Die 5 wichtigsten Vorteile der Integration eines ATS in Ihr HRIS-System

Es wird erwartet, dass sich der Wert der HR-Softwarebranche in weniger als 10 Jahren fast verdoppeln wird, von über 17 Milliarden US-Dollar im Jahr 2021 auf 33,5 Milliarden US-Dollar im Jahr 2030. Zu dieser Kategorie digitaler Tools gehören unter anderem Personalinformationssysteme (HRIS-Systeme) und Bewerberverfolgungssysteme (ATS).

Aber was bedeutet all dieses Wachstum für die Personalverantwortlichen? Wie wird es sich auf ihre Arbeitsweise in den nächsten 10 Jahren auswirken?

Angesichts der Tausenden von HR- und Rekrutierungstools, die auf dem Markt verfügbar sind, wird das Hauptaugenmerk des HR-Personals in Zukunft darauf liegen, zu lernen, wie man diese Tools auswählt und zu ihrem besten Nutzen einsetzt.

Eine der wichtigsten Möglichkeiten, das Beste aus diesen Instrumenten herauszuholen, besteht darin, allgemeine HR-Systeme zusammen mit spezielleren Instrumenten zu verwenden, wo dies erforderlich ist. Eine der gängigsten Praktiken besteht darin, ein umfassendes HRIS-System mit einer speziellen Rekrutierungstechnologie zu kombinieren, z. B. einem Applicant Tracking System (ATS), um sicherzustellen, dass alle internen HR-Prozesse (wie Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen) erledigt werden, während wichtige externe HR-Funktionen (wie Personalbeschaffung und -einstellung) wettbewerbsfähig bleiben.

Bevor man sich jedoch für eine ATS-Software und ein HRIS-System entscheidet, sollte man wissen, warum Personalverantwortliche dies überhaupt tun.

In diesem Artikel werden wir die fünf wichtigsten Vorteile der Integration eines ATS in Ihr HRIS-System erläutern, damit Sie dem prognostizierten Wachstum der HR-Technologie im kommenden Jahrzehnt einen Schritt voraus sind.

Lassen Sie uns zunächst untersuchen, was "Softwareintegration" im Zusammenhang mit der Personalarbeit bedeutet und warum sie für Sie wichtig sein sollte.

Was die Integration von HR-Software tatsächlich bedeutet

Software-Integration bedeutet in der Regel, dass zwei oder mehr Programme zusammenarbeiten, ohne dass man von einer Plattform zur anderen wechseln muss. 

In der Regel geht es bei der Integration um die Verknüpfung von Datenbanken, Funktionen und Schnittstellen zu einer soliden Plattform, ohne dass dabei die spezifischen Vorteile und Funktionen der einzelnen Software verloren gehen. Das bedeutet, dass eine Softwareintegration nur dann als erfolgreich angesehen werden kann, wenn alle kombinierten Funktionen zu einem wünschenswerten Ergebnis führen, z. B. zu einer höheren Produktivität oder zur erfolgreichen Erfüllung von HR-KPIs.

Eine Integration ist möglich, wenn die von Ihnen verwendete Software über irgendeine Form von Schnittstellenfunktionen verfügt, meist in Form einer Anwendungsprogrammierschnittstelle (API). Per Definition sind APIs Schnittstellen, die es den Nutzern ermöglichen, zwei oder mehr Programme gleichzeitig zu verwenden, ohne manuell zwischen ihnen wechseln zu müssen.

Stellen Sie es sich als eine Reihe gemeinsamer Regeln vor, die zwei verschiedene Softwareprogramme befolgen müssen. Oder wie eine weit verbreitete zweite Sprache, in der die Werkzeuge miteinander kommunizieren, anstatt in ihrer Muttersprache - dem Code, in dem sie ursprünglich geschrieben wurden.

Wenn Sie beispielsweise über ein API-freundliches HRIS-System verfügen, das sich bereits um die Daten Ihrer Mitarbeiter, die Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Schulungen kümmert, können Sie auch ein API-freundliches ATS integrieren, das die gesamte Personalbeschaffungsarbeit übernimmt. 

Das HRIS-System und das ATS-System nutzen dann eine API, um Daten miteinander auszutauschen und eine nahtlose Erfahrung zu bieten, die Ihnen nicht mehr Zeit und Mühe abverlangt, um beide Tools gleichzeitig zu nutzen. Ohne eine API würden das ATS- und das HRIS-System getrennte Datensätze haben. Dies würde die Verwaltung von noch mehr Tabellenkalkulationen erfordern und wäre keine effiziente Nutzung Ihrer Zeit. 

Dies ist vor allem im Bereich der Personalverwaltung und der Personalbeschaffung von entscheidender Bedeutung, da die Personalabteilung wichtige Mitarbeiterinformationen und Finanzdaten speichern muss. Für Einstellungsteams geht es auch um die Erstellung, Speicherung und den Schutz großer Mengen von Bewerberdaten, die Entwicklung von Bewerbern und erfolgreiche Einstellungsstatistiken.

Ohne die Zentralisierung auf eine gemeinsame Schnittstelle sind die Mitarbeiter der Personalabteilung den folgenden integrationsbezogenen Risiken ausgesetzt:

Die größten Risiken, wenn verschiedene HR-Software nicht integriert wird

Es gibt drei Hauptrisiken, die mit einer nicht erfolgreichen Integration von HR- und Rekrutierungsinstrumenten verbunden sind:

1. Sie laufen Gefahr, gegenüber der Konkurrenz ins Hintertreffen zu geraten.

Der Wettbewerb, dem sich Personalverantwortliche regelmäßig stellen müssen, ist überwältigender, als die meisten annehmen.

Auch wenn man meinen könnte, dass Personalverantwortliche nicht mit anderen konkurrieren - im Gegensatz zu Personalvermittlern und Headhuntern, die miteinander konkurrieren müssen -, so ist es in Wirklichkeit genau umgekehrt.

Wie Sie vielleicht wissen, umfasst die Personalarbeit alles, was es zu tun gibt. Von der Sicherstellung der Bedürfnisse der Mitarbeiter über die Gewährleistung ihrer beruflichen Entwicklung bis hin zur Suche nach neuen Mitarbeitern für das Team - jede dieser Funktionen ist in unterschiedlichem Maße konkurrenzfähig.

Intern muss jeder HR-Fachmann dafür sorgen, dass er in seiner Funktion kontinuierlich einen Mehrwert schafft, denn seine berufliche Entwicklung ist ebenso wichtig wie die der anderen Mitarbeiter. Wenn sie wissen, wie sie das Beste aus den HR-Tools herausholen, können sie effizienter werden und mehr Leistung erbringen. 

Das macht sie automatisch wertvoller und begehrter in ihrem Unternehmen und auf dem Arbeitsmarkt. Stellen Sie sich vor, dass ein Mitarbeiter in der Lage ist, die Aufgaben von zwei Personalverantwortlichen auf einmal zu übernehmen.

Extern, d. h. bei der Personalbeschaffung, müssen Personalfachleute, die für die Verwaltung von Talenten und die Personalbeschaffung zuständig sind, mit den besten Personalvermittlern und Headhuntern konkurrieren, um erfolgreich Spitzenkräfte einzustellen, die das Wachstum ihres Unternehmens fördern. 

Und vor allem, wenn man bedenkt, dass es weltweit fast 5 Millionen Unternehmen gibt, die ab 2022 Software für die Personalbeschaffung einsetzen, kann man mit Sicherheit sagen, dass viele Personalvermittler sie bereits wie clockwork nutzen.

Ohne den Einsatz der auf dem Markt verfügbaren Instrumente - wie HRIS-Systeme und ATS-Software - laufen Personalverantwortliche Gefahr, in ihrer Funktion zu stagnieren und gegenüber anderen Fachleuten, die einen moderneren, technologiegestützten Ansatz verfolgen, den Kürzeren zu ziehen.

2. Sie riskieren mögliche Verletzungen von Informationen und Daten. 

Die Wahrheit ist, dass es schwieriger ist, den Überblick über Daten zu behalten, wenn sie an verschiedenen Orten gespeichert sind. Ganz gleich, ob es sich um Daten über technische Dienstleistungen, Finanzinformationen oder einfach um die Privatadressen der Mitarbeiter handelt, es ist immer von Vorteil, sie an einem sicheren Ort zu speichern, anstatt in Datensilos.

Je mehr Türen man öffnet, desto schwieriger ist es, sie wieder zu schließen. Und beim Datenschutz ist es oft besser, dieses Risiko nicht einzugehen. 

3. Sie riskieren, Ihre Gesundheit als Personalverantwortlicher zu gefährden.

Auf der menschlichen Seite sind die Mitarbeiter der Personalabteilung tagtäglich mit Stresssituationen konfrontiert, z. B. wenn sie sich überfordert fühlen, weil sie alle Personalfunktionen für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig verwalten müssen.

Es überrascht nicht, dass 90 % der Personalverantwortlichen im vergangenen Jahr über einen Anstieg des Stressniveaus berichtet haben, wobei der Hauptstressfaktor die Pandemie und ihre Auswirkungen auf die Arbeitnehmer und die Einstellung von Personal ist.

Deshalb sollten HRIS-Systeme - gepaart mit einem API-freundlichen ATS für die Personalbeschaffung - verwendet werden, um Ihre Arbeitsbelastung zu verringern. Ohne eine zentralisierte Arbeitsweise und die Integration anderer hilfreicher Tools wird es sehr schwierig sein, diesen Stress zu bewältigen, es sei denn, Ihre Arbeitsbelastung nimmt ab - was in der Welt der Personalabteilung unwahrscheinlich ist.

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5 beste Vorteile der Integration eines ATS in Ihr HRIS-System

Nachdem wir uns nun damit befasst haben, was Softwareintegration wirklich bedeutet und welche Hindernisse die Nichtintegration eines ATS in Ihr HRIS-System mit sich bringt, ist es nun an der Zeit, sich mit den fünf größten Vorteilen zu befassen, die sich aus einer erfolgreichen Integration der beiden Systeme ergeben: 

1. Die Integration von ATS- und HRIS-Systemen spart insgesamt Zeit.

Nach Angaben des U.S. Bureau of Labor Statistics arbeiten viele Personalverantwortliche mehr als 40 Stunden pro Woche. Obwohl dies die Statistiken sind, werden einige HR-Fachleute in Foren wahrscheinlich sagen, dass die Arbeitsbelastung in Stoßzeiten 50-60 Stunden pro Woche erreichen kann. Dies ist offenbar häufig der Fall, wenn sie für mehrere Stellen rekrutieren und gleichzeitig die Dokumentation für Dutzende von Mitarbeitern verwalten.

Das Letzte, was diese Fachleute brauchen, ist eine Software, die ihnen mehr Zeit abverlangt. Hier kann die Softwareintegration eingreifen und die wöchentliche Arbeitszeit verringern.

Um Zeit zu sparen, sollten ATS- und HRIS-Systeme Ihnen die Möglichkeit bieten, alles zu automatisieren, was automatisiert werden kann. Auf der Personalseite sind dies beispielsweise automatisierte Lohnabrechnungssysteme oder automatisierte Urlaubskontrollsysteme, um nur einige zu nennen.

Bei der Personalbeschaffung wird es etwas komplizierter, denn sie ist einer der zeitaufwändigsten Bereiche der Personalarbeit. Laut LinkedIn dauert es bis zu 49 Tage, um jemanden erfolgreich einzustellen.

Multiplizieren Sie das mit nur fünf neuen Stellen, dann kommen Sie auf mehrere Stunden pro Tag, die Sie nur mit der Personalbeschaffung verbringen, während andere Aufgaben der Personalabteilung auf Eis gelegt werden, bis es an der Zeit ist, das nächste Feuer zu löschen.

Ein leistungsfähiges und zuverlässiges ATS sollte in der Lage sein, Stellenausschreibungen auf mehreren Plattformen gleichzeitig zu automatisieren, Kandidaten von Stellenbörsen und aus Ihrem Talentpool zu empfehlen und Ihnen ein einfaches Bewerber-Dashboard zur Verfügung zu stellen, damit Sie keine Tabellenkalkulationen zur Organisation des Rekrutierungsfortschritts mehr benötigen.

Noch wichtiger ist, dass das ATS in der Lage sein sollte, alle Bewerbungen automatisch an Ihre bestehenden HRIS-Systeme zu senden, um sicherzustellen, dass Sie eine gemeinsame Datenbank für alle Informationen haben. Jede Einrichtung, die diese Funktionalität nicht bietet, ist wahrscheinlich Ihre Zeit nicht wert.

2. Es verbessert die Qualität Ihrer Ausgabe.

In Verbindung mit dem ersten Vorteil trägt die Zeitersparnis durch die Automatisierung von Dingen, die automatisiert werden können - und sollten - direkt zur Qualität Ihrer Arbeit bei.

Wenn ein Personalverantwortlicher beispielsweise vier Stunden einsparen kann (die er sonst für die manuelle Veröffentlichung von Stellenangeboten auf mehreren Plattformen und die Verfolgung des Bewerberstatus aufwenden müsste), kann er die verbleibende Zeit für wertvollere Aufgaben nutzen.

Von der Entwicklung effektiverer Einstellungsstrategien bis hin zur Aufnahme von mehr Vorstellungsgesprächen zur Beschleunigung des Einstellungsprozesses - die Möglichkeiten sind endlos.

Mit der Integration von ATS- und HRIS-Systemen können Personalverantwortliche auch die Anzahl der manuellen Aufgaben reduzieren und automatisch erstellte Mitarbeiter- oder Bewerberlisten überwachen, anstatt alles manuell auszufüllen.

Um zu veranschaulichen, was das bedeutet, sehen Sie hier einen Screenshot des Dashboards der Kandidaten-Pipeline von Manatals ATS, der zeigt, wie sehr Sie Ihre Beteiligung am manuellen Pipeline-Management begrenzen können:

Wie Sie sehen, muss ein sinnvolles ATS die Prozesse vereinfachen, um Zeit zu sparen und die Qualität der Arbeit zu verbessern. In diesem Fall ist das Kandidaten-Dashboard von Manatal eine Drag-and-Drop-Oberfläche, die das Eintippen von Kandidatennamen bei jeder Auswahl überflüssig macht.

Alle Informationen über Bewerber und Kandidaten werden auch direkt an das Haupt-HRIS-System weitergeleitet, was die Verwaltung der Daten erheblich vereinfacht, ohne dass man zwischen den Plattformen wechseln muss.

3. Es hilft, doppelte Informationen zu vermeiden.

Eine weitere zeitraubende Aufgabe in der Personalabteilung und bei der Personalbeschaffung ist die Überprüfung von doppelten Bewerbungen und Kandidatenprofilen. Intern könnte dies auch die Verwendung mehrerer Tabellenkalkulationen betreffen, in denen dieselben Informationen gespeichert sind. Es ist bekannt, dass dies bei den betroffenen Mitarbeitern, die mit den fraglichen Daten arbeiten, zu Verwirrung führt.

Durch die Integration beider Systeme stellt die zentralisierte Datenbank sicher, dass es keine doppelten Einträge jeglicher Art gibt. Das API-freundliche ATS von Manatal organisiert beispielsweise automatisch die Bewerbungen, indem es alle doppelten Einträge in einem Kandidatenprofil pro Bewerber zusammenfasst.

Dies bedeutet, dass Personalverantwortliche nicht auf doppelte Einträge von Bewerbern achten müssen und ein umfassendes Profil eines Bewerbers zusammen mit allen Stellen, auf die er sich bei Ihrem Unternehmen beworben hat, einsehen können.

Beachten Sie jedoch, dass diese Funktion nur bei HRIS- und ATS-Systemen nützlich ist, die über eine API verfügen. Ohne eine solche wären die Informationsquellen getrennt und daher schwieriger zu pflegen.

4. Die Integration erleichtert die Berichterstattung.

In Bezug auf den oben genannten Vorteil trägt die Minimierung der Möglichkeit doppelter Informationen direkt zu genaueren Daten bei, z. B. zur Anzahl der einzelnen Bewerbungen pro Stellenangebot oder zur Anzahl der Bewerber.

Die Integration ermöglicht somit realistischere Berichte und Prognosen, da alle Daten aus derselben Quelle stammen. Dies führt zu Berichten, die tatsächlich einen geschäftlichen Wert haben und in umsetzbare nächste Schritte umgewandelt werden können.

In diesem Beispiel dieses automatisierten Berichts von Manatal sehen Sie ein klares Verhältnis von Bewerbern aus den einzelnen Kanälen:

Dies hilft den Personalverantwortlichen, einen datengesteuerten Ansatz bei der Einstellung anzuwenden, da sie (und die Führungskräfte des Unternehmens) so wissen, wo sie ihre Zeit, ihr Budget und ihre Ressourcen investieren sollten.

5. Sie schützt Informationen für Zwecke der Einhaltung von Vorschriften.

Einer der Hauptzwecke der API-basierten Integration von HRIS-Systemen und einem ATS ist eine zentralisierte Datenbank. Wenn es um vertrauliche Informationen wie persönliche Daten von Mitarbeitern, Bewerberdaten oder sogar wichtige interne Dokumente geht, ist es im Allgemeinen am besten, sie alle an einem Ort zu schützen.

Nehmen Sie zum Beispiel die Versicherungsdaten der Mitarbeiter. Laut der Anwaltskanzlei Baker McKenzie können Datenschutzverletzungen, die gegen den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) verstoßen, zu einer Geldstrafe von bis zu 50.000 US-Dollar pro Verstoß führen.

Und obwohl die Gesetze in der Regel vorsätzliche Datenlecks bestrafen, ist es klüger, auf der sicheren Seite zu bleiben und die Möglichkeit eines Rechtsstreits zu vermeiden, da es zu den Aufgaben eines Personalverantwortlichen gehört, die Integrität zu wahren, wenn er mit den personenbezogenen Daten seiner Mitarbeiter umgeht.

Die Verwaltung personenbezogener Daten mag in kleineren Teams keine große Sache zu sein, aber es ist dennoch eine berufliche Verpflichtung, Informationen zu schützen. Wenn Sie mit den privaten und persönlichen Daten von 100 Mitarbeitern auf einmal umgehen müssen, kann sich eine kleine Verschiebung als mehr als lästig erweisen.

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Wählen Sie ein API-freundliches ATS

In Anbetracht all der Vorteile der Software-Integration, die wir behandelt haben, kann man mit Sicherheit sagen, dass eine erfolgreiche Integration nicht möglich wäre, wenn die von Ihnen verwendeten Tools nicht über eine API verfügen.

Es kann jedoch schwierig sein, sich vorzustellen, wie API-freundliche ATS- und HRIS-Systeme gemeinsam Ihre Arbeit als Personalverantwortlicher verändern können.

Wenn Sie neugierig sind, wie die Integration funktioniert, unterstützt Manatal ATS die API-Integration und ist derzeit für eine kostenlose, 14-tägige Testphase verfügbar.

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