8 bewährte Tipps zum Zeitmanagement in der Personalbeschaffung, die Sie befolgen sollten

Im Durchschnitt verbringen Fachleute für Talentakquise fast 1/3 ihrer Arbeitswoche (etwa 13 Stunden) mit der Suche nach Kandidaten für eine einzige Stelle. [1] Die Beschaffung ist jedoch nicht die einzige Aufgabe, die Personalvermittler zu erledigen haben. Sie müssen auch Kandidaten prüfen, interviewen, einstellen und nachfassen sowie mit Kunden und Stakeholdern kommunizieren. Wie können Personalvermittler bei so vielen Aufgaben und Verantwortlichkeiten ihre Zeit einteilen? Sie müssen intelligenter arbeiten und ihre Zeit effektiver nutzen, indem sie ihre Aufgaben nach Prioritäten ordnen und sich auf die Aufgaben konzentrieren, die den größten Einfluss haben. Doch Prioritäten zu setzen ist nicht genug. Hier kommen unsere Tipps zum Zeitmanagement für Personalvermittler ins Spiel, die Ihnen helfen, mehr zu erledigen und dabei produktiv zu bleiben.

8 Zeitmanagement-Tipps für Personalverantwortliche

Zeitmanagement ist die Fähigkeit von Personalvermittlern, zu planen und zu kontrollieren, wie sie ihre Zeit für die verschiedenen Aufgaben im Zusammenhang mit der Suche, Gewinnung, Beurteilung und Einstellung geeigneter Kandidaten für ihr Unternehmen einsetzen. Dazu gehört das Setzen von Prioritäten, die Organisation Ihres Zeitplans, der Einsatz von Tools und Techniken zur Rationalisierung des Arbeitsablaufs und die Messung der Ergebnisse. In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen einige Tipps vor, die Ihnen dabei helfen werden, genau das zu tun.

1. Bewertung und Priorisierung von Aufgaben

Die Priorisierung Ihrer Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kann Ihnen viel Kopfzerbrechen ersparen, denn nicht alle Aufgaben sind gleich. Einige Aufgaben sind kritischer und zeitkritischer als andere. So ist zum Beispiel das Gespräch mit einem Bewerber für eine freie Stelle dringender und wichtiger als die Aktualisierung Ihres LinkedIn-Profils.

Um Ihre Aufgaben zu priorisieren, können Sie verschiedene Methoden oder Rahmen verwenden, wie z. B.:

• Die Eisenhower-Matrix: Diese Matrix unterteilt Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Quadranten. Die Quadranten sind: zuerst erledigen (dringend und wichtig), planen (wichtig, aber nicht dringend), delegieren (dringend, aber nicht wichtig) und streichen (weder dringend noch wichtig).
• Die ABCDE-Methode: Bei dieser Methode wird jeder Aufgabe je nach ihrer Priorität ein Buchstabe zugeordnet. Die Buchstaben sind: A (muss erledigt werden), B (sollte erledigt werden), C (kann erledigt werden), D (delegieren), und E (eliminieren).
• Das Pareto-Prinzip: Das Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Bemühungen resultieren. Daher sollten Sie sich auf die 20 % der Aufgaben konzentrieren, die den größten Einfluss auf Ihre Ziele haben.

2. Einen Zeitplan erstellen

Ein weiterer Schritt zu einem effektiven Zeitmanagement besteht darin, einen Zeitplan zu erstellen, der bestimmte Zeitfenster für verschiedene Rekrutierungsaktivitäten vorsieht. Ein Zeitplan kann Ihnen helfen, Ihre Zeit effizienter zu verwalten, Überengagement zu vermeiden und Fristen einzuhalten.

Im Folgenden finden Sie einige Hilfsmittel und Techniken, die Sie zur Erstellung eines effektiven Zeitplans verwenden können:

• Kalendarien: Mit Kalendern können Sie Ihre täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Aktivitäten planen. Sie können Ihre Kalender auch mit anderen Plattformen oder Geräten synchronisieren, um den Überblick über Ihre Termine und Ereignisse zu behalten.
• Apps: Management-Apps wie Todoist oder Clickup ermöglichen es Ihnen, Ihren Zeitplan auf Ihrem Smartphone oder Tablet zu erstellen und zu verwalten. Einige Apps bieten auch Funktionen wie Erinnerungen, Benachrichtigungen, Timer oder Analysen.
• Zeitblockierung: Sie können Ihren Tag in Zeitblöcke einteilen, die bestimmten Aufgaben oder Aktivitäten gewidmet sind. So können Sie beispielsweise eine Stunde für die Suche nach Bewerbern, zwei Stunden für Vorstellungsgespräche, eine Stunde für die Mittagspause usw. reservieren.

3. Delegation und Outsourcing

Als Personalvermittler, vor allem wenn Sie mit einer großen Anzahl von Bewerbern zu tun haben, müssen Sie feststellen, welche Aufgaben an andere Personen oder Organisationen delegiert oder ausgelagert werden können. Delegation und Outsourcing können Ihnen helfen, Zeit zu gewinnen, Ihre Arbeitslast zu verringern und sich auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Einige Aufgaben, die sich wiederholen, von geringem Wert sind oder nicht zu Ihrem Fachgebiet gehören, können delegiert oder ausgelagert werden, z. B:

• Dateneingabeaufgaben wie die Aktualisierung von Bewerberprofilen, Lebensläufen oder Datenbanken.
• Hintergrundüberprüfungen wie die Überprüfung von Ausbildung, Beschäftigungsgeschichte, Strafregister oder Referenzen.
• Überprüfung von Referenzen, z. B. durch Kontaktaufnahme mit früheren Arbeitgebern oder Kollegen, um ein Feedback zu den Bewerbern einzuholen.
• Die Verwaltung sozialer Medien wie das Erstellen von Inhalten, das Posten von Aktualisierungen, die Interaktion mit Followern oder die Überwachung von Analysen kann ebenfalls delegiert werden.

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4. Einsatz von Technologie und Tools

Eine weitere Strategie ist der Einsatz von Technologie und Tools, die Ihnen helfen, Zeit zu sparen und einige Ihrer Aufgaben zu automatisieren. Mit Technologie können Sie Ihre Produktivität, Effizienz und Effektivität steigern.

Einige Technologien und Werkzeuge, die Ihnen helfen können, Ihre Prozesse zu rationalisieren, die Qualität Ihrer Einstellungen zu verbessern und menschliche Fehler zu reduzieren, sind:

• Applicant Tracking System (ATS): ATS ist eine Software, die Ihnen hilft, den gesamten Einstellungsprozess von der Suche bis zur Einstellung zu verwalten. Es kann Ihnen dabei helfen, Stellen zu veröffentlichen, Lebensläufe zu sammeln, Bewerber zu prüfen, Vorstellungsgespräche zu planen, Feedback zu senden und Berichte zu erstellen. Mit einem cloudbasierten ATS wie Manatal können Sie zum Beispiel die Stellenausschreibung und die Bewerberauswahl automatisieren, eine große Anzahl von Bewerbern erreichen und auf dem Laufenden halten, Vorstellungsgespräche planen und vieles mehr.

• ChatGPT: Diese Software kann Ihnen bei der Recherche helfen und Interviewfragen und Stellenbeschreibungen erstellen. Sie verwendet ein umfangreiches, von OpenAI entwickeltes Sprachmodell. Wenn Sie z. B. Informationen zu Themen benötigen, die mit Ihrer Branche oder Ihrer Rolle zusammenhängen, wie Trends, bewährte Verfahren oder Wettbewerber, können Sie ChatGPT einfach fragen, und es wird das Internet für Sie durchsuchen und Ihnen relevante und zuverlässige Quellen liefern. Die Software kann Ihnen auch dabei helfen, Interviewfragen zu erstellen, die das Wissen, die Fähigkeiten oder die Eignung der Bewerber für die von Ihnen gesuchte Position, die Fähigkeiten oder die Erfahrung testen. Darüber hinaus eignet sich die Software auch zur Erstellung von Stellenbeschreibungen, die qualifizierte und interessierte Bewerber anziehen. Hier ist ein Beispiel für einige Stellenbeschreibungen, die mit ChatGPT erstellt wurden.

• Software zur Planung von Vorstellungsgesprächen: Dies sind Softwareanwendungen, die Ihnen helfen, Vorstellungsgespräche mit Bewerbern zu planen, ohne dass Sie sich mit E-Mails oder Anrufen herumschlagen müssen. So können Sie Zeit sparen, Konflikte vermeiden und die Erfahrung der Bewerber verbessern. Mit Software zur Planung von Vorstellungsgesprächen wie Calendly, Google Workspace oder Doodle können Sie Ihre eigenen Verfügbarkeitszeitfenster erstellen, diese mit den Bewerbern teilen und sie ihre bevorzugte Zeit buchen lassen. Sie können Ihre Software zur Planung von Vorstellungsgesprächen auch mit Ihrem Kalender, Ihrer E-Mail oder Ihrem ATS synchronisieren, damit alles organisiert bleibt.
• Karriereseiten-Erstellung: Mit dieser Funktion können Sie Ihre eigene individuelle Karriereseite erstellen, die Ihre Arbeitgebermarke und Unternehmensidentität präsentiert. Sie kann Ihnen helfen, mehr Bewerber zu gewinnen, Ihre Sichtbarkeit zu erhöhen und Ihren Ruf zu verbessern. Mit dem Karriereseiten-Builder von Manatal können Sie Ihre Karriereseite in Sekundenschnelle erstellen oder verlinken. Das Gute an Manatal ist, dass Sie keine Programmierkenntnisse benötigen. Sie können einfach loslegen und die Seite mit verschiedenen Farben, Bildern und Layouts nach Ihren Wünschen gestalten.
• CRM für die Personalbeschaffung: Dies ist eine Funktion, mit der Sie Ihre Kunden, Kommunikation und Pipelines zentral und organisiert verwalten können. Es kann Ihnen dabei helfen, neue Kunden zu finden, bestehende Beziehungen zu pflegen, Vermittlungen und Einnahmen zu verfolgen und mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten. Mit Manatals Recruitment CRM können Sie Organisationen (Abteilungen, Kunden, etc.) erstellen und trennen, Leads und Opportunities verwalten, E-Mails und Notizen versenden sowie Rechnungen und Verträge erstellen.

5. Minimierung von Ablenkungen

Ablenkungen können Ihren Arbeitsfluss unterbrechen und Ihre Zeit verschwenden, was Ihre Produktivität einschränken kann. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen können, Ablenkungen zu minimieren und Ihre Zeit besser zu nutzen:

• Wenn Sie Ihre E-Mails zu bestimmten Tageszeiten abrufen, Filter oder Ordner einrichten, sich von unnötigen Newslettern abmelden oder automatische Antworten verwenden, können Sie Zeit sparen.
• Schalten Sie Ihr Telefon aus oder auf lautlos, verwenden Sie die Voicemail oder die Anrufer-ID oder planen Sie Anrufe im Voraus.
• Sie können die Ablenkung durch soziale Medien minimieren, indem Sie sich bei Ihren Konten abmelden, Benachrichtigungen ausschalten, den Zugang zu bestimmten Websites oder Apps sperren oder einschränken oder Timer oder Tracker verwenden.
• Deaktivieren oder Anpassen Ihrer Benachrichtigungen, Auswählen der Apps oder Plattformen, von denen Sie Benachrichtigungen erhalten möchten, oder Verwenden des Nicht-Stören-Modus.
• Tragen Sie Kopfhörer oder Ohrstöpsel, spielen Sie Musik oder weißes Rauschen, oder arbeiten Sie an einem ruhigen Ort.

6. Realistische Ziele setzen

Wenn Sie sich realistische Ziele setzen, die mit Ihrer Vision und Ihrem Auftrag übereinstimmen, können Sie sich selbst motivieren, Ihre Fortschritte verfolgen und Ihre Erfolge feiern.

Um realistische Ziele zu setzen, können Sie die SMART-Kriterien verwenden, die wie folgt lauten

• Spezifisch: Ihre Ziele sollten klar und deutlich definiert sein. Anstatt zu sagen: "Ich möchte mehr Bewerber einstellen", können Sie zum Beispiel sagen: "Ich möchte bis Ende des Monats 10 qualifizierte Bewerber für die Stelle des Vertriebsleiters einstellen."
• Messbar: Es sollte quantifizierbar und überprüfbar sein. Anstatt zu sagen: "Ich möchte meine Beschaffungsfähigkeiten verbessern", können Sie sagen: "Ich möchte meine Beschaffungsquote im nächsten Quartal um 20 % steigern."
• Erreichbar: Ziele sollten anspruchsvoll, aber erreichbar sein. Sagen Sie nicht: "Ich möchte 100 Bewerber in einer Woche einstellen", sondern sagen Sie stattdessen: "Ich werde 20 Bewerber in einer Woche einstellen".
• Relevant: Ihre Ziele sollten für Ihre Rolle und Ihr Unternehmen relevant sein. Anstatt zu sagen: "Ich möchte lernen, wie man Gitarre spielt", sollten Sie sagen: "Ich werde lernen, wie man ein neues ATS benutzt".
• Zeitgebunden: Verwenden Sie Ziele, die eine Frist oder einen Zeitrahmen haben. Anstatt beispielsweise zu sagen: "Ich möchte meinen Talentpool erweitern", sollten Sie sagen: "Ich möchte bis Ende des Monats mehr Bewerber ansprechen und meinen Talentpool erweitern".

7. Zeiterfassung und Analyse

Zeiterfassung und -analyse können Ihnen helfen, Ihre Leistung zu bewerten, Ihre Stärken und Schwächen zu erkennen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Um Ihre Zeit zu erfassen und zu analysieren, können Sie verschiedene Methoden oder Tools verwenden, z. B:

• Zeiterfassungsbögen: Das sind Dokumente, die den Zeitaufwand für jede Aufgabe oder jedes Projekt aufzeichnen. Sie können Zeiterfassungsbögen verwenden, um Ihre Produktivität, Abrechenbarkeit oder Rentabilität zu überwachen.
• Protokolle: Dies sind Aufzeichnungen, die den Beginn und das Ende jeder Aktivität dokumentieren. Sie können Protokolle verwenden, um Ihre Effizienz, Genauigkeit oder Qualität zu messen.
• Berichte: Dies sind Zusammenfassungen oder Visualisierungen Ihrer Zeitdaten. Sie können Berichte verwenden, um Ihre tatsächliche Zeit mit Ihrer geplanten Zeit zu vergleichen, Muster oder Trends zu erkennen oder Verbesserungsmöglichkeiten zu entdecken.

8. Aufbau und Pflege von Beziehungen

Wenn Sie Ihre Zeit effektiv nutzen und gleichzeitig die Beziehungen zu Bewerbern und Kunden pflegen, können Sie Ihren Ruf, Ihr Vertrauen und Ihre Loyalität verbessern.

Um Ihre Zeit zwischen der Kommunikation mit Bewerbern und Kunden aufzuteilen, können Sie verschiedene Kanäle oder Plattformen nutzen, z. B:

• Emails: E-Mails können zum Versenden formeller oder beruflicher Nachrichten verwendet werden, z. B. für Stellenangebote, Verträge, Feedback sowie Anhänge oder Dokumente. Sie können auch E-Mail-Vorlagen oder Signaturen verwenden, um Zeit zu sparen und die Konsistenz zu wahren.
• Telefonanrufe: Sie können Telefongespräche nutzen, um persönliche oder dringende Mitteilungen zu machen, z. B. um Vorstellungsgespräche zu bestätigen, Angebote auszuhandeln oder Probleme zu lösen.
• Texte: Texte können verwendet werden, um schnelle oder informelle Nachrichten zu senden, z. B. Erinnerungen, Aktualisierungen oder Grüße.
• Soziale Medien: Sie können soziale Medien nutzen, um Ihre Marke und Ihr Netzwerk aufzubauen sowie Inhalte, Erkenntnisse und Möglichkeiten zu teilen.

Schlussfolgerung

Zeitmanagement ist eine Fähigkeit, die Sie erlernen und durch Übung verbessern können. Wenn Sie es richtig anpacken, werden Sie bessere Ergebnisse erzielen, Stress abbauen und Ihre Work-Life-Balance verbessern. Wenn Sie diese Strategien anwenden, können Sie:

• Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie Zaudern, indem Sie Ihre Aufgaben bewerten und nach Prioritäten ordnen.
• Verwalten Sie Ihre Zeit und halten Sie Termine ein, indem Sie einen Zeitplan erstellen.
• Schaffen Sie Zeit und konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen, indem Sie Aufgaben delegieren und auslagern.
• Rationalisierung von Prozessen und Verbesserung der Qualität der Einstellungen durch den Einsatz von Technologie und Tools.

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Zitate

1. Linkedin-Impuls