wir uns nun der Frage zuwenden, was die Formulierung der richtigen Fragen für den gesamten Interviewprozess bedeutet.
Die Formulierung der richtigen Fragen für das Telefoninterview ist für den Einstellungsprozess sowohl extern als auch intern von Vorteil, und zwar in folgenden Bereichen
1. Äußerlich: Erfahrung der Bewerberinnen und Bewerber
Wie bereits erwähnt, können aussagekräftige Fragen im Telefoninterview die Gesamterfahrung Ihres Bewerbers in den verschiedenen Phasen des Einstellungsverfahrens verbessern.
Kurz gesagt bezieht sich der Begriff "Bewerbererfahrung" auf den gesamten Einstellungsprozess, wie er vom Bewerber wahrgenommen wird. Er ist wohl einer der wichtigsten Faktoren für die Entscheidung eines Bewerbers, Ihr Unternehmen bei der Stellensuche auszuwählen. Zu den Faktoren, die zu einer positiven Bewerbererfahrung beitragen, gehören die Dauer des Vorstellungsgesprächs, die Modernität und Aktualität des Prozesses, die Art und Weise, wie das Unternehmen mit den Bewerbern umgeht, und die Fragen, die im Vorstellungsgespräch gestellt werden.
Nach Angaben von LinkedIn sind etwa 4 von 5 Bewerbern der Meinung, dass ihre Erfahrungen als Bewerber zeigen, wie sehr ein Unternehmen seine Mitarbeiter schätzt. Darüber hinaus gaben 89 % der Talente an, dass sie ein Stellenangebot eher annehmen würden, wenn sie zuerst von ihrem Personalverantwortlichen kontaktiert werden.
Und während ein Teil der Erfahrung des Bewerbers stark von der Politik Ihres Unternehmens oder Kunden abhängt, hängt ein Großteil davon ab, wie Sie Ihren Prozess verfeinern. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, mit den Fragen des Telefoninterviews zu beginnen, da Telefonanrufe oft zu den ersten Berührungspunkten zwischen Ihnen und dem Bewerber gehören.
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2. Intern: Erleichtert das Leben in der Personalbeschaffung durch Zeitersparnis
Ein bewährter Satz von Fragen für Telefoninterviews hilft Ihnen auch, Zeit zu sparen, was in der modernen Einstellungsbranche ein Muss ist.
Bei Telefongesprächen sollte eine gestraffte Liste von Qualifizierungsfragen verwendet werden, um mehrere Stellenausschreibungen gleichzeitig bearbeiten zu können. Personalvermittler und Einstellungsleiter müssen im Durchschnitt 30 bis 40 Stellengesuche gleichzeitig bearbeiten.
Außerdem sind in der Regel mehrere Gespräche erforderlich, bevor eine Einstellungsentscheidung getroffen wird. Nach Angaben der BBC benötigt Google im Durchschnitt vier Vorstellungsgespräche, um jemanden einzustellen.
Diese zeitintensiven Faktoren machen es für Personalvermittler und Personalverantwortliche unglaublich schwer, einen ständigen Strom von Stellengesuchen zu bewältigen, vor allem wenn es darum geht, das Unternehmen oder die Kunden mit qualifizierten Bewerbern zu versorgen.
Genau aus diesem Grund hilft Ihnen die Entwicklung eines Frageverfahrens, das die gewünschte Qualität der Bewerber liefert, Ihren Output in kürzerer Zeit zu steigern. Dies beginnt damit, dass Sie lernen, wie Sie bewährte, qualitätsbeurteilende Fragen für Telefoninterviews formulieren, die wir im folgenden Abschnitt behandeln werden.
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6 Tipps zur Erstellung hochwertiger Fragen für Telefoninterviews
Um Ihren Interviewprozess zu verfeinern, sollten Sie die folgenden sechs Punkte bei der Entwicklung Ihrer Fragen für das Telefoninterview berücksichtigen, damit Sie sie bei der nächsten Überprüfung der Bewerber verwenden können:
1. Finden Sie heraus, was der Bewerber von der Stelle erwartet.
Während des Telefoninterviews werden Sie wahrscheinlich erfahren, was der Bewerber von Ihrer offenen Stelle erwartet. Viele dieser Erwartungen können in den Prüfungsprozess einfließen, da einige Erwartungen voll und ganz mit den Anforderungen der Stelle übereinstimmen, während andere zu hoch oder zu niedrig für die Anforderungen sind.
Diese Informationen sind besonders nützlich, wenn Sie eine Liste von Bewerbern zusammenstellen, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt zu einem persönlichen Gespräch oder einer Videokonferenz einladen möchten.
Behalten Sie also diese Faktoren im Hinterkopf, wenn Sie herausfinden, was der Bewerber von der Stelle erwartet, und vergleichen Sie sie mit dem, was die Stelle tatsächlich bieten kann:
- Arbeitszeiten - Berücksichtigen Sie die Fragen des Bewerbers zu den Arbeitszeiten, die für die Stelle vorgesehen sind. Sind sie mit den Arbeitszeiten, die die Stelle verlangt, zufrieden? Was halten sie von flexiblen Arbeitszeiten, wenn die Arbeitsbelastung hoch ist? Verlangen sie einen Ausgleich für Überstunden?
- Wachstumschancen - Achten Sie genau darauf, ob der Bewerber sich in dem Unternehmen schnell weiterentwickeln möchte oder ob er nach einer stabileren Stelle sucht. Dies steht in direktem Zusammenhang mit den Erwartungen an die betreffende Stelle.
Wenn für die Stelle jemand gesucht wird, der später in eine Führungsposition aufsteigt, wäre ein Bewerber, der auf Nummer sicher gehen will, wahrscheinlich nicht der richtige Kandidat.
- Fernarbeitspolitik / Arbeitsweg - In diesem Forbes-Artikel wird berichtet, dass etwa 60 % der Arbeitnehmer ein hybrides Arbeitsmodell bevorzugen. Daher ist es wichtig, alles zu berücksichtigen, was Ihr Bewerber über seine Arbeitsvorlieben oder seine Pendelmöglichkeiten sagt.
Bietet die Stelle ein Remote- oder Hybrid-Arbeitsmodell? Wie weit ist der Arbeitsweg des Bewerbers von seinem Wohnort zum Büro? Benötigt er eine höhere Vergütung, wenn er ins Büro fährt?
Fragen zu diesen Faktoren können die Entscheidung des Bewerbers, ein Angebot anzunehmen, wenn er es erhält, direkt beeinflussen. Sie werden auch entscheidend für Ihre Entscheidung sein, den Bewerber auszuwählen.
- Kultur und Hierarchien - Wie geht der Bewerber mit bestimmten Prozessen in einem Unternehmen um? Kommt er mit einem Top-Down-Management zurecht oder bevorzugt er etwas Geradlinigeres?
Arbeitsstile spiegeln direkt die Kultur eines Unternehmens wider, und ein wichtiges Indiz dafür, ob ein Bewerber für Ihre Stelle geeignet ist, ist die Art der Arbeitsumgebung, die er am liebsten mag.
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2. Stellen Sie sicher, dass Sie die Wünsche und Bedürfnisse der Organisation vermitteln.
Die Präferenzen des Bewerbers sind zwar wichtig, aber ein unumgängliches Ziel eines jeden Telefoninterviews ist es, dass der Bewerber die Anforderungen und Bedürfnisse der offenen Stelle versteht.
Noch wichtiger ist, dass sie die Erwartungen an die Stelle aus der Sicht des Unternehmens verstehen. Wenn die Stelle einen Routinearbeiter erfordert oder jemanden, der für sein eigenes Wachstum und seine Weiterentwicklung verantwortlich sein muss, dann muss dies von Anfang an in den Fragen des Telefoninterviews vermittelt werden.
Berücksichtigen Sie auch die Vision des Unternehmens für die nächsten Jahre und wie der Bewerber in diese Vision passen würde, wenn er ausgewählt würde. Wenn Sie diese Dinge frühzeitig klären, sparen Sie im späteren Verlauf des Einstellungsverfahrens Zeit.
3. Entwickeln Sie eine Persona des idealen Kandidaten für die Rolle.
Diesen Tipp sollten Sie beherzigen, sobald Sie von einem Kunden oder Ihrer Führungskraft eine Anfrage zur Besetzung einer Stelle erhalten haben.
Am besten ist es, für jede Rolle eine Persona des idealen Kandidaten zu erstellen, und zwar in Bezug auf die Branche, in der er derzeit tätig ist, seine Berufserfahrung, seine Kernkompetenzen und seine Persönlichkeitsmerkmale. Sie sollte zwar nicht allzu starr angewandt werden, aber eine Persona kann als Kriterium oder kurzer Richtwert dafür dienen, welche Art von Person am besten geeignet wäre.
Sobald Sie eine Persona haben, wird es viel einfacher, die Fragen für die Telefoninterviews für jeden Bewerber zu entwickeln, da Sie nun ein Ideal haben, auf das Sie hinarbeiten können.
Darüber hinaus können Sie mit Hilfe von Bewerber-Personas Zeit sparen, da Sie den Qualifizierungsprozess beschleunigen. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn Sie einen Bewerber haben, der im Moment vielleicht nicht für eine bestimmte Stelle geeignet ist, den Sie aber für künftige Stellenausschreibungen in Ihrem Talentpool behalten möchten.
4. Enthalten Sie zielgerichtete Fragen.
Eine weitere bewährte Praxis bei der Entwicklung effektiver Fragen für Telefoninterviews ist die Verknüpfung Ihrer Fragen mit den Karriere- und Lebenszielen der Bewerber.
Fragen Sie sie, wo sie sich in den nächsten Jahren sehen und was sie dann tun werden. So können Sie erkennen, ob eine Person in den nächsten Jahren ein eigenes Unternehmen gründen möchte oder ob sie sich beispielsweise noch weiterbilden möchte.
Diese Informationen helfen Ihnen bei der Auswahl der richtigen Person im Hinblick darauf, wie viel eine Person in die Rolle investieren muss, was für höhere Positionen, die von den Kandidaten verlangen, andere zu führen, wesentlich ist.
5. Sparen Sie Zeit, indem Sie den Prozess so wiederholbar wie möglich gestalten.
Telefoninterviews sollten in der Regel nicht länger als 30 Minuten dauern, vor allem, wenn Sie Dutzende von Anrufen pro Tag führen müssen.
Dabei geht es vor allem darum, für jede Stelle einen zuverlässigen Fragenkatalog für Telefoninterviews zur Hand zu haben. Eine verlässliche Liste von Fragen lässt sich oft dadurch erstellen, dass Sie bei mehreren Vorstellungsgesprächen Muster erkennen.
Wenn Sie erkennen können, dass Bewerber, die Fragen auf eine bestimmte Art und Weise beantworten (wahrscheinlich in Bezug auf Ihre ideale Persona für die Stelle), dazu neigen, zur nächsten Stufe weitergeleitet zu werden, dann sollten Sie Ihre Fragen auf diese Ergebnisse ausrichten.
Wenn Sie die Bewerber zum Beispiel fragen, wie sie ein hypothetisches Problem lösen würden, und feststellen, dass die meisten günstigen Bewerber mit "im Team" geantwortet haben, sollten Sie nach solchen Antworten Ausschau halten, um einen Vergleich zu haben.
Eine weitere Möglichkeit, den gesamten Rekrutierungsprozess so wiederholbar wie möglich zu gestalten, besteht darin, ihn mit einem Applicant Tracking System (ATS) zu rationalisieren.
Telefonische Vorstellungsgespräche können schwer zu überblicken sein, vor allem wenn Sie mehrere pro Tag führen und den Status jedes Bewerbers manuell in Tabellenkalkulationen aktualisieren müssen. Mit einem ATS können Sie jedoch den gesamten Rekrutierungsprozess über ein anpassbares Dashboard, wie dieses von Manatal, verfolgen:
Mithilfe solcher Tools können Sie den gesamten Prozess wiederholen, so dass Sie mehr Bewerber kontaktieren, mehr Vorstellungsgespräche führen und Ihre Gesamtleistung verbessern können.
6. Stellen Sie Fragen zu ihrem Charakter.
Der letzte Tipp in dieser Liste ist, dass Fragen zum Charakter und zur Einstellung eines Bewerbers in einem Telefoninterview dazu beitragen können, festzustellen, inwieweit ein Bewerber zur Unternehmenskultur passt.
Obwohl solche Fragen - z. B. ob sie verstehen, warum das Unternehmen innerhalb von drei Jahren zu den Top 10 der Branche gehören will - für spätere Vorstellungsgespräche aufbewahrt werden können, ist es im Allgemeinen eine gute Idee, sie frühzeitig zu stellen. Auf diese Weise erhalten Sie mehr Informationen für den Auswahlprozess, da Sie feststellen können, wer sich am ehesten für die Stelle engagieren wird.
Sie können jedoch auch Fragen stellen, die sich auf die Vision und die Arbeitskultur eines Unternehmens aus dessen Sicht beziehen, falls Sie das Gefühl haben, dass es für die Erfahrung des Bewerbers nicht gut ist, zu direkt auf die Bedürfnisse des Unternehmens einzugehen.
Denken Sie daran, dass das Ziel darin bestehen muss, so viel wie möglich über die Persönlichkeit des Bewerbers und die entscheidenden Merkmale, die ihn ausmachen, zu erfahren, damit Sie während des Auswahlverfahrens die beste Entscheidung treffen können.
WEITERE RESSOURCEN: Vorlagen für branchenspezifische Interviewfragen (kostenlos zu verwenden)
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Nächste Schritte für Personalvermittler und Personalverantwortliche
Telefonische Vorstellungsgespräche sind eine der nützlichsten Formen der Bewerberqualifizierung, da sie wohl die am wenigsten zeit- und ressourcenaufwendigen Interviewmethoden sind. Wenn Sie also wissen, wie Sie die richtigen Fragen für Telefoninterviews formulieren, wird Ihnen das bei der Suche nach Top-Talenten für jede offene Stelle sicherlich helfen.
Nachdem Sie nun eine Liste mit Tipps für die Formulierung Ihrer Fragen haben, besteht der nächste Schritt darin, das Beste aus den verfügbaren Tools zu machen, um Ihren gesamten Einstellungsprozess zu vereinfachen. In Kombination mit den richtigen Fragen für Telefoninterviews wird die Rekrutierung mit einem ATS Ihnen mehr Möglichkeiten eröffnen, mehr Talente zu finden und sie effektiver zu verwalten als mit manuellen Tabellenkalkulationen.
Manatals ATS bietet derzeit eine 14-tägige kostenlose Testversion an, die ein vollständiges und anpassbares Kandidaten-Dashboard, eine zentrale Bewerberdatenbank, KI-gesteuerte Kandidatenempfehlungen, die automatische Erstellung von Kandidatenprofilen und die Erstellung von Berichten umfasst.
Es enthält auch eine einfache Aktivitätenliste, in der Personalvermittler ihre Zeitpläne einsehen können, damit sie kein Vorstellungsgespräch oder ein Kandidaten-Update mehr verpassen:
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