Der volle Kreis: Die gesamte ATS-Lösung wird erklärt

Der Einstellungsprozess ist ein sehr wichtiger Teil der Talentakquise. Vom Vorhandensein offener Stellen bis zur Entdeckung der richtigen Personen, die Qualitäten besitzen, um leere Stellen zu besetzen, ist viel Arbeit erforderlich. Als Personalvermittler haben Sie die Aufgabe, Stellenausschreibungen vorzubereiten und zu veröffentlichen, Bewerber zu prüfen, eine Kandidatenliste zu erstellen, Vorstellungsgespräche zu organisieren, Bestätigungen an die ausgewählten Bewerber zu senden usw. 

Sollte während des gesamten Prozesses ein Schritt auf ein Hindernis stoßen oder schlecht ausgeführt werden, wie z. B. das Anbringen eines falschen Knopfes, wird der Rest des Prozesses natürlich nicht das Ziel erreichen. Außerdem haben Globalisierung und Digitalisierung die Personalbeschaffung so weit vorangetrieben, dass sie wettbewerbsfähiger denn je geworden ist.  

Glücklicherweise haben sich in der schnelllebigen globalen Industrie innovative Tools für die Personalbeschaffung entwickelt, die Personalvermittler und Unternehmen dabei unterstützen, auf den raschen Wandel zu reagieren. Tools wie Applicant Tracking Systems oder CRM-Systeme für die Personalbeschaffung sind so konzipiert, dass sie den Bedürfnissen moderner Nutzer gerecht werden und eine reibungslose und effiziente Talentakquise ermöglichen. 

Um das Spiel der Rekrutierung zu erobern, ist es für Personalvermittler und Unternehmen von entscheidender Bedeutung, sich mit einem leistungsstarken digitalen Tool auszustatten, das ihnen hilft, Top-Talente zu entdecken und sie in kürzester Zeit zu besetzen.   

Für diejenigen, die immer noch nicht davon überzeugt sind, dass eine digitale Lösung den Rekrutierungsprozess verbessern und ihnen helfen kann, ihre Ziele mit Leichtigkeit zu erreichen, wird dieser Artikel Sie durch einen vollständigen Kreis der Rekrutierung führen und darauf eingehen, wie innovative Tools wie Applicant Tracking System und Rekrutierungs-CRM Ihnen helfen können, die Arbeit zu erledigen, bevor Ihre Konkurrenten überhaupt ihre Computer einschalten.  

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Identifizierung des Einstellungsbedarfs

Im ersten Schritt des Rekrutierungstrichters müssen Sie den Bedarf für bestimmte offene Stellen ermitteln. Prüfen Sie, ob es einen neuen Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitern gibt, die bestimmte Aufgaben in Ihrer Organisation übernehmen können. Listen Sie die fehlenden Teile Ihrer Gesamtleistung auf. Fehlt es an Qualitäten oder Fähigkeiten? 

Sobald Sie feststellen, dass Sie mehr Mitarbeiter für zusätzliche Aufgaben benötigen, können Sie den Einstellungsbedarf ermitteln. 

Es ist wichtig, eine gründliche Analyse durchzuführen und ein Anforderungsprofil für Ihre offenen Stellen zu definieren. Welche Fähigkeiten und Erfahrungen sind erforderlich, um die Stellen zu besetzen? Von diesem Ausgangspunkt hängt es ab, wie gut Ihre Personalbeschaffung durchgeführt werden kann. Ohne einen strukturierten Plan sind Sie möglicherweise nicht in der Lage, Bewerber anzuziehen und freie Stellen mit Spitzenkräften zu besetzen.  

Erstellen von Stellenausschreibungen  

Sobald Sie wissen, welche Anforderungen und Qualitäten für die zu besetzenden Stellen erforderlich sind, besteht der nächste Schritt in der Vorbereitung von Stellenanzeigen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Stellenbeschreibungen sauber halten und direkt auf den Punkt kommen. Gehen Sie auf alle Informationen ein, die die Bewerber wissen müssen. Formulieren Sie eine aussagekräftige Stellenbezeichnung, die Ihren Standort, die Hauptaufgaben der Stelle, die Qualifikationen und die Arbeitszeiten enthält, um die Aufmerksamkeit der Bewerber zu wecken.

Denken Sie auch daran, dass die Gehaltsstruktur, die Unternehmenskultur, die Sozialleistungen und das Wachstumstempo des Unternehmens zu den wichtigsten Faktoren gehören, die bei der Entscheidung der Bewerber für eine Stelle eine Rolle spielen.     

Bei einer Vielzahl von Kunden und Stellenangeboten kann dieser Schritt für Personalvermittler sehr zeit- und arbeitsaufwändig sein. Die manuelle Vorbereitung eines großen Stapels von Stellenanzeigen würde den Personalvermittlern die Zeit nehmen, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren, wie die Festigung der Beziehungen zu den Kunden oder die Vertiefung der Beziehungen zu den Bewerbern. 

Ein Applicant Tracking System (ATS) kann den Prozess beschleunigen, indem es die Vorbereitung der Stellenbeschreibung automatisiert. Ein gut durchdachtes ATS wie Manatal verfügt über fertige Vorlagen für Stellenbeschreibungen, mit denen Sie Stellenanzeigen in viel kürzerer Zeit erstellen können. Welche Position Sie auch immer suchen, vom IT- und Entwicklungsbereich über das Finanzwesen bis hin zum Gastgewerbe, wir haben alles für Sie.  

Kandidaten anziehen 

Der einzige Zweck von Stellenanzeigen besteht darin, hochwertige Bewerber anzuziehen und sie zu einer Bewerbung zu bewegen. Der nächste Schritt im Rekrutierungstrichter besteht also darin, Stellenanzeigen über verschiedene Kanäle und Plattformen zu verbreiten, um so viele Kandidaten wie möglich zu erreichen. Stellenbörsen, soziale Medien, Karriereseiten und Mitarbeiterempfehlungen sind hervorragende Möglichkeiten, um Ihre Stellenanzeigen mit Bewerbern in Verbindung zu bringen.   

Doch je mehr Kanäle Sie nutzen, desto mehr Zeit müssen Sie in die Veröffentlichung der Anzeigen investieren. Und in Anbetracht des rasanten Tempos, in dem derzeit Einstellungen vorgenommen werden, könnte die Verschwendung von nur einer Sekunde Ihrem Konkurrenten einen Vorteil verschaffen.     

Ein innovatives Instrument wie das Applicant Tracking System soll dafür sorgen, dass seine Nutzer immer einen Schritt voraus sind. Durch die Automatisierung der Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Online-Plattformen haben Unternehmen und Personalvermittler mehr Zeit für die Vorbereitung des nächsten Schritts des Einstellungsverfahrens. 

Ein leistungsfähiges Applicant Tracking System wie Manatal ermöglicht es Ihnen, Ihre Stellenanzeigen auf Tausenden von kostenlosen und Premium-Kanälen zu veröffentlichen. Mit nur wenigen Klicks werden Ihre Anzeigen auf den wichtigsten Websites wie Indeed, Monster, Linkedin, Facebook, Google for Jobs sowie auf lokalen und spezialisierten Jobbörsen sofort sichtbar. 

Darüber hinaus haben die Nutzer von Manatal die Möglichkeit, Karriereseiten nach ihren Wünschen zu gestalten. Attraktive Karriereseiten, die die Marke des Unternehmens vollständig widerspiegeln, können von Grund auf neu erstellt werden. Sie können Ihre Unternehmenskultur präsentieren und gleichzeitig Bewerber inspirieren, indem Sie schnell und einfach Bilder oder Videos Ihrer Mitarbeiter oder Ihres CEOs einfügen.

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Screening der Kandidaten 

Angesichts des Talentmangels ist die Suche nach den richtigen Kandidaten eine der größten Herausforderungen bei der Personalbeschaffung. Sobald Sie Bewerber erhalten, müssen Sie diese sorgfältig auf der Grundlage der Mindestqualifikationen für die jeweilige Stelle prüfen. Dann sortieren Sie die Lebensläufe, die die erwarteten Qualitäten aufweisen, nach relevanter Erfahrung, spezifischen Fähigkeiten und Erfahrung.   

Erstellen Sie anschließend eine Liste der Bewerber, die sowohl die erwarteten Eigenschaften als auch die Mindestqualifikationen besitzen. Schließen Sie die Liste ab, indem Sie Bedenken oder Fragen in den Lebensläufen hervorheben, die während des Vorstellungsgesprächs zu klären sind. 

Ein Screening kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und Sie erschöpft auf dem Boden zurücklassen. Mit Hilfe eines Applicant Tracking Systems kann das Screening von Bewerbungen viel schneller und einfacher durchgeführt werden. Ein ATS wie Manatal verfügt über ein vollständig anpassbares System, mit dem Sie Ihre empfohlenen Kandidaten filtern und Ihre Top-Auswahl anhand von Fähigkeiten, Berufserfahrung, akademischem Hintergrund oder anderen Bedingungen in die engere Wahl nehmen können. 

Gleichzeitig scannt die KI-Empfehlungsfunktion von Manatal die Stellenbeschreibungen und extrahiert die Kernkompetenzen und Anforderungen, die Kandidaten benötigen, um eine Position gut auszufüllen. Die Ergebnisse werden dann mit Ihrem Talentpool abgeglichen, um die Kandidaten zu finden, die am besten zu den Positionen passen. 

Sie können sogar über die Lebensläufe der Bewerber hinausgehen und sie auf einer tieferen Ebene kennenlernen - mit Manatals Social-Media-Anreicherung, die das Internet durchsucht und Daten aus den Social-Media-Profilen der Bewerber in einer einzigen Plattform extrahiert. 

In der Phase der Vorauswahl kann ein Tool wie ein CRM-System für die Personalbeschaffung die Kluft zwischen Ihnen und Ihren Kunden überbrücken, indem es ihnen die volle Einsicht in Ihre Liste ermöglicht. Manatal ist in ein CRM-System für die Personalbeschaffung eingebettet, das sowohl den Teammitgliedern der Personalvermittler als auch ihren Kunden volle Transparenz bietet. 

Über ein übersichtliches und zentrales Dashboard können alle Beteiligten den Fortschritt verfolgen, Feedback geben und Kommentare zu bestimmten Personen auf der Liste hinterlassen. Die Kommunikation über die einzelnen Phasen kann auch in Echtzeit erfolgen, rund um die Uhr, durch die Nutzung der Instant-Messaging-Funktion. So wird sichergestellt, dass keine Fehler unterlaufen.   

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Vorstellungsgespräche mit Bewerbern

Nachdem Sie eine solide Kandidatenliste erstellt haben, müssen Sie als Nächstes Vorstellungsgespräche mit den Personen auf der Liste vereinbaren, um sie weiter zu beurteilen. Zuallererst müssen Sie sicherstellen, dass Zeit und Ort des Gesprächs sowohl für die Bewerber als auch für die Personalverantwortlichen günstig sind. 

Um ein effizientes Vorstellungsgespräch zu führen, müssen Sie bedenken, dass es sich um eine wechselseitige Kommunikation handelt. Die Bewerber würden auch ihre eigene Einschätzung des Unternehmens abgeben. Sie müssen sie dazu bewegen, sich dem Unternehmen anzuschließen, indem Sie ihnen die Vorteile der Stelle verkaufen. 

Bereiten Sie auch Fragen vor, mit denen Sie den Hintergrund der Bewerber besser verstehen können, um festzustellen, ob sie zu Ihnen passen oder nicht. Versuchen Sie, sie nicht mit abstrakten Fragen wie "Wie definieren Sie Erfolg" zu erschießen. Achten Sie stattdessen darauf, dass Ihre Fragen für die Stelle relevant sind.    

Alles in allem könnte dies zu einem chaotischen Ritt werden, wenn Sie sich dazu entschließen, es im Auge des Sturms ohne jegliche Hilfe anzugehen. Es ist schon schwer genug, Zeit für Personalverantwortliche und Bewerber zu finden. Wenn Sie sich auf mehrere Aufgaben gleichzeitig konzentrieren, könnten Sie einige Termine übersehen und durch Terminüberschneidungen einen Fehler machen. Dieser Fehler lässt Sie in den Augen von Bewerbern und Kunden unzuverlässig erscheinen. 

Ein Applicant Tracking System kann Ihnen helfen, Ihr anspruchsvolles Image zu pflegen und gleichzeitig Ihren Zeitplan zu organisieren. Manatals ATS wird mit einem Aktivitätskalender geliefert, der es Ihnen ermöglicht, Aktivitäten, Aufgaben und Ereignisse wie Meetings oder Anrufe einfach zu Ihrer Schnittstelle hinzuzufügen. Außerdem kann Ihr Kalender von anderen Plattformen wie Gmail oder Outlook in Manatal integriert werden, um sicherzustellen, dass Ihr Zeitplan vollständig organisiert ist. 

Zulassen oder nicht zulassen

In dieser letzten Phase des Rekrutierungstrichters gibt es noch einiges zu tun, also müssen Sie den Fuß auf dem Gaspedal lassen und sich voll anstrengen. Als Erstes müssen Sie die Referenzen der Bewerber prüfen, die das Vorstellungsgespräch bestanden haben und in die Endauswahl für neue Mitarbeiter gekommen sind. Es ist wichtig, ihre beruflichen Referenzen zu prüfen und zu verifizieren. 

Sollte es keine Probleme geben, ist es an der Zeit, einen Arbeitsvertrag zu erstellen und den ausgewählten Bewerbern die Stelle anzubieten. Das Angebotsschreiben sollte klar und deutlich sein und Angaben zum Arbeitsbeginn, den Arbeitsbedingungen, den Arbeitszeiten und der Vergütung enthalten.

Als Personalvermittler ist es normal, dass Sie diese Aufgaben für viele Stellen gleichzeitig erledigen müssen. Die Erstellung von Angebotsschreiben und ihre Versendung an jeden ausgewählten Bewerber nimmt einige Zeit in Anspruch, und Zeit ist alles, wenn es um die Einstellung geht. Bis Ihre Nachrichten zugestellt sind, sind die ausgewählten Bewerber vielleicht schon von anderen Unternehmen kontaktiert worden und haben deren Angebote bereits angenommen.  

Ein Applicant Tracking System sorgt dafür, dass die ausgewählten Kandidaten in der Nähe bleiben und rechtzeitig eingestellt werden. Ein ATS wie Manatal beschleunigt die Phase des Stellenangebots mit einer Funktion für Massen-E-Mails. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Empfängerliste zu organisieren und E-Mails an diese auf einmal zu senden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mail-Vorlagen so anzupassen, dass sie das Image Ihres Unternehmens widerspiegeln, und sie auch für zukünftige Einführungen zu speichern.       

Diese Funktion ist ein wichtiger Bestandteil des CRM für die Personalbeschaffung, da sie Personalvermittlern hilft, die Verbindung zu ihren Kunden auch unterwegs aufrechtzuerhalten. Durch ständige Aktualisierungen und Ankündigungen per E-Mail, die das Firmenlogo und Farbblockierungen enthalten, stellen Personalvermittler sicher, dass ihre Kunden immer engagiert sind.

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Abschließende Überlegungen 

Ein Applicant Tracking System ist heute für die Personalbeschaffung unverzichtbar, da es nachweislich Ihre Leistung steigert und gleichzeitig sicherstellt, dass die besten Talente schnell und reibungslos entdeckt und gewonnen werden können.  

Unternehmen und Personalvermittler, die mit einem Applicant Tracking System ihre Basis stärken und ihr Unternehmen schnell in die Spitzengruppe der Branche führen wollen, sind bei Manatal genau richtig.

Unser Applicant Tracking System unterstützt die Benutzer bei der Optimierung ihrer Rekrutierung durch Vereinfachung des Prozesses mit innovativen Funktionen wie gebrauchsfertigen Vorlagen für Stellenbeschreibungen, vollständig anpassbaren Karriereseiten, KI-Empfehlungen, Anreicherung von sozialen Medien, einem integrierten Kalender, Massen-E-Mails, einem CRM-System für die Rekrutierung und mehr!

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